Dateien ablegen leicht gemacht: Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Veröffentlicht am 9. November 2012 in der Kategorie IT & Technik von

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Vorteile eines Dokumentenmanagementsystem

Die Frage, ob und in welcher Form ein Dokumentenmanagementsystem - kurz DMS - in einem Unternehmen eingeführt werden sollte, ist von entscheidender Tragweite. Zeit ist Geld im Informationszeitalter der Gegenwart. Doch welche Firmen sollten sich ein DMS zulegen? Geht es nicht auch ohne? Im Folgenden lesen Sie ein paar Anregungen, welche Vorteile ein DMS auch für Ihren Betrieb mit sich bringen kann und für welche Arbeitsbereiche solche Management-Lösungen geeignet erscheinen.

von Marta Zakrzewska

Welche Probleme können bei der Arbeit ohne ein DMS auftreten?

Der Sinn eines durchdachten Ablagesystems für die unternehmensrelevanten Dokumente wird schnell klar. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbringen eine Menge Zeit mit der Suche nach Dateien. Ebenso können falsch bearbeitete Dokumente Folgefehler nach sich ziehen, die anfangs niemand abschätzen kann. Wird kein DMS genutzt, können Sie sicher sein, dass mit der Zeit immer mehr Dateien doppelt abgelegt werden. Dadurch wird viel Speicherplatz vergeudet und die Weiterbearbeitung erschwert.

Klare Strukturen und übersichtliche Arbeitsprozesse schaffen

Dokumentenzugriffe sind ein ganz heikles Thema. Falsches Ablegen und versehentliches Löschen sind nur ein Teil der Probleme. Dokumente werden durch die Bearbeitung gesperrt und sind so nur für eine Person zugänglich. Gerade einmal 10 % der Zeit bis zur endgültigen Ablage der Datei kann für die eigentliche Bearbeitung genutzt werden. So können keine klaren Strukturen entstehen und übersichtliche Arbeitsprozesse wachsen, doch genau das ist entscheidend für den unternehmerischen Erfolg einer Firma.

Dokumentenmanagement hilft Ihnen, sich selbst zu helfen

Mit einem DMS können Sie einen wesentlichen Fortschritt für Ihr Unternehmen erreichen. Plötzlich können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Firma binnen weniger Sekunden auf ein gesuchtes Dokument zugreifen. Minutenlanges Suchen nach Dateien gehört der Vergangenheit an. Ihr DMS löst auch das Problem der Mehrfachhaltung von Daten, indem es einen Ablageort pro Datei festlegt. Innerhalb des Systems ist dann das Ablegen einer Kopie nicht mehr möglich. Ihre Dokumentenstruktur wird dank eines DMS strukturiert und übersichtlich, womit die Basis für erfolgreiche Prozessabläufe entstehen wird. Auch andere Aufgaben wie das Controlling werden erheblich erleichtert. Letztlich steigert eine klare Dokumentenablage auch die Motivation der Menschen in dem Unternehmen. Ausfälle und Einbußen durch fehlende Informationen können auf ein Minimum reduziert werden.

Ein DMS ist notwendig - Es führt heutzutage kaum ein Weg daran vorbei

In einem DMS werden die Daten von Ihren Massenspeichern und E-Mail-Postfächern zentral verwaltet. Wollen mehrere Personen die gleiche Datei im jeweils persönlichen Bereich ablegen, werden hier nur Verweise auf den Ablageort der Originaldatei erstellt. Alles ist und wirkt auch viel schlanker. Ob Sie Ihre Dokumente am PC via Textverarbeitung oder per Scanner erstellen, Sie haben stets eine klar definierte Ablagestruktur. Auch die Einbindung von Druckern, Fax- oder Multifunktionsgeräten wird stark vereinfacht. Wenn Ihr Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat, ist ein solches Datenablagesystem notwendig. Ganz nebenbei werden die Kosten ohne richtiges DMS immer stärker anwachsen, da viele Informationen und Chancen auf Grund des Wildwuchses in der Dateienlandschaft einfach vertan werden.

(Bild: © Nmedia - Fotolia.de)


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