Du bist ein Kontroll-Krake? Zeit zum Delegieren!

Veröffentlicht am 20. Oktober 2015 in der Kategorie Gründung & Selbständigkeit von

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Bestimmte Aufgaben und Tätigkeiten an andere zu delegieren, bringt mehr Zeit für das Kerngeschäft und entzerrt den Alltag. Dadurch steigt deine Produktivität!

Kontroll-Kraken sind vom Aussterben bedroht!

Wer wie ein Krake versucht, alle möglichen Tätigkeiten, Aufgaben und Abläufe festzuhalten, merkt schnell: Irgendwie hat man dann doch sechs Arme zu wenig, um alles persönlich unter Kontrolle zu behalten. Darum gehören Kontroll-Kraken mittlerweile zu den bedrohten Büro-Tierarten. Gerade wenn man Angestellte, Mitarbeiter und Kollegen im Rücken bzw. an der Seite hat, sollte man die Gelegenheit ergreifen, bestimmte Tasks aus den Händen zu geben.

Zugegeben, das ist oft leichter gesagt als getan. Aber vor dem Hintergrund des zunehmend stressigen Business-Alltags, der mit einem erfolgreichen Unternehmen und seinen Aufträgen einhergeht, droht Kontroll-Kraken nicht nur das Aussterben, sondern auch das Ausbrennen! Um rechtzeitig die Kurve zu kriegen, ist also Umdenken gefragt, denn: Man hat eben am Ende doch nur zwei Hände.

Der erste Schritt zur Rettung der Kraken ist also ein Perspektivenwechsel: Acht Arme können nicht nur viel festhalten, sondern auch viel weiterreichen! Der Gewinn: Mehr Zeit, bessere Nerven, höhere Produktivität.

Projektleitung zwischen Vorgestern und Morgen – Teile und herrsche!

„Divide et impera!“ - „Teile und herrsche!“, soll ein antikes Herrscher-Motto gelautet haben. Was geschwollen, autoritär und überholt klingt, bietet mit ein bisschen Phantasie eine wichtige Erkenntnis: Teile deine Arbeit, aber behalte die Verantwortung! Mit anderen Worten: Natürlich bleibst du der bzw. die Verantwortliche, auch wenn du einzelne Aufgaben anderen überträgst. Damit das Delegieren konsequent, erfolgreich und hoffentlich bald routiniert abläuft, kannst du z.B. die folgenden Strategien nutzen.

Langsam Loslassen – Krakenarm für Krakenarm

Übertrage nicht gleich ein gesamtes Projekt auf Mitarbeiter oder virtuelle Assistenten, sondern beschränke die Übergabe auf einzelne Tätigkeiten oder Arbeitsschritte. Am ehesten dürften hier die Aufgaben der Vor- und Nachbereitung eines Auftrags oder Projekts in Frage kommen.

Das Ziel besteht darin, selbst zwar die Rahmenbedingungen zu organisieren und nötige Impulse zu geben, sich ansonsten jedoch auf die Rückmeldungen derjenigen zu verlassen, denen die jeweiligen Tätigkeiten anvertraut worden sind.

Nicht nur teilen, sondern mitteilen

Eine klare und offene Kommunikation ist unerlässlich, um nach dem Delegieren von Aufgaben nicht Zeit und Energie, die dadurch eigentlich hätte eingespart werden sollen, als ewiger Ansprechpartner und Korrektor wieder zu vergeuden. Sorge deshalb dafür, dass

  • diejenigen, die eine Aufgabe übernehmen sollen, über die nötigen Kompetenzen verfügen
  • du diejenigen, die mit einer Tätigkeit betraut werden, auf Augenhöhe adressierst und ihnen ihre Verantwortung klar machst
  • nötige Vorgaben und Informationen dokumentiert, jederzeit zugänglich und bei Bedarf modifizierbar sind (z.B. Google-Docs)
  • durch die Wahlfreiheit aus einem Pool an Tasks eine möglichst hohe Motivation entsteht

Delegieren – Zwei Fragen der Kosten-Nutzen-Rechnung

Deine Zeit hat einen bestimmten Wert, der sich im einfachsten Fall an deinem Stundensatz ablesen lässt. Bei einem Stundensatz von 100,00 Euro wäre es doch ideal, wenn du diesen Betrag durch die Auseinandersetzung mit dem Kerngeschäft deines Business verdienst. Frag' dich einfach: „Würde ich mir selbst tatsächlich für eine Stunde dieser Tätigkeit meinen Stundensatz bezahlen?“

Oft hilft diese einfache Frage dabei, Aufgaben und Aufgabenfelder zu identifizieren, die es buchstäblich wert sind, delegiert zu werden – nämlich immer dann, wenn die Antwort auf obige Frage „Nein“ lautet.

Die zweite Frage, die man sich im Kontext des Delegierens von Aufgaben stellen sollte, ist: „Wie viel könnte ich während der Zeit, die ich auf die Aufgabe XY verwende, verdienen, wenn ich meinem Kerngeschäft nachgehen würde?“. Zeit ist Geld, also ist deine Zeit auch dein Geld, so dass du dir sicher sein solltest, sie in diejenigen Tätigkeiten zu investieren, die sich für dich auszahlen.

Nimm dir daher Zeit für die Kalkulation, ob sich nicht vielleicht die Einstellung einer Hilfskraft oder eines Mitarbeiters, die Anschaffung eines virtuellen Assistenten oder das Outsourcing an einen externen Dienstleister lohnt.

Wie seht ihr das?

Macht ihr bewusst alles selbst, obwohl ihr die Möglichkeit hättet, Aufgaben an andere abzugeben? Oder ist das Delegieren von Aufgaben für euch längst Routine?