Webconferencing: So klappt das Meeting per Video! (Teil I)

Veröffentlicht am 10. Juni 2013 in der Kategorie IT & Technik von

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Meeting und Konferenz per VideoVideokonferenzen ziehen von der Vorstandsetage ins Großraumbüro, vom Konzern ins StartUp – in der Form integrierter Kollaborationsplattformen für den Arbeitsalltag. Richtig eingesetzt können diese neuen Werkzeuge kleinen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, Freiberufler in agilen Arbeitsgruppen vernetzen oder einfach die Zusammenstellung des jeweils bestmöglichen Teams erleichtern. Richard Thomas, Experte für HD-Videokollaboration, stellt hier alles zusammen, was Sie über die Einrichtung von Videokollaborationsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen wissen müssen.

Um die Vorteile von Videokollaboration voll auszuschöpfen, gilt es einiges an Tipps und Kniffen zu beachten. Manches lernt man mit der Zeit, anderes sollte gleich zu Anfang beachtet werden. Die richtige technische Ausrüstung und eine optimale Büro-Umgebung sind ein guter Ausgangspunkt, aber man kann auch in der spontanen Konferenz, die einen unterwegs ereilt, durch gekonntes und aktives Moderieren punkten. Hier aber zunächst zur Technik.

Technische Spezifikation – das gilt es zu beachten

Riesige Telepräsenzräume mit allen möglichen Gadgets sind ziemlich beeindruckend – aber auch teuer und für viele Nutzungsfälle schlichtweg unpraktisch. Für kleinere Unternehmen oder Freiberufler lohnt es sich, nach etwas flexiblerem Ausschau zu halten – etwas, das im Büro genauso zu Hause ist (und funktioniert!) wie auf dem Laptop im Coffee Shop.

Das Ganze wird häufig mit dem Begriff “Webconferencing” beschrieben und man braucht dazu in der Regel nur einen Computer mit Internetzugang und eine Lizenz/Zugangsdaten für einen professionellen Webkonferenzdienst. Von den gängigen Videochat-Anwendungen unterscheidet sich Webconferencing durch eine auf berufliche Nutzung ausgelegte Nutzeroberfläche und entsprechende Sicherheits- und Verschlüsselungsstandards.

Solche Systeme laufen von Anfang an auf vorhandenen Geräten und mit Standardzubehör (z. B. die eingebaute Webcam), im Laufe der Zeit lohnt sich aber die schrittweise Investition in eine hochauflösende Kamera, gute Mikrophone, bessere Internetverbindung etc. Und da individuelle Konferenzen die Rechenleistung des jeweiligen Computers nutzen, ist es von Vorteil, die möglichst schnellste oder neueste Maschine zu nutzen, die gerade zur Hand ist. Ein häufig vernachlässigter Aspekt der technischen Ausstattung ist die Qualität der Internetverbindung (sowohl Download- als auch Uploadrichtung). Für StartUps mit Minibudget lohnt es sich, vor der Konferenz kurz sicher zu stellen, dass die Verbindung nicht gerade von einem anderen Programm oder Nutzer ausgelastet wird.

Die Konferenzumgebung – klingt gut, sieht gut aus

Oft sind es die kleinen Sachen, die einen großen Unterschied machen. Das gilt ganz besonders für Ihre Webkonferenzumgebung. Man muss hier nicht in spezielle Räumlichkeiten investieren – ein paar Handgriffe und Absprachen reichen meist aus.

1. Kontrollieren Sie Ihre “Kulisse”

Stellen Sie sicher, dass Ihr Hintergrund aufgeräumt ist und auf dem Bildschirm gut aussieht. Eine Wand oder ein Raumteiler in einer tiefen Farbe wirken besser und moderner als gelblich-weiß, beige oder grau – ein Poster oder Aufsteller mit Firmenlogo tut’s zur Not auch. Vermeiden Sie Fenster oder helle Lichtquellen im Hintergrund.
Positionieren Sie die Kamera so, dass alle zentral im Bild sind. Je näher sich die Kamera am Bildschirm befindet (auf den Sie ja schauen), desto natürlicher wird sich die Konferenz anfühlen (da Sie so gleichzeitig auf den Bildschirm und in die Kamera schauen).

2. Kontrollieren Sie Ihre Geräuschkulisse

Je nachdem wo Sie sich befinden und wie viele Personen sich von der gleichen Maschine aus einwählen, kann es hilfreich sein, ein Headset zu verwenden, um Umgebungsgeräusche zu dämpfen und Echos zu vermeiden. Für den Fall, dass jemand am Nachbarschreibtisch plötzlich in schallendes Gelächter ausbricht, hilft es zu wissen, wo der Stummschaltknopf ist (bei der Tagesschau heißt das Räuspertaste). Als Moderator können Sie in der Regel Teilnehmern dabei helfen, Umgebungsgeräusche zu kontrollieren, indem Sie alle außer den jeweiligen Sprecher auf stumm schalten.
Auch die Headsetnutzung will geübt sein – nur einen statt beider Ohrstöpsel zu nutzen, gibt Ihnen ein Gefühl für die eigene Lautstärke und bewahrt Sie davor, ins Mikrofon zu schreien.

3. Halten Sie die Kollegen im Zaum

Sollten Sie sich ein Büro mit mehreren Leuten teilen oder sich an einem belebten Ort befinden, stellen Sie sicher, dass Sie während der Konferenz nicht gestört werden. Vergessen Sie dabei nicht, dass man Ihnen nicht unbedingt ansieht, dass Sie gerade in einem Meeting sind. Pragmatisch und überall machbar: ein Post-It mit “Pst! Ich bin gerade in einem Meeting”, strategisch am Bildschirm angebracht.

Mit den hier aufgelisteten Kniffen sollte Ihr Unternehmen für Videokollaborationen gut gerüstet sein. Aber auch bei der Leitung eines konkreten virtuellen Meetings kann man als kleines Unternehmen durch gute Vorbereitung punkten. Dazu mehr im zweiten Teil.

(Bild: © thea walstra - Fotolia.de)