Gesetzlich verpflichtet: Aktenvernichtung & Aktenaufbewahrung

Veröffentlicht am 30. April 2015 in der Kategorie Recht & Gesetze von

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Gesetzlich verpflichtet: Aktenvernichtung, aber richtig!In München landeten 2011 Patienten-Unterlagen eines Arztes mit detaillierten Patientenangaben über Ernährungsgewohnheiten und Alkoholkonsum in einer Altpapiertonne, die persönlichen Details mit Adressen und Telefonnummern lagen gleich mit in der Tonne.

Im vergangenen September wurde aufgedeckt, dass im Justizgebäude Wien-Josefstadt sensible Daten zu noch laufenden Verfahren systematisch über das Altpapier entsorgt wurden. Hunderte Seiten unversehrter Akten mit Strafanträgen, Observationsberichten, Telefonüberwachungen, Verhandlungsprotokollen und Urteilen konnten von jedermann gelesen werden. Dabei handelte es sich teilweise um sehr prominente Verfahren, beispielsweise gegen Mirko Kovats, Julius Meinl oder die Telekom Austria.

In Ostfildern fanden Anwohner in einer Altpapiertonne von einem Notar bearbeitete Unterlagen, wie Grundschuldeintragungen, Generalvollmachten und Erbverträge. Mitten in Berlin findet man zwei bis an den Rand gefüllte Container mit Bauunterlagen des Berliner Flughafens, im friesischen Aurich wurden am Straßenrand Akten des Jugendamtes gefunden, natürlich ebenfalls vertraulich.

Aufbewahrung, Zugriff & Vernichtung

Wer einer geschäftlichen Tätigkeit nachgeht ist gesetzlich verpflichtet, die Geschäftsunterlagen für bestimmte Zeiträume aufzubewahren, damit die Behörden bei Bedarf Einblick nehmen können, beispielsweise bei einer Steuerprüfung oder für eventuelle Rechtsstreitigkeiten.

Dabei geht es nicht nur darum die Dokumente überhaupt vorrätig zu halten. Sie sind gleichzeitig verpflichtet, einen schnellen Zugriff zu gewährleisten. Es ist keineswegs ausreichend, pro Geschäftsjahr einen mittelgroßen Karton aufzustellen, in den Sie sämtliche Belege einwerfen. Sortierte Aktenordner sind durchaus empfehlenswert.

Grundsätzlich sind bei der Aufbewahrung von Dokumenten zwei Zeiträume von Bedeutung: sechs und 10 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist startet am Ende eines jeden Kalenderjahres, in dem das Schriftstück entstanden oder eingegangen ist. Das bedeutet, dass eine Eingangsrechnung aus dem Jahr 2003 am 01.01.2014 vernichtet werden darf.

10 Jahre Aufbewahrungsfrist

Alles was zur Buchhaltung gehört, muss 10 Jahre aufbewahrt werden. Dazu gehören Bilanzen, Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, Rechnungen und die Buchführung selbst. Zusätzlich sind weitere Unterlagen zu verwahren die nicht unmittelbar zur Buchhaltung gehören aber von einem Prüfer zum Verständnis der Buchhaltung benötigt werden. Es gibt keinen Zwang, von Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen abgesehen, Dokumente im Original aufzubewahren, das darf durchaus auch in elektronischer Form geschehen.

6 Jahre Aufbewahrungsfrist

Unterlagen zur Lohnbuchhaltung und geschäftliche Korrespondenz muss nur 6 Jahre aufbewahrt werden. Dazu zählen ein- und ausgegangene Handels- und Geschäftsbriefe, wie Kalkulationen, Angebote oder Preisliste. Alle weiteren, steuerlich irrelevanten Unterlagen, können ebenfalls nach sechs Jahren vernichtet werden.

Einiges ist bis auf Weiteres aufzubewahren

Darunter gehören sämtliche Unterlagen, die zu noch nicht endgültig geklärten Verfahren gehören. Ist beispielsweise über die Steuerart noch nicht entschieden, müssen die Unterlagen auch dann aufbewahrt werden, wenn die Frist schon abgelaufen ist.

Wohin mit den Dokumenten?

Gesetzlich verpflichtet: Aktenvernichtung, aber richtig!Es gibt keinerlei gesetzliche Vorschriften darüber, wo Sie Ihre Akten aufbewahren müssen. Niemand verlangt von Ihnen, das die Unterlagen in Ihrem Büro oder Keller gelagert werden müssen. Laut Steuerrecht müssen sie lediglich:

  • auf nationalem Boden gelagert werden und
  • es muss sichergestellt sein, dass ein Zugriff in angemessener Zeit möglich ist.

Für Unternehmen, die ihre Akten in sicheren Händen wissen wollen, sind auf Aktenvernichtung spezialisierte Firmen empfehlenswert. Neben den allgemeinen Aufbewahrungsfristen gibt es immerhin ja auch noch die Datenschutzrichtlinien, nach denen alle Daten unlesbar und geschreddert werden müssen, die Rückschlüsse auf bestimmte Unternehmen oder Personen zulassen.

Und wer möchte schon, dass sensible Daten in falsche Hände gelangen?