Eine echte Herausforderung: Scannen in virtualisierten Umgebungen!

Veröffentlicht am 26. April 2012 in der Kategorie IT & Technik von

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Das papierlose Büro existiert in den meisten Unternehmen nur auf dem Papier. Für die Archivierung und Eingliederung von Dokumenten in Folgeprozesse kommen häufig Dokumenten-Scanner zum Einsatz. Was an einem PC mittels TWAIN-Treiber ein Kinderspiel ist, mutiert in virtualisierten Umgebungen mit Thin Clients schnell zum Mammutprojekt. Das RDS-Protokoll etwa sieht ein Scanner-Mapping in die Benutzersitzung gar nicht erst vor. unternehmer.de zeigt, wie es doch funktioniert und welche Lösungsansätze existieren.

Eine Vielzahl an Dokumente wie Verträge, Angebote, Rechnungen werden auch in Zeiten des papierlosen Büros täglich immer noch in Papierform verarbeitet. Um eine Archivierung und Eingliederung in Folgeprozesse zu vereinfachen, wird das Papierdokument nach der manuellen Bearbeitung, beispielsweise wenn das Dokument mit einer handschriftliche Unterschrift versehen wurde, in eine elektronische Datei umgewandelt. Hierzu werden in der Regel klassische Dokumenten-Scanner verwendet. Diese sind per USB an den PC angeschlossen, und der Treiber stellt eine so genannte TWAIN-Schnittstelle bereit (TWAIN: Technology Without An Interesting Name). Über die TWAIN-Schnittstelle wiederum erhalten Anwendungen für das Dokumenten-Management Zugriff auf die Scanner und können so die Erfassung der Papierdokumente steuern.

Neue Technologie bringt neue Probleme

Solange diese Abläufe über einen PC-Arbeitsplatz, also neudeutsch von einem Fat Client aus, erfolgen, ist die Funktion schnell eingerichtet und für jeden Mitarbeiter einfach bereitzustellen und zu nutzen. Im Zeitalter von virtuellen Desktops und Server Based Computing werden PC-Arbeitsplätze jedoch zunehmend durch Thin Clients ersetzt. Diese „schlanken“ Rechner setzen sich mehr und mehr durch, da Unternehmen damit sowohl ihren Kosten- als auch ihren Administrationsaufwand verringern können. Thin Clients verzichten auf ein vollwertiges Betriebssystem und stellen lediglich Inhalte dar, die von den zentralen Servern bereitgestellt werden. Dank des Verzichts auf jegliche Art von beweglichen Bauteilen unterliegen Thin Clients einem sehr geringen Verschleiß, arbeiten absolut geräuschlos und verursachen sehr geringe Stromkosten – denn auch das Thema Green IT gewinnt täglich an Bedeutung.

Der Einsatz von Thin Clients in einer virtualisierten Umgebung birgt jedoch gewisse Stolpersteine. Die Dokumenten-Management-Software ist jetzt nicht mehr lokal installiert, sondern auf dem Terminalserver bzw. einem virtuellen Desktop. Dadurch ergeben sich eine Reihe von Probleme, für die es bislang gerade beim Thema Scannen keine verlässliche Lösung gibt.

Insellösungen statt einheitlicher Standards

In dem häufig genutzten und zum Quasi-Standard gereiften RDS-Protokoll von Microsoft (bis Windows 2008 als RDP bezeichnet) ist für das „Mappen“ von Scannern, also das Mitnehmen des Gerätes in die Benutzersitzung, keine explizite Funktion vorgesehen. Citrix bietet mit TWAIN-Redirection einen Ansatz, der allerdings nur mit Windows-basierten Endgeräten nutzbar ist und häufig nicht den gewünschten Erfolg bringt.

Andere Ansätze werden im Bereich der virtuellen Desktops verfolgt. Bei Citrix Xen Desktop und VMware View unterstützen die jeweiligen Protokolle ICA und PcoIP „USB Redirection“. Mit Hilfe dieser Technologie lassen sich USB-Geräte an die jeweilige virtuelle Workstation durchreichen. Diese Geräte agieren dann so, als wären sie lokal an der Maschine angeschlossen. So sollte es zumindest sein. Leider führt dieser Weg aber auch nicht immer zum Erfolg. Häufig kann der Scanner-Treiber hinter dem virtuellen USB-Port keinen Scanner erkennen. In diesem Fall kann keine TWAIN-Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden.

Last but not least scheitern viele Versuche wegen der verwendeten Dokumenten-Management-Software, die mehrere TWAIN-Schnittstellen auf einem Multi-Usersystem nicht trennen kann. Somit bleibt den meisten Unternehmen, die ihre Dokumente scannen wollen, nur der Einsatz von kostspieligen Netzwerk-Dokumenten-Scannern, oder sie halten für diese Arbeitsplätze weiterhin „fette“ PC-Systeme mit lokalen Installationen vor. In diesem Fall muss man jedoch aufpassen, dass nicht nach und nach alle Benutzer Bedarf für eine Scanner-Lösung anmelden, um sich so den PC-Arbeitsplatz zu sichern. Für kleinere Arbeitsgruppen bieten sich Netzwerkscanner an, die mithilfe der Funktionen Scan-to-Email und Scan-to-FTP Dokumente im Netzwerk ablegen.

Citrix bietet für Unternehmen, die Xenapp (ehemals Presentation Server) einsetzen, die Technologie TWAIN Redirection an. TWAIN Redirection bedeutet, dass TWAIN-Befehle über das ICA-Protokoll an den Client geschickt werden und dort über eine vorhandene TWAIN-Schnittstelle an den Scanner gelangen. Einzige Voraussetzung ist hierbei, dass ein Windows-basiertes Endgerät genutzt wird. Aktuell werden fünf (!) Scanner offiziell unterstützt (weitere Informationen hier). In der Citrix Knowledgebase sind noch weitere Artikel zu diesem Thema hinterlegt.

(Bild: © peter Hires Images - Fotolia.de)