Die Kooperation von IT- und Fachabteilung verbessern

Veröffentlicht am 13. Dezember 2012 in der Kategorie IT & Technik von

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Die Kooperation von IT- und Fachabteilung verbessernBei vielen IT-Projekten treten in der Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung und den Fachabteilungen immer wieder Konflikte auf. Zentrale Ursachen hierfür sind eine mangelnde Kommunikation zwischen den Bereichen, ein zu geringes Verständnis für die Arbeitssituation des jeweiligen Partners und unklare Absprachen.

„Die Fachabteilungen verlangen dauernd aufwändige Zusatzfunktionen in der Software – und das stets sofort.“ Solche Klagen hört man oft von IT-Abteilungen von Unternehmen. Zugleich beschweren sich deren Fachbereiche: „Die ITler haben von unserer Arbeit keine Ahnung. Die verstehen nicht, was wir brauchen.“

Eine Ursache für das oft angespannte Verhältnis zwischen den IT- und den Fachabteilungen von Unternehmen ist: Häufig bestehen wechselseitige Vorurteile. So unterstellt die IT-Abteilung zum Beispiel dem Vertrieb oder der Produktion häufig Planlosigkeit, wenn diese Bereiche immer wieder Systemanpassungen wünschen. Die Fachabteilungen hingegen unterstellen der IT-Abteilung Inflexibilität, wenn diese auf Wünsche zum Beispiel mit Aussagen reagiert wie „Das geht technisch nicht“.

Unter solchen Prämissen ist eine effektive Zusammenarbeit nur schwer möglich. Denn niemand arbeitet gern in einer von Vorwürfen geprägten Atmosphäre. Und das schlägt sich sofort in der Qualität der Arbeit nieder. Entsprechend wichtig ist ein gutes Arbeitsklima zwischen IT- und Fachabteilungen für eine effektive Projektarbeit. Einige Tipps, wie Organisationen die erforderlichen Voraussetzungen schaffen.

Tipp 1: feste Ansprechpartner benennen

Häufig entstehen Irritationen in Projekten dadurch, dass die Beteiligten nicht wissen: An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen, Probleme oder Wünsche habe? Deshalb ist es sinnvoll, auf Auftraggeber- und auf Auftragnehmer-Seite jeweils einen festen Ansprechpartner einzurichten, an den sich die Projektbeteiligten mit ihren Anliegen wenden können. Dieser Ansprechpartner muss gewisse Anforderungen erfüllen. Er sollte zum Beispiel die Arbeitsabläufe und die Arbeitssituation in der jeweils anderen Abteilung kennen; außerdem sollte er deren Sprache sprechen. Das gilt insbesondere für den Ansprechpartner in der IT-Abteilung, denn diese hat eine Dienstleistungsfunktion in der Organisation. Er muss als interner Dienstleister einerseits seinen Kunden das Gefühl „Der versteht mich“ und „Dem kann ich mein Anliegen anvertrauen“ vermitteln können. Andererseits muss er im Bedarfsfall seinem Gesprächspartner auch nachvollziehbar erläutern können, warum gewisse Wünsche nicht erfüllbar sind. Sonst entsteht beim Gegenüber aus der Fachabteilung schnell der Eindruck „Die wollen nicht“ oder „Die machen aus einer Mücke einen Elefanten“. Dann ist ein Konflikt vorprogrammiert.

Tipp 2: keine wichtigen Infos zwischen Tür und Angel

Häufig registriert man in Unternehmen, dass wichtige Infos an die Kollegen in den anderen Abteilungen „en passant“ weitergegeben werden. Hierfür ein Beispiel: Ein Mitarbeiter der Vertriebsabteilung sagt einem Kollegen aus der IT-Abteilung bei einem zufälligen Treffen in der Kantine beiläufig: „Es wäre übrigens gut, wenn wir aus unserem neuen CRM-System auch die Umsatzpotenziale unserer A-, B- und C-Kunden, selektiert nach Branchen, abrufen könnten. Das würde uns die Vertriebsplanung erleichtern.“ Dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass der ITler diesen Kundenwunsch vergisst. Und wenn nicht? Dann besteht die Gefahr, dass die von ihm entwickelte Lösung nicht den Vorstellungen der Fachabteilung entspricht, weil sich die Beteiligten nicht über die konkreten Anforderungen verständigten.

Ebenso häufig informieren Mitarbeiter der IT-Abteilung interne Kunden eher beiläufig in einer langen Mail über Probleme bei der Umsetzung. Die Folge: Die internen Kunden sind völlig überrascht, wenn sie bei einem Meeting beispielsweise erfahren, dass die Zeitpläne nicht eingehalten werden. Hierüber sind wiederum die Vertreter des IT-Bereichs überrascht. Denn sie haben den internen Kunden, aus ihrer Warte, „bereits vor Wochen“ über die voraussichtlichen Verzögerungen informiert.

Für alle bereichsübergreifenden Projekte sollte gelten: Aufträge dürfen nicht zwischen Tür und Angel vergeben und angenommen werden. Dasselbe gilt für Auftragsänderungen. Entsprechendes gilt für Probleme, die das Erreichen der Projektziele gefährden. Auch hier muss insbesondere für die Dienstleister aus dem IT-Bereich die Grundmaxime gelten: Der Informant ist verantwortlich dafür, dass seine Botschaft beim Gegenüber ankommt.

Tipp 3: für klare Abläufe und Absprachen sorgen

Damit die Zusammenarbeit zwischen Fach- und IT-Abteilung gelingt, sind auch klare Prozesse nötig. Das heißt: Es sollte nicht nur geklärt werden, wer wofür zuständig ist. Geklärt werden sollte auch, wie die Aufgaben erledigt werden. Dies ist unter anderem nötig, weil die Mitarbeiter der IT- und der Fachabteilung oft ein verschiedenes Projektverständnis haben. Doch nicht nur dies! Auch ihr Verständnis von Begriffen wie Planen und Evaluieren, Sich-informieren oder -Feedback geben, divergiert.

Entsprechend wichtig ist es, sich auf eine gemeinsame Terminologie und über das konkrete Vorgehen zu verständigen. Das gelingt den Beteiligten meist am ehesten, wenn sie sich bei der gemeinsamen Arbeit auf etablierte Vorgehensmodelle wie Scrum oder Prince2 stützen. Denn sie geben den Beteiligten Werkzeuge an die Hand, um sich zum Beispiel darüber zu verständigen: Wie werden die Aufgaben geklärt? Wie werden die Meilensteine in dem Projekt definiert? Wie wird deren Erreichen kontrolliert? Wichtig sind auch regelmäßige Treffen, bei denen sich die Beteiligten über den Projektstand und -verlauf austauschen.

(Bild: © dedMazay - fotolia.de)