Reisekostenabrechnung: Die wichtigsten Änderungen ab 2014

Veröffentlicht am 25. November 2013 in der Kategorie Finanzen & Steuern von

Themen: , ,

Reisekostenabrechnung: Die wichtigsten Änderungen ab 2014Mit dem Jahreswechsel tritt ab dem 1. Januar 2014 ein neues Reisekostenrecht in Kraft, das eine Reihe von Änderungen mit sich bringt.

Das gilt für Verpflegungsmehraufwendungen und die Geltendmachung der Fahrt- und Übernachtungskosten und für den Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte", der durch "erste Tätigkeitsstätte" ersetzt wird.

Die steuerliche Behandlung von Verpflegungsmehraufwendungen

Zu den für einen Unternehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit anfallenden Reisekosten zählen die Verpflegungskosten sowie die Kosten für Übernachtungen. Neu ist, dass es ab 2014 nur noch zwei Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen gibt und der Gesetzgeber zwischen ein- und mehrtägigen Geschäftsreisen unterscheidet.

  • Bei den Verpflegungsmehraufwendungen wird das bisherige dreistufige System der Pauschbeträge durch ein zweistufiges System ersetzt, wobei der niedrigste Pauschbetrag von 6 Euro für eine Abwesenheit zwischen 8 und 14 Stunden vollständig entfällt.
  • Bei eintägigen Auswärtstätigkeiten mit einer Dauer von mehr als 8 Stunden werden 12 Euro veranschlagt.
  • Gleiches gilt für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten unabhängig von der eigentlichen Fahrtdauer.
  • Handelt es sich indes um auswärtige Tätigkeiten von mehr als 24 Stunden, die nicht An- oder Abreisetag sind, werden 24 Euro zugrunde gelegt.

Sofern die Kosten für Übernachtungen mit Belegen nachgewiesen werden, werden die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben mit dem ermäßigten Steuersatz in Höhe von 7 Prozent abgezogen. Die Kosten für die Mahlzeiten wie Frühstück, Mittagessen und Abendessen sowie weitere Servicekosten werden getrennt ausgewiesen, da für diese Kosten der Umsatzsteuersatz von 19 Prozent gilt.

Eine Zusammenfassung aller den Service betreffenden Kosten in einer Service-Pauschale ist möglich, wobei es sich unter anderem um Kosten für den Transfer von Gepäck und Personen, für Parkgebühren sowie für Kommunikationskosten handelt.

Der neue Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte" und seine Auswirkungen

Ab 2014 wird die "regelmäßige Arbeitsstätte" durch die "erste Tätigkeitsstätte" ersetzt, die in § 9 Abs. 4 EStG (Einkommenssteuergesetz) gesetzlich definiert wird. Der Grundsatz der bisherigen Fahrtkostenberechnung bleibt bestehen. Danach wird für die Kosten von der Wohnung bis zur ersten Tätigkeitsstätte die Entfernungspauschale angesetzt, während für alle weiteren Fahrten die allgemeinen Reisekostengrundsätze gelten.

Die Unterscheidung der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb und Fahrten für eine auswärtige Tätigkeit wird für Unternehmer und Freiberufler vor allem im Zusammenhang mit mehreren Büros oder Betriebsstätten relevant. Bei einem Büro oder einer Betriebsstätte können die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz mit der Entfernungspauschale in Höhe von 30 Cent pro Entfernungskilometer geltend gemacht werden. Sofern für diese Fahrten ein Firmenwagen genutzt wird, dürfen die über die Entfernungspauschale hinausgehenden Aufwendungen nicht abgezogen werden.

Hat ein Unternehmer oder Freiberufler mehrere Betriebsstätten oder Büros, ist zu klären, bei welchen Fahrten es sich um auswärtige Tätigkeiten handelt und ab wann um Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte beziehungsweise Büro, die mit einer Entfernungspauschale abgegolten werden.

Hier hat der Gesetzgeber mit § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG (Einkommenssteuergesetz) eine klare Regelung getroffen. Danach kommt es in Zukunft auf den Mittelpunkt der auf Dauer angelegten betrieblichen Tätigkeit an. Fährt der Unternehmer nicht zum Mittelpunkt seiner betrieblichen Tätigkeit, sondern zu einer weiteren Betriebsstätte, handelt es sich um eine auswärtige Tätigkeit, die als Betriebsausgabe angesetzt wird. Das gilt gleichermaßen für alle weiteren Betriebsstätten, die nicht den Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit bilden.

Auch wenn die Neuregelung erst am 1. Januar 2014 in Kraft tritt, entfaltet sie nach aktueller Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (BFH) bereits Wirkung für den davor liegenden Zeitraum. Welche Daten für eine Reisekostenabrechnung alle erfasst werden müssen, kann auch in diesem Artikel nachgelesen werden. Auf der Seite des Bundesfinanzministeriums können alle Änderungen ausführlich nachgelesen werden.

Hat dich die Reiselust gepackt?