Eventagenturen: Wertvoller Veranstaltungsoptimierer oder überflüssiger Budgetsprenger?

Veröffentlicht am 27. April 2009 in der Kategorie Marketing & Vertrieb von

Der Sommer steht vor der Tür. Ob im Privaten oder für geschäftliche Zwecke: Es bieten sich in der schönen Jahreszeit viele Veranstaltungsmöglichkeiten im Freien an. Doch nicht jeder Unternehmer oder jede Privatperson hat das nötige Händchen oder schlichtweg die Zeit dafür, kleine oder auch größere Ereignisse wie beispielsweise Firmenfeiern, Tagungen oder Messen selbst zu organisieren.

Abhilfe schaffen Eventagenturen, die so gut wie alle anfallenden Arbeiten übernehmen. Vom Verschicken der Einladungen bis hin zur Organisation des Veranstaltungsortes oder dem Bestellen des Essens oder der Getränke - mit Hilfe solcher Spezialisten kann man sich auch auf seiner eigenen Veranstaltung als Gast fühlen.

Gerade in der momentanen globalen Finanz- und Wirtschaftskrise stellt sich die Frage, ob solch eine „Full-Service-Agentur“ nicht den Budgetrahmen sprengt. Meist gestaltet es sich als Laie aber schwierig, die komplette Ausrüstung und das Equipment zu organisieren.

Allen voran kostet die selbständige Organisation Zeit. Diese geht von der Arbeitszeit ab. Deshalb sollte vorher geprüft werden, ob die komplette Veranstaltung im Alleingang organisiert werden kann oder ob eine professioneller Catering Service oder eine Eventagentur beauftragt werden soll.

Vielfältige Vorteile

Dabei liegt der Vorteil einer erfahreneren Agentur nicht nur im Organisieren der eigentlichen Veranstaltung. Meist kümmern sich diese gleichzeitig um das Einladungsmanagement, diverse Marketingtätigkeiten zur Bekanntmachung der Veranstaltung und das Einholen zahlreicher Genehmigungen. Daher gehen Veranstaltungen, die von einer professionellen Agentur veranstaltet wurden, meist reibungsloser vonstatten.

In der ganzen Bundesrepublik lassen sich Anbieter finden. Zahlreiche Anbieter für Catering in Berlin, Hamburg oder Köln werden in Branchenbüchern wie den Gelben Seiten aufgeführt.
Aufgrund der Fülle an Angeboten, Veranstaltungsmöglichkeiten und Spezialisierungen sind Eventagenturen allgemein nur sehr schwer vergleichbar. Je unterschiedlicher das Angebot, desto unterschiedlicher auch die Preise.

Gute Eventagenturen oder gute Caterer lassen sich nur schwer finden. Da die Planung und Durchführung eines Events meist sehr zeitintensiv ist, können manche Aufträge schnell in die tausende Euro gehen. Daher ist es üblich, sich mehrere Angebote einzuholen und diese miteinander zu vergleichen.

Aufgrund der Unterschiedlichkeit der Aufträge können immer wieder neue Konditionen ausgehandelt werden - entsprechend der Spezialisierung und Professionalität, aber auch nach dem Auftragsvolumen.

Prinzipiell spricht damit nichts gegen ein in Eigenregie organisiertes Event - das schont vor allem das Portemonnaie und fördert die eigene Kreativität. Jedoch lässt sich eine Veranstaltung gleich welcher Art nur bis zu einem gewissen Punkt allein bewältigen. Für professionelle Firmenempfänge ab 50 Personen empfiehlt sich jedoch eher die Beratung durch eine erfahrene Eventagentur.

(Bild: © Ljupco Smokovski - Fotolia.com)