Newsletter: 7 Tipps für höhere Zustellraten Ihrer E-Mails!

Die Zustellbarkeit ist der Grundstein für ein effektives E-Mail-Marketing. Nur Newsletter und Kampagnenmails, die den Empfänger erreichen, können auch Erfolg erzielen. Allerdings zeigen Studien immer wieder, dass rund 20 Prozent aller Newsletter es nicht in den Posteingang der Empfänger schaffen. Darunter leidet nicht nur die Performance im E-Mail-Kanal, sondern letzten Endes auch der Return on Investment. Nachfolgend finden Sie sieben Tipps, wie Sie für Zustellbarkeit sorgen.

1. Newsletter-Anmeldung per Double Opt-in

Der Versand unerwünschter Newsletter geht auf Kosten der Reputation als Versender. Deshalb ist für die Newsletter-Anmeldung das Double-Opt-In-Verfahren der Königsweg. Damit sollten werbetreibende Unternehmen immer sicherstellen, dass sich ausschließlich Empfänger mit einer gültigen E-Mail-Adresse anmelden – und damit den Newsletter auch bekommen möchten. Bei diesem Verfahren erhält jeder neue Kontakt nach seiner Anmeldung eine Bestätigungsmail, die noch den bestätigenden Klick erfordert. Dadurch werden fehlerbehaftete E-Mail-Adressen vermieden, die zu Beschwerden und Rückläufern führen, da sich Drittpersonen absichtlich oder unabsichtlich mit einer fremden Adresse angemeldet haben.

2. Ausgewogene Inhalte

E-Mail-Dienste und Anti-Spam-Programme durchsuchen Betreffzeilen und Inhalte der Newsletter regelmäßig nach indizierten Begriffen. Kommen gewisse Wörter und Textkombinationen vor, steigt die Gefahr einer Negativbewertung deutlich. Abgesehen von den „gängigen“ Spambegriffen analysieren die Dienste heute auch den inhaltlichen Kontext. Deshalb sollte unbedingt vermieden werden, E-Mails aus einem einzigen, großen Bild zu erstellen. Da diese Vorgehensweise häufig von unseriösen Versendern genutzt wird, legen Internet Service Provider und Webmailer einen besonderen Wert auf eine ausgewogene Mischung zwischen Texten und Bildern. Zudem sollte im Newsletter auf verkürzte URLs von spezialisierten Diensten wie bitly oder TinyURL verzichtet werden. Solche Kurz-Links maskieren die wahre URL – und werden von den E-Mail-Diensten entsprechend negativ eingestuft.

3. Empfängerbeschwerden bearbeiten

Bei vielen E-Mail-Diensten können Nutzer eingehende Newsletter per Mausklick als unerwünscht markieren. Häufen sich solche Markierungen, wird das werbetreibende Unternehmen von dem Internet Service Provider auf eine Blacklist (Negativliste) gesetzt – und damit die E-Mail-Zustellung blockiert. Um das zu vermeiden, sollten die verantwortlichen Mitarbeiter sogenannte Feedback Loops bei den relevanten Diensten abonnieren. Dadurch wird das Unternehmen benachrichtigt, wenn der eigene Newsletter entsprechend klassifiziert wurde. Sofern ein persönlicher Kontakt besteht, leitet der Internet Service Provider unter Umständen die Empfängerbeschwerde sogar direkt an das Unternehmen weiter. Zugleich sollten die Unternehmen gezielte Gegenmaßnahmen einleiten, um Beschwerden in Zukunft zu vermeiden. Unter Umständen ist es auch angebracht mit dem unzufriedenen Nutzer in Kontakt zu treten, um Missverständnisse auszuräumen.

4. Kontinuierliches Rückläufer-Management

Die Unternehmen sind auch gut beraten, ihre E-Mail-Rückläufer regelmäßig im Blick zu behalten. Bei so genannten Hard Bounces handelt es sich mit hoher Wahrscheinlichkeit um E-Mail-Adressen, die nicht mehr existieren. Solche Adressen sollten nach dem dritten Hard Bounce nicht mehr angeschrieben werden. Denn je höher der Anteil an Hard Bounces ist, desto schlechter entwickelt sich die Versender-Reputation. Persönliche Antwort-E-Mails auf die Aussendungen sollten systematisch beantwortet werden. Dadurch schaffen die Unternehmen die Voraussetzungen für bereinigte E-Mail-Verteiler – und für die Zustellung in den Posteingang der Empfänger.

5. Manuelle Zustellungstests

Die E-Mail-Zustellung kann auch getestet werden. Hierfür sollte der verantwortliche Mitarbeiter Test-Postfächer bei den relevanten E-Mail-Diensten anlegen. Damit kann vor dem eigentlichen Versand geprüft werden, ob der Newsletter im Posteingang oder im Spamordner landet. Der zusätzlichen Aufwand, sich bei den verschiedenen Internet Service Providern und Webmailern einzuloggen, muss hierbei in Kauf genommen werden. Professionelle Versandsysteme bieten hierfür automatisierte Module.

6. Auf inaktive Empfänger verzichten

Aktuelle und „saubere“ E-Mail-Verteiler sind wichtig. Empfänger, die sich trotz individueller Inhalte über mehrere Monate nicht zum Öffnen eines Newsletters motivieren lassen, sollten gezielt angesprochen werden, um den Kundenwert wieder herzustellen. Sofern die Reaktivierungsversuche nicht zum Ziel führen, ist es besser, die inaktiven Kontakte aus dem E-Mail-Verteiler zu entfernen. Hierbei empfiehlt sich, zunächst Erfahrung für die richtige Vorgehensweise zu sammeln. Anschließend können sowohl die Reaktivierungsmaßnahmen als auch die Verteilerbereinigung automatisiert werden.

7. Abmeldung nicht torpedieren

Wenn sich ein Newsletter-Abonnent abmelden möchten, dann hat der Kontakt sein Interesse an Inhalten und Angeboten verloren. Deshalb sollte der Abmeldevorgang einfach und unkompliziert gestaltet werden. Jeder Nutzer sollte sich mit einem Klick auf „Abmelden“ aus dem E-Mail-Verteiler austragen können. So vermeiden Unternehmen, dass der Nutzer den Newsletter aufgrund umständlicher Abmeldeprozesse bei seinem E-Mail-Dienst als „Spam“ klassifiziert und damit die Versender-Reputation negativ beeinflusst. Es sollte auch regelmäßig getestet werden, dass der Abmeldevorgang technisch einwandfrei funktioniert und jeder Abbestellwunsch auch erfüllt wird.

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