7 Tipps für effiziente Web-Konferenzen

Veröffentlicht am 12. März 2013 in der Kategorie IT & Technik von

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7 Tipps für effiziente Web-KonferenzenMitarbeiter sind immer öfter von zu Hause oder projektbezogen über Unternehmens- und manchmal Ländergrenzen hinweg tätig. Will man sich dann zu einer Konferenz treffen, um die neuesten Fortschritte, Herausforderungen oder das weitere Vorgehen zu besprechen, ergibt sich nicht selten ein organisatorischer Riesenaufwand. Die Alternative: Web-Konferenzen.

Meetings? Reine Zeitverschwendung!

„Reine Zeitverschwendung“ – ohne die entscheidenden Minuten Vorbereitungszeit und mit einer monotonen Moderation ohne Abwechslung eine gerechtfertigte Feststellung. Planlose Konferenzen ohne feste Ziele schrecken Teilnehmer schon im Vorfeld des nächsten Online-Meetings ab. Projekte, an denen mehrere Mitglieder zusammen wirken, brauchen aber den klaren Gedankenaustausch ohne Kommunikationsbarrieren. Wie sonst will man sich über die Ferne verteilt zielführend verständigen?

Virtuelles statt persönliches Treffen: Web-Konferenzen, Webinare & Webcasts

Geschäftsführer, Projektverantwortliche und Teamleiter haben die Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit für den gemeinsamen Dateizugriff und die Erreichbarkeit weltweit tätiger Mitarbeiter erkannt. Schließlich lassen sich so Kosten sparen: Unproduktive Geschäftsreisen, die zu viel Zeit und Mitarbeitereinsatz verschwenden – vom Stress der reisenden Kollegen ganz zu schweigen – gehören der Vergangenheit an.Stattdessen erhalten Teams schnell gefasste Entscheidungen in kurzen Reaktionszeiten. Welche Meeting-Arten bieten sich für die virtuelle Zusammenarbeit an?

Es gibt drei Wege für den virtuellen Austausch: Web-Konferenzen, Webinare und Webcasts. Web-Konferenzen sind virtuelle Online-Treffen unter vier Augen oder mit mehreren Teilnehmern. Die Rolle der Beteiligten kann jederzeit zwischen einer aktiven und passiven Beteiligung wechseln. Gerade Anfänger können so ganz intuitiv ein Meeting abhalten. Im Webinar präsentiert sich ein Moderator mehreren, manchmal bis zu hunderten Zuhörern. Oft haben die Teilnehmer die Möglichkeit, sich mittels Chat-Nachrichten an der Präsentation zu beteiligen, Fragen zu stellen oder Feedback zu geben. Webcasts ermöglichen die Veranstaltung virtueller Events mit vielen Teilnehmern, meist jedoch ohne Interaktionsmöglichkeit. In der Regel kommen bei Webcasts professionelle Videoübertragungstechniken zum Einsatz.

Mit den folgenden Tipps werden Ihre Web-Konferenzen noch produktiver:

Tipp 1: Vorbereiten statt planlos sein

Bereiten Sie sich vor, machen Sie sich Gedanken, was Sie sagen und präsentieren möchten. Vermeiden Sie Termine aus dem Stegreif – eine fehlende Vorbereitung wirkt schnell wie ein unprofessioneller Schuss aus der Hüfte. Übertreiben Sie Ihre Themenplanung aber nicht – keiner hört gerne einem Roboter zu.

Tipp 2: Bäumchen wechsle dich

Lassen Sie alle zu Wort kommen, binden Sie passive Teilnehmer aktiv ins Geschehen ein, sprechen Sie langsam und deutlich – ansonsten besteht die Gefahr, dass diese schneller innerlich abschalten. Zudem fördert der gemeinsame Austausch anstelle eines Monologs den Ideenfluss.

Tipp 3: Fehlerteufel ausmerzen

Stellen Sie sich vor, der Gesprächsleiter zeigt eine PowerPoint-Präsentation, die voller Rechtschreibfehler ist. Im Grunde keine große Sache, aber vor Kunden peinlich, schlecht vorbereitet und unprofessionell.

Tipp 4: Vergessen Sie nicht Ihren Kunden!

Ein erstes Online-Meeting ist wie ein erstes Date: Sie erscheinen wie verabredet, reden die ganze Nacht und gehen, ohne dass Ihr Gegenüber die Chance hatte, auch etwas zu sagen. Fragen Sie, ob Ihr Teilnehmer Fragen hat – Ihr Kunde wird Ihre Wertschätzung merken. Interagieren Sie in Ihrer Präsentation so, dass Sie einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Tipp 5: Frau Merkel macht’s vor

Unsere Bundeskanzlerin Angela Merkel ist bekannt dafür, ihre Videobotschaften aufzuzeichnen. Kommt der richtige Moment mit dem passenden Thema, steht ihre Botschaft sofort bereit. Warum dieses Vorgehen nicht auch für den Geschäftsalltag nutzen? Halten Sie Ihre Botschaften kurz – überschreiten Sie nicht die Zwei-Minuten-Grenze.

Tipp 6: Frisches Erscheinungsbild als Selbstvertrauens-Booster

Vielleicht hört es sich komisch an, aber umso wohler Sie sich fühlen – gut frisiert, schick gekleidet – umso mehr Selbstvertrauen strahlen Sie im Termin oder auch beim Online-Meeting aus. Mit fester Stimme und überzeugenden Worten führen Sie Präsentationen stärker zum Ziel, als im Schlabberlook. Der Inhalt Ihrer Präsentation wird für sich selbst sprechen, eine selbstbewusste Haltung hilft, diesen an Ihre Teilnehmern zu vermitteln.

Tipp 7: Die gute alte Zeit

Auch wenn es ausgereifte Tools und Technologien für das effiziente Online-Meeting gibt: Das persönliche Gespräch mit dem Kollegen drei Büros weiter kann mitunter schneller zum Ziel führen, als so manche ausgeklügelte Technik.

(Bild: © wwwebmeister - fotolia.de)