Excel, Access und Pivot-Tabellen im Controlling: Diese Fehler sollten Sie vermeiden!

Pivot-Tabellen sind im Controlling und bei der Auswertung von Datentabellen nicht mehr wegzudenken. Vielfach werden fertige Tabellen Fachabteilungen oder Sachbearbeitern zur Verfügung gestellt, die oft über die Sinnhaftigkeit dieser Tabellen grübeln. Häufig werden wesentliche Regeln bei der Erstellung nicht berücksichtigt. Ich habe für Sie einige Vermeidungsstrategien zusammengefasst. Die folgende Liste stellt eine Übersicht der häufigsten Fehler bei der Erstellung von Pivot-Tabellen dar:

1. Aufteilen funktional abhängiger Spalten auf Zeilen-/Spaltenüberschrift

Beispiel: Artikelnummer in die Zeilenbeschriftung und Artikelnamen in die Spaltenbeschriftung. Im Ergebnis des Wertebereichs wird man in aller Regel nur EINEN Wert vorfinden.

2. Auswerten eindeutiger Tabellen

Durch die Auswertung einer eindeutigen Tabelle (z.B. Stammdaten) auf einem eindeutigen Feld findet keine Konsolidierung statt!

3. Zu viele Gruppierungen in den Spaltenbeschriftungen

Die Auswertung kann unleserlich oder unverständlich und zu sehr nach rechts gestreckt ausfallen, wenn zu viele Felder oder Spalten gruppiert werden.

4. Felder/Spalten in Zeilen- UND Spaltenbeschriftung übernehmen

Das Ergebnis wäre in etwa so wie die Aufteilung funktionaler Abhängigkeiten.

5. Unbereinigte Daten auswerten

Beispiel: eine Datumspalte, die ungültige Datumwerte enthält (z.B Texteinträge). Diese Werte können nicht gruppiert oder ausgewertet werden.

6. Problematisch: Zugriff „von außen“

Bezug auf Werte einer Pivot-Tabelle mit Funktion PIVOTDATENZUORDNEN. Sobald die Pivot-Tabelle „umgebaut“ wird, „zerreißt“ es die Funktion. Passen Sie hier besonders auf!

7. Aktualität der Daten

„Vergessen“ die Daten zu aktualisieren und die Auswertung für „aktuell“ halten. Über die Pivot-Table-Optionen kann aber u.a. eingestellt werden, dass die Pivot-Tabelle beim Öffnen aktualisiert wird.

8. Verknüpfung auf Daten mit veränderlichem Pfad

Beispiel: Bei der Erstellung einer Pivot-Tabelle wird auf die Export-Datei V:\Daten\201304Daten.xlsx verknüpft, der nächste Datenexport heißt dann allerdings V:\Daten\201305Daten.xlsx. Bei dem Versuch die Daten zu aktualisieren, wird der Quellpfad nicht mehr gefunden.

9. Pivot-Auszug für aktuell halten

Hinweis: Ein Pivot-Auszug kann jederzeit mit einem Doppelklick auf eine Pivot-Daten- bzw. Werte-Zelle erzeugt werden. Dieser Auszug filtert die Daten auf einem separaten Tabellenblatt – stellt also einen „Stand“ dar.  Eine nachträglich Aktualisierung ist allerdings auf diesem Auszug nicht möglich.

10. Falsche Beziehung zwischen Spalten unterschiedlicher Tabellen

Das Resultat kann hier zwar durchaus richtig „aussehen“, stellt aber mitunter vollkommen falsche Ergebnisse  (ab V2013) dar.

11. Auswerten „falscher Spalten“

Beispiel: Wenn die Kostenstelle numerisch geführt wird, kann das dazu verleiten, dass die Summe der Kostenstellen im Datenteil der Pivot-Tabelle aufgenommen wird. Das passiert übrigens auch automatisch, wenn einfach nur ein Haken in der Feldliste der PivotTable-Felder gesetzt wird. Dann werden numerische Werte automatisch in den Werte-Teil übernommen. Die Summe der Kostenstellen ist in der Regel allerdings genauso wenig aussagekräftig wie die durchschnittlichste Postleitzahl aller Kunden aus Nordrhein-Westfalen.

Sofern diese Hinweise berücksichtigt werden, kann fast nichts mehr schief gehen.Vielleicht noch ein Hinweis: Pivot-Tabellen verfügen lediglich über einen lesenden Zugriff auf die Daten. Auch wenn eine Pivot-Tabelle umgebaut (korrigiert) wird, wirkt sich das NICHT auf die Quelldaten aus.

(Bild: © Petrovich9 – iStockphoto.com)