Fehlerhafte Adressen? So korrigieren Sie Ihre Kundendaten!

Haben Sie sich schon über Werbebriefe amüsiert, die an Empfänger wie „Herrn Erika Wagner“ adressiert sind oder bei denen in der Anschrift aus einer „Friedrich-Ebert-Allee“ eine „Friedrich-Eber-Allee“ wurde?

Eventuell sind bei Ihnen auch schon E-Mails angekommen, die mit einer Anrede beginnen wie „Sehr geehrte Frau Marketing Manager“? Haben Sie einen wenig verbreiteten Namen wie zum Beispiel „Rodion Novotny“ oder „Franz Schabel“ und werden von Firmen als „Radio Novotny“ oder „Franz Schabe“ adressiert?

Überlegen Sie selbst: Was geht Ihnen durch den Kopf, wenn Sie so etwas lesen? Mancher Empfänger kann darüber herzlich lachen, doch der Spaß geht letztlich auf Kosten des Unternehmens, das den Fehler begangen hat. Es hinterlässt den Eindruck, dass seine Mitarbeiter nicht besonders sorgfältig mit Adressdaten umgehen. Oft bleiben kleine Fehler in den Kundendaten von Firmen über Jahre unbemerkt. Der Kunde jedoch wird durch Briefe immer wieder darauf gestoßen und kann indirekt schlussfolgern: Es findet keinerlei Überprüfung statt, offenbar legt das Unternehmen wenig Wert auf mich als Kunde.

Kundendaten: Ressourcen einplanen für die Datenqualität

Diese möglichen Auswirkungen müssen sich Firmen immer wieder vor Augen führen, wenn sie ihre Ressourcen planen. Zwar scheinen viele Aufgaben im hektischen Tagesgeschäft dringender, doch ist die kontinuierliche Pflege von Adressdaten nicht weniger wichtig. Sie bildet das Fundament eines erfolgreichen Kundenbeziehungs-Managements. Denn wer Kunden nicht korrekt anspricht, wird von ihnen nicht ernst genommen und kann kaum eine positive Beziehung zum ihnen aufbauen. Deshalb ist eine regelmäßige Aktualisierung und Korrektur der Daten unerlässlich, beispielsweise durch einen professionellen externen Dienstleister oder eine Softwarelösung im eigenen Unternehmen.

Image pflegen und gleichzeitig Kosten sparen

Ein anderes Problem, das auch manche Kunden aus eigener Erfahrung kennen: doppelte Datensätze. So kommt es gelegentlich vor, dass ein Kunde unter zwei verschiedenen Adressen gespeichert ist und an beide Adressen Post bekommt. So lange beide Adressen gültig sind – zum Beispiel, wenn die ältere Adresse die Anschrift der Eltern ist – fällt dem Versender der Fehler wahrscheinlich nicht auf.

Ärgerlich für den Empfänger ist die überflüssige Post trotzdem, da er sich selbst darum kümmern muss, den Irrtum aufzuklären. Zudem entstehen auf der Seite des Unternehmens, das solche Dubletten nicht bereinigt, je nach Mailing nicht unerhebliche Material- und Portokosten. Ein automatischer Abgleich mit Umzugsdaten empfiehlt sich also dringend.

Kundendaten: Ungültige Adressen sind keine Lappalie

Die genannten Beispiele für fehlerhafte Adressen mögen nicht besonders brisant klingen. Doch es gibt auch Situationen, in denen Firmen die Empfänger von Werbebriefen noch viel tiefer verärgern als mit Schreibfehlern und doppelt verschickter Post. So etwa, wenn der eigentliche Empfänger verstorben ist und die Hinterbliebenen die Post entgegen nehmen. In so einer schwierigen Situation kann jeder verstehen, wenn die Hinterbliebenen verärgert reagieren und sich beim Absender beschweren.

Um allen Beteiligten so etwas zu ersparen, sollten Firmen ihre Adressdaten regelmäßig mit Sterbedaten abgleichen. Weitere Anlässe zu Beschwerden können Werbebriefe geben, wenn sie an Personen verschickt werden, die generell keine Werbung per Post erhalten wollen. Solche Werbeverweigerer können sich in die so genannte „Robinson-Liste“ eintragen.

Der Abgleich von Adressdaten sowohl mit Sterbelisten als auch mit der Robinson-Liste ist heutzutage ebenfalls mit Hilfe von professioneller Software möglich. Dies ist für Unternehmen der einfachste Weg, für korrekte Daten zu sorgen. Auf diesem Weg sparen sie Zeit und Arbeitskraft und tun gleichzeitig enorm viel für das Unternehmensimage.

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