Lizenzen und Programme fest im Griff: So vermeiden Sie Strafen und hohe Kosten!

Veröffentlicht am 12. April 2013 in der Kategorie IT & Technik von

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Was ist urheberrechtlich geschützt?Komplexe Lizenzmodelle bergen Gefahren der Unter- und Nichtlizenzierung. Mit einem effektiven Lizenzmanagement und einer Programmkontrolle bekommen Unternehmer ihre Lizenzen sicher in den Griff.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie setzen in Ihrem Unternehmen auf moderne IT-Konzepte wie Virtualisierung und BYOD (Bring Your Own Device), um Ihren Mitarbeitern die bestmögliche Flexibilität im Arbeitsalltag zu garantieren. Sie können in der Firma, im Außendienst oder zu Hause jederzeit und von beliebigen Endgeräten aus auf das Firmennetzwerk und benötigte Anwendungen zugreifen. Schöne neue Welt – die aber auch Gefahren birgt.

Bestes Beispiel ist das Office-Paket von Microsoft, das wohl in nahezu jedem Unternehmen zum Einsatz kommt. Microsofts Lizenzvereinbarung basiert in diesem Fall nicht auf der – wie meist üblich – Anzahl der Nutzer, sondern richtet sich nach der Zahl der Endgeräte, die theoretisch Zugriff auf das Programmpaket haben. Auf das eingangs skizzierte Szenario übertragen bedeutet das, für jedes Endgerät im Unternehmen – sei es ein PC, ein Notebook, ein Tablet oder gar nur ein Smartphone – muss eine gültige Office-Lizenz existieren. Wenn tatsächlich all diese Geräte für Microsoft Office genutzt werden, ist das erst einmal kein Problem, sofern die entsprechende Anzahl an Lizenzen erworben wird. In den allermeisten Fällen wird aber nur ein Bruchteil der in einem Unternehmen vorhandenen Endgeräte tatsächlich zum Ausführen bestimmter Anwendungen wie etwa Office eingesetzt. Die Lizenzpflicht besteht aber grundsätzlich trotzdem. In der Konsequenz entstehen dem Unternehmen entweder unnötig hohe Kosten, oder die Gefahr einer Unterlizenzierung mit den entsprechenden rechtlichen Konsequenzen nimmt deutlich zu. Doch wie kann ein Unternehmen dieser Misere entkommen?

Der 1. Schritt: Lizenzmanagement

Nur wer detailliert weiß, welche Programme von welchen Mitarbeitern wie häufig benutzt werden, kann sich vor Nicht- und Unterlizenzierung und den rechtlichen Konsequenzen schützen. Auf der anderen Seite ist eine Lizenzüberwachung aber auch erforderlich, um eine Überlizenzierung zu vermeiden, die unnötige Kosten verursacht. Moderne Lösungen zur Anwendungsbereitstellung ermöglichen ein umfassendes Lizenzmanagement, unabhängig von der verwendeten Infrastruktur. Damit lässt sich jede bereitgestellte Software dahingehend überwachen, dass entweder nur bestimmte Personen oder Personengruppen mit den entsprechenden Applikationen arbeiten können oder eine vorgegebene Anzahl gleichzeitiger Zugriffe nicht überschritten wird.

Die erste Variante wird gewöhnlich zum Einsatz kommen, wenn es sich um sogenannte Named- bzw. Userlizenzen handelt. Liegt hingegen ein Concurrent-Lizenzmodell zugrunde, ist Variante zwei die richtige. In diesem Fall protokolliert das Lizenzmanagement, wie viele User zur gleichen Zeit ein Programm benutzen und unterbindet bei Erreichen der maximal lizenzierten Nutzerzahl weitere Programmstarts solange, bis wieder eine Lizenz frei wird.

Eine Lizenzmanagement-Lösung sollte sich aber nicht nur auf diese grundlegenden Funktionen beschränken, sondern Unternehmen eine Reihe zusätzlicher, komfortabler Funktionen bieten. So gibt es Lösungen, die etwa einen Teil der vorhandenen Lizenzen bestimmten Nutzergruppen zuordnen, sodass zum Beispiel die Geschäftsführung jederzeit Zugriff auf die Programme hat. Auch die Zuordnung zu Abteilungen sollte möglich sein. So lässt sich auch ein logischer Zusammenhang zwischen Anschaffungskosten und der entsprechenden Kostenstelle herstellen, damit die Nutzer, für die die Lizenzen erworben wurden, diese auch prioritär nutzen können.

