Die Kooperation von IT- und Fachabteilung verbessern

Tipp 4: IT-Tools nutzen

Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung von IT-Tools für die Kommunikation in Projekten. Häufig existieren keine verbindlichen Programme. Die Folge: Jeder Mitarbeiter bastelt sich entweder eine eigene Excel-Lösung zum Planen der Aufgaben oder er nutzt den Outlook-Terminplaner hierfür. Entsprechend schwer und zeitintensiv ist die Koordination, und entsprechend groß ist das Konfliktpotential.

Bewährt hat es sich, ein gemeinsames Laufwerk oder ein Wiki im Intranet des Unternehmens einzurichten, das eine geordnete Projekt-Dokumentation ermöglicht. Dann wissen alle Beteiligten, wo sie die für sie wichtigen Dokumente finden. Zudem erübrigt sich ein zeitraubendes Hin- und Her-Senden von Dokumenten.

Auch ein Ticket-System wirkt sich positiv auf die Zusammenarbeit aus. Denn mit einem solchen automatisierten Mail-System lassen sich viele Knackpunkte in der Kommunikation beseitigen. Hat zum Beispiel ein Projektmitarbeiter aus dem Controlling einen Änderungswunsch, klickt er einfach auf den „Ticket“-Button auf der Arbeitsoberfläche seines PC. In der Maske, die sich dann öffnet, beschreibt er kurz sein Anliegen. Klickt er danach auf den „Versenden“-Button, erhält er Sekunden später eine Empfangsbestätigung wie: „Ihre Anfrage ging bei uns ein. Unsere durchschnittliche Reaktionszeit beträgt momentan 2 Stunden.“ Dadurch werden Unsicherheiten vermieden wie: „Kam meine Anfrage an?“

Spätestens nach der genannten Zeit sollte die nächste Statusmeldung erfolgen: „Hallo, hier ist Hans Maier. Ich bearbeite jetzt Ihr Anliegen. Ich schätze, dies wird 1 bis 2 Stunden dauern. Ich melde mich danach.“ Und wenn zum Beispiel die gewünschte Funktion implementiert wurde? Dann erhält der Auftraggeber erneut eine Nachricht: „Hallo Herr Huber, die neue Funktion ist implementiert. Schauen Sie bitte, ob Sie Ihren Anforderungen entspricht.“ Erst wenn der Auftraggeber bestätigt hat, dass alles wunschgemäß erledigt ist, wird das Ticket „geschlossen“, und das entsprechende Icon verschwindet von der Arbeitsoberfläche des PC. Ein solches Ticketsystem ist gerade bei Projekten, bei denen sich viele kleine Änderungen ergeben, ein wertvolles Instrument.

Tipp 5: die persönliche Kommunikation fördern

Die bisherigen Tipps bezogen sich primär auf die Arbeitsstrukturen sowie -prozesse in Projekten und die genutzten Tools. Dabei gilt: Projekte laufen in der Regel umso reibungsloser, je besser die Projektbeteiligten sich persönlich kennen und verstehen. Denn wenn Hans Stapel aus der IT-Abteilung Luise Riegel aus dem Kundenservice-Center kennt und mag, wird er ihr, wenn sie nicht sofort auf ein Anliegen reagiert, nur selten unterstellen: „Die will unsere Arbeit boykottieren.“ Vielmehr wird er vermutlich denken: „Die hat gewiss gerade viel um die Ohren. Sonst würde sie reagieren.“ Ähnlich verhält es sich, wenn Luise Riegel mit einer Lösung von Hans Stapel unzufrieden ist.

Deshalb ist es weder rausgeschmissenes Geld, noch verschwendete Zeit, wenn sich zum Beispiel die Beteiligten in einem Projekt regelmäßig zu einem Projektfrühstück treffen. Oder wenn sie gerade in der Startphase von Projekten auch mal Kegeln gehen. Solche eher informellen Treffen ersetzen aber nicht offizielle Meetings oder Teamentwicklungsmaßnahmen, in denen sich die Projektbeteiligten auf Grundregeln der Kommunikation verständigen. Eine solche Regel kann lauten: „Wir rufen uns bei Problemen zunächst an“. Eine weitere Grundregel sollte sein: „Wenn etwas nicht klappt, unterstellen wir dem Partner trotzdem eine gute Absicht.“ Beherzigen alle Beteiligten solche Grundregeln, dann lassen sich viele Irritationen vermeiden und die Qualität der Zusammenarbeit steigt.