Pflichtangaben auf der Rechnung

Häufig führen fehlerhafte Rechnungen zu Streit mit der Finanzverwaltung. Genügt eine Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen, ist diese zu korrigieren. Anrechenbare Vorsteuer kann aus dieser Rechnung jedoch erst dann geltend gemacht werden, wenn diese vom Aussteller korrigiert wird. Dies kann zu erheblichen Zinsforderungen der Finanzverwaltung führen.

Im schlimmsten Fall wird sogar der Vorsteuerabzug endgültig versagt, wenn z.B. der Rechnungsaussteller nicht mehr existiert und eine Rechnung daher nicht korrigiert werden kann. Daher ist bei Erhalt einer Rechnung immer zu prüfen, ob diese den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Lediglich für Kleinbetragsrechnungen, das heißt Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150,00 Euro (Bruttobetrag) nicht übersteigt, gelten Erleichterungen. Bei diesen Rechnungen sind nur die nachfolgenden Angaben erforderlich:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag)
• Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Handelt es sich hingegen um eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 150,00 Euro (Bruttobetrag) übersteigt, sind nachfolgende Angaben zu prüfen.

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

Der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers müssen jeweils vollständig angegeben werden. Dabei ist es jedoch ausreichend, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers

Auf Rechnungen ist die Steuernummer oder alternativ die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IdNr. des leistenden Unternehmers anzugeben. Dies gilt auch bei der Abrechnung von Dauerleistungen (z.B. Miete), bei denen vielfach keine gesonderten Rechnungen gestellt werden. Diese Verträge müssen die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten. Auch sogenannte Altverträge (Verträge, die vor dem 01.01.2004 geschlossen wurden) müssen für Zwecke des Vorsteuerabzugs eine Steuernummer oder USt-IdNr. enthalten.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Es ist hierbei die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z.B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z.B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine gesondert fortlaufende Nummer erhalten.

Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung

Die Bezeichnung der Leistung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist. Handelsübliche Sammelbezeichnungen sind ausreichend, wenn sie die Bestimmung des anzuwendenden Steuersatzes eindeutig ermöglichen, z.B. Baubeschläge, Büromöbel, Kurzwaren, Schnittblumen, Spirituosen, Tabakwaren, Waschmittel. Bezeichnungen allgemeiner Art, die Gruppen verschiedenartiger Gegenstände umfassen, z. B. Geschenkartikel, reichen nicht aus.

Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

In der Rechnung ist der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung anzugeben. Dies gilt auch dann, wenn das Ausstellungsdatum der Rechnung mit dem Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung übereinstimmt. In diesen Fällen genügt jedoch eine Angabe wie etwa „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Als Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung kann auch der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird. In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist in der Rechnung kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.

Netto-Entgelt der Lieferung oder sonstigen Leistung

Die Rechnung muss das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung und sonstige Leistung enthalten. In der Rechnung ist also zwingend das Nettoentgelt anzugeben. Sind in einer Rechnung verschiedene Steuersätze anzuwenden oder gelten unterschiedliche Steuerbefreiungen, ist das Entgelt auf die einzelnen Steuersätze oder Steuerbefreiungen aufzuschlüsseln.

Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen. Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe, wie z.B.“2% Skonto bei Zahlung bis …“. Bei Rabatt- bzw. Bonusvereinbarungen genügt ein allgemeiner Hinweis hierauf, wie z.B. „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“ oder „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen“ oder „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“.

Auf das Entgelt entfallender Umsatzsteuerbetrag und der anzuwendende Steuersatz oder im Fall der Steuerbefreiung Hinweis auf die zutreffende Steuerbefreiung

In Rechnungen über steuerpflichtige Leistungen sind der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag sowie der Steuersatz anzugeben. Der Regelbesteuerung unterliegende Unternehmer müssen entweder den allgemeinen Steuersatz von 19 v. H. oder den ermäßigten Steuersatz von 7 v. H. angeben. Beim Hinweis auf die Steuerbefreiung ist es nicht erforderlich, dass der Unternehmer die entsprechende Vorschrift nennt. In der Rechnung soll jedoch ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Es genügt eine Angabe in umgangssprachlicher Form, z.B. „steuerfreie Vermietung“.

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