Finanzamt: Ergänzen Sie schriftliche Unterlagen durch Vermerke!

Veröffentlicht am 12. Januar 2011 in der Kategorie Finanzen & Steuern von

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Schriftliche Geschäftsunterlagen sind unumgänglich. Nachweise und Belege bilden die Grundlage für alle Einnahmen und Ausgaben, die später zum Jahresabschluss gegenüber dem Finanzamt dokumentiert werden müssen. Alle diese Unterlagen werden also für die Steuererklärung und/oder die Bilanz benötigt.

Wozu sind nun Vermerke gut und nützlich?

Vermerke ergänzen die schriftlichen Unterlagen. Verträge und Abmachungen können sich ändern aufgrund sich verändernder Umstände. In diesen Fällen gibt es zum Beispiel telefonische Rückfragen. Bevor nun eine schriftliche Bestätigung über das Besprochene erfolgt, wird man zur eigenen Erinnerung kurz das Besprochene in Stichworten notieren und an den vorhandenen Vertrag, Brief oder an die entsprechende Versicherungspolice anklammern.

Dauert eine schriftliche Bestätigung durch den Vertragspartner sehr lange, wird man selbst noch einmal nachfragen und hat nun zur Unterstützung die eigenen Stichpunkte mit Namen des Ansprechpartners, einer direkten Durchwahl und Datum des geführten Telefongespräches vor sich liegen. Es lässt sich also mithilfe der eigenen Notizen der veränderte Sachverhalt kurzfristig und schlüssig ins Gedächtnis rufen.

Im Geschäftsleben haben Vermerke auf Rechnungen und Lieferscheinen zusätzlich einen finanziellen Hintergrund. Besonders wenn mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, sind Vermerke ein Teil der Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Das ist sehr oft der Fall im Rechnungswesen, also speziell in der Rechnungslegung, bei der Kontrolle des Zahlungseinganges, im Wareneingang und im Warenausgang. Der Bereich Gutschriften und Zahlungsverrechnung gehört ebenfalls dazu.

Ohne die entsprechende Kommunikation über schriftliche Vermerke kann hier sehr viel durcheinandergeraten und auf diese Art und Weise ist die Außenwirkung eines Unternehmens schnell in Mitleidenschaft gezogen und negativ beeinflusst. Nichts ist peinlicher, als einen Kunden zu mahnen, obwohl es bereits eine persönliche Absprache mit einem Kollegen gegeben hat.

Oder bei Rücksprache gibt der Kunde die Auskunft, es handele sich doch bei der Bezahlung der letzten Rechnung um einen verminderten Verrechnungsbetrag, der sich aufgrund eines vorhandenen Guthabens ergeben hat. Ohne schriftlichen Vermerk gibt es keinen Nachweis bzw. keine Möglichkeit, die Dinge nachzuvollziehen.

Gutschriften

Gutschriften sind in diesem Zusammenhang ein ganz besonderes Thema. Gutschriften benötigen dringend einen schriftlichen Vermerk, wann und wie bzw. womit (Rechnung, Datum, Nummer) diese Beträge ausgeglichen worden sind. Gibt es für eine Neulieferung/Ersatzlieferung eine neue Rechnung, so muss auch hier vermerkt werden, dass die Zahlung per Gutschrift (mit Gutschriftnummer und Datum) ausgeglichen worden ist.

Der Wert einer Gutschrift ist in den meisten Fällen nicht identisch mit dem Wert einer Neu- oder Ersatzlieferung. Bleibt ein Restbetrag der Gutschrift erhalten, wird dafür wiederum eine Erklärung erforderlich. Mit einer schriftlichen Anmerkung auf der Gutschrift und auf jeder weiteren davon betroffenen Rechnung über Austausch- und Ersatzlieferung bleibt der gesamte Vorgang dann trotzdem überschaubar.

Vermerke haben also einen dreifachen Sinn:

  1. Die Aufzeichnungspflicht wird erfüllt und die Geschäftsunterlagen sind vollständig.
  2. Der finanzielle Überblick bleibt erhalten.
  3. Für jeden Dritten ist der gesamte Vorgang nachvollziehbar.

(Bild: © Bobo Ling – Fotolia.com)