Das Ergebnis einer Umfrage hat ergeben, wie wenig beliebt Schreib- und Büroarbeit allgemein ist. Deshalb ist es wichtig von Anfang an auch das Interesse für den kaufmännischen Bereich bei einer Existenzgründung zu wecken. In Schlagworten genannt, geht es um Einnahmen und Ausgaben, Kostenstrukturen, deren Zusammensetzung und Analyse, um Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Preisgestaltung. Im Kontext mit einer Existenzgründung bedeutet das konkret, das Thema „Kaufmännische Unternehmensführung“ ernst zu nehmen.
Dafür gilt es, sensibel zu werden und das persönliche Zahlenpotenzial zu entwickeln. Am Anfang nehmen diese Arbeiten quantitativ gesehen noch einen relativ geringen Umfang ein, und die Entstehung von Kostenstrukturen ist leicht nachzuvollziehen. Arbeitet man sich also zu Beginn gleich etwas ein, sind die Zusammenhänge leicht zu erkennen.
Ein Unternehmen steht im Wesentlichen auf drei Säulen:
- Gründungsidee
- Finanzierung
- Praktische Umsetzung
Anhand dieser Dreiteilung wird deutlich, wann kaufmännische Aufmerksamkeit notwendig wird.
In der ersten Phase steht die Geschäftsidee mit der eigenen Berufsausbildung, der persönlichen Kreativität und den individuellen Ausgestaltungsmöglichkeiten im Mittelpunkt. Es geht um die eigenen Stärken und Schwächen. Außerdem ist die Marktanalyse ein wesentlicher Bestandteil dieser Planungsphase. Schließt die Gründungsidee eine Marktlücke und wo findet sich ein guter Standort für das Angebot. Bis hierher treten noch keine kaufmännischen Fragen auf. Standortwahl bedeutet aber auch die Vorstellung von Geschäftsräumen zu realisieren. Welche Mietkosten sind zu erwarten? Ins Zentrum rücken jetzt weitere Überlegungen, die ganz eindeutig mit Kosten und Zahlen zu tun haben. Es geht um Anschaffungen, Investitionen und Personalbedarf.
Damit geht es in die zweite Phase einer Gründung. Wie können diese Anschaffungen, Investitionen und der Personalbedarf finanziert werden? Die Zusammenstellung aller zu erwartenden Kosten wird an dieser Stelle besonders wichtig. Sie ist die Grundlage für ein Finanzierungskonzept. Soll eine Bank die Finanzierung übernehmen, wird die Erstellung eines Geschäfts- oder Businessplans unumgänglich. Aussagen über Umsatzerwartungen, Marktanalysen und Preiskalkulationen gehören ebenfalls in das Konzept. Für die Bank muss erkennbar sein, in welchem Zeitraum und unter welchen Bedingungen eine Rückzahlung des Kredites möglich wird (Schlagwort Wirtschaftlichkeitsberechnung).
Die dritte Säule beinhaltet schließlich die praktische Umsetzung der Geschäftidee und die Erstellung des dazu gehörenden Zahlengebäudes. Hier wartet die meiste Arbeit. Doch nur auf einer guten Geschäftsidee inklusive solidem Zahlenwerk und einer ebenso soliden Finanzierung kann aufgebautwerden. Der tägliche Geschäftsablauf wird begleitet von der Sammlung und Erstellung von Belegen sowie der Analyse von Kosten und Umsätzen. Immer wieder geht es darum den Überblick zu gewinnen um daraus die lebensnotwendige Balance herstellen zu können. Schriftliche Geschäftsunterlagen sind sorgfältig anzulegen und lückenlos zu führen. Sie sind die Grundlage für eine Buchhaltung und die Steuererklärung am Jahresende.
Die Liste der Gründe, die für gut geführte schriftliche Geschäftsunterlagen spricht, lässt sich noch um viele wesentliche Punkte verlängern.
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Wie wahr, wie wahr, aber gerade die dritte Säule hat so ihre Fußangeln. Im täglichen Geschäftsablauf verliert man schnell den „roten Faden“ zur kontinuierlichen Führung der schriftlichen Geschäftsunterlagen. Man muss sich dabei schon energisch selbst zur Ordnung rufen, um nicht auf einen Berg unerledigtem Papier sitzen zu bleiben.