Wie bereits eingangs beschrieben stellt das Microsoft Office Paket einen Sonderfall dar. Die Lizenzierung nach verfügbaren Endgeräten führt vor allem in virtuellen und Terminalserver-Umgebungen oft zu Problemen bzw. hohen zusätzlichen Kosten, da für jedes Endgerät, das – wenn auch nur theoretisch – Zugriff auf das auf dem Server installierte Office-Paket hat, eine Lizenz angeschafft werden muss. Dabei spielt es laut Lizenzvereinbarung keine Rolle, ob von den jeweiligen Geräten tatsächlich ein Programmaufruf erfolgt. Selbst eine Zugriffsbeschränkung mit den hauseigenen Gruppenrichtlinien erachtet Microsoft als nicht hinreichend wirksam und verweist auf Drittanbieterlösungen. Das integrierte Lizenzmanagement und die Zugriffsrechtesteuerung von entsprechenden Produkten ermöglichen eine rechtssichere und nachvollziehbare Lizenzierung auch von Microsoft Office Produkten. In Kombination mit den optionalen Zugriffsstatistiken lässt sich die Nutzung der installierten Produkte belastbar nachweisen.

Der 2. Schritt: Programmkontrolle

Mit einem funktionierenden Lizenzmanagement haben Unternehmen also die Möglichkeit, Über- und Unterlizenzierungen wirksam zu vermeiden und damit nachhaltig Kosten zu sparen sowie sich vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen. Doch was ist mit Software-Programmen, die vom Lizenzmanagement nicht erfasst werden, etwa weil deren Nutzung dem Unternehmen gar nicht bekannt ist? Auch hierfür sollte die Lizenzmanagement-Software eine Lösung parat haben.

Mithilfe einer Programmkontrolle etwa hat der Administrator die Möglichkeit, für alle Endgeräte individuell festzulegen, welche Programme darauf ausgeführt werden dürfen. Eventuelle von den Mitarbeitern „eingeschleppte“ Programme, die einer Lizenzierung bedürfen, oder sogar Schadsoftware können so nicht mehr gestartet werden. Der Funktionsumfang einer modernen Programmkontrolle geht sogar soweit, dass sich die Erlaubnis zum Starten bestimmter Anwendungen zeitgesteuert erteilen lässt. Die ergänzende Prozesskontrolle bricht den Überwachungsmechanismus auf einzelne Prozesse herunter. So kann beispielsweise unterbunden werden, dass ein Nutzer unerlaubt Prozesse direkt auf dem Server startet, etwa über den Dateiexplorer.

Sicherheitslücken, die aus dem unkontrollierten Zugriff auf lokale Laufwerke und USB-Medien an den Endgeräten resultieren, werden von den oben genannten Produkten ebenfalls zuverlässig geschlossen. Hierfür legt der Administrator fest, auf welche Ordner die Benutzer zugreifen dürfen. Ein Installieren unerwünschter Software oder das Speichern sicherheitsgefährdender Daten wird damit wirkungsvoll verhindert.

Vertrauen ist gut…

…Kontrolle aber unverzichtbar. Beim Thema Software-Lizenzierung sollten Unternehmen die Zügel nicht schleifen lassen. Zu groß ist die Gefahr rechtlicher Konsequenzen oder – im Fall einer Überlizenzierung – unnötiger Kosten. Gerade der Einsatz von Microsoft Office verursacht aufgrund der geräteabhängigen Lizenzierungen in modernen Infrastrukturen einen zusätzlichen Kostenaufwand, der sich ohne effizientes Lizenzmanagement nicht in den Griff bekommen lässt. Moderne Lösungen leisten all das und stellen mit der Programmkontrolle eine weitere wichtige Funktion zur Erhöhung der IT-Sicherheit im Unternehmen zur Verfügung.

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