Endlich Ordnung im E-Mail-Fach

„Pling“ ertönt es aus dem kleinen Lautsprecher am Bildschirm. Eine neue E-Mail rauscht ins Postfach. „Nicht schon wieder!“ denken gestresste Manager, Selbstständige oder Verwaltungskräfte. Nicht so ein Profi. Viele erfahrene PC-Arbeiter beherrschen die Ordnung am Arbeitsplatz. 30, 50 oder 100 elektronische Nachrichten erhalten sie täglich – Spam nicht mitgerechnet. Dass sie die vielen Mails nicht vom Erledigen der eigentlichen Arbeit abhalten, hat einen Grund: Aufräumen und klare Strukturen schaffen. Denn es sollte Regeln für den Umgang mit E-Mails geben, wodurch etliche Kollegen ihre E-Mail-Flut bändigen können.

Vielen Firmen quer durch alle Branchen von der Aluminium-Industrie bis zu Schreinereien hilft dabei Matthias Alber. Er sagt: „Kein Mensch ist E-Mail-Schreiber von Beruf.“ Der 27-jährige EDV-Experte tourt durch ganz Deutschland und räumt im Auftrag von Handwerksbetrieben, Versicherungen und Non-Profit-Organisationen elektronische Postfächer auf. Oder gibt EDV-Ablagesystemen eine Struktur: So legt der Berater neben dem E-Mailprogramm ein separates Laufwerk an. Strukturiert nach verschiedenen Ordnern speichern seither alle Mitarbeiter einheitlich Protokolle, allgemein zugängliche Mails und Mitarbeiterpläne nach vorgegebenen Ziffern ab. Das schafft Luft im E-Mailfach. Auch vereinbart Alber mit seinen Kunden, dass alle alten Mails ungeprüft in ein Archiv wandern. „Dadurch reduzieren die Mitarbeiter ihren Posteingang von mehr als 4000 dauerhaft auf 25 E-Mails“, beschreibt Alber die Aufräumaktion.

Im selben Zug stellen Mitarbeiter sich selbst Spielregeln im Umgang mit Mails auf. Eine besagt etwa, dass auf eine elektronische Nachricht zwar nicht sofort, aber innerhalb von 36 Stunden reagiert werden muss. Oder, dass die Betreffzeile nicht leer bleibt, sondern dort bereits das konkrete Anliegen steht. Etwa: „Beamer ausleihen, 2. März, 14 Uhr?“ oder „Bitte Kalkulation/Angebot 2011-0555 prüfen, Freigabe bis Freitag“. Sinnvoll ist auch die Vereinbarung, wie ein „cc“ gesetzt wird und was das „in Kopie setzen“ bedeutet – „nämlich, nicht darauf zu reagieren, sondern eine Nachricht lediglich zur Kenntnis nehmen“, wie Alber erklärt. Doch damit ist noch nicht Schluss. Ordnungssysteme aus dem Büro sollten auf die EDV übertragen werden. Diese helfen, Mails wiederzufinden. Eine weitere Grundregel lautet: „Wer eine Mail öffnet, muss damit etwas machen: archivieren, beantworten oder löschen“, so Alber.

5 Tipps zur Ordnung in der E-Mailablage

1. Feste Lesezeiten: Am Rechner alle akustischen und optischen Posteingangssignale ausschalten. Die erste Arbeitsstunde sollte für wichtige Aufgaben verwendet werden. Nicht aber für Ketten-Mails von Kollegen. Dreimal am Tag Nachrichten lesen und beantworten reicht aus.

2. E-Mails sofort bearbeiten: Am effektivsten ist es, elektronische Nachrichten nur dann zu lesen, wenn man Zeit zum Antworten hat. Dabei gilt alles, was sich in fünf Minuten erledigen lässt, sofort zu erledigen. Diese „Sofort-Regel“ spart Zeit.

3. Löschen auf Probe: Viele haben Angst, E-Mails zu löschen, weil man sie noch einmal benötigen könnte. Es hilft, einen Ordner „@ Löschen auf Probe“ (dann steht dieser oben in der Ordnerstruktur) anzulegen und dorthin E-Mails verschieben. Den Ordner dann alle sechs Monate löschen.

4. Zwei Ablage-Systeme: Manche Menschen haben alle E-Mails im Posteingang und arbeiten nur mit der Suchfunktion. Andere arbeiten mit einer Ordnerstruktur. Wer sich für eine Ordnerstruktur entscheidet, orientiert sich an der Papierablage. Erfahrungen zeigen, dass sieben bis zehn Ordner je Ebene und zwei bis drei Ebenen gut handelbar sind. Regel: Bearbeitete und beantwortete E-Mails sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur ungelesene und unbearbeitete Nachrichten.

5. Eindeutige Betreffzeilen: Eine klare Betreffzeile hilft Sender und Empfänger. Der Adressat weiß sofort, worum es geht, der Absender formuliert auch für sich selbst klar sein Anliegen (Kunde, Projektnummer, Vorhaben). Zudem erleichtert es später beim Suchen das Finden einer Nachricht über die Suchfunktion oder mit speziellen E-Mail-Suchtools.

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