Wenn der Prüfer zweimal klingelt: Ist Ihr Unternehmen bereit? (Teil II)

Nachdem Teil I einen Überblick lieferte, welche Überprüfungen einem Unternehmen ins Haus stehen können, sollen nun die einzelnen Inhalte genauer beleuchtet werden: Lohnsteuerprüfung, Betriebsprüfung, Krankenkassenprüfung und Berufsgenossenschaftsprüfung.

1. Fortsetzung: Lohnsteuerprüfung und Betriebsprüfung

Bei der Betriebsprüfung sowie der Lohnsteuerprüfung handelt es sich um Steuerprüfungen. Es geht dabei um die korrekte Versteuerung von Einnahmen und Ausgaben, Löhnen und Gehältern. Bei der Lohnsteuerprüfung müssen folgende Unterlagen eines bestimmten Zeitraums zur Einsicht zur Verfügung stehen:

– die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen
– Lohnkonten
– Lohnjournale

Für die genaue Berechnung der Lohnsteuer sind detaillierte und zeitliche Angaben notwendig, die aus den Unterlagen hervorgehen müssen. Die hieraus berechneten Steuerbeträge werden mit den tatsächlichen Zahlungen an das Finanzamt verglichen.

Speziell bei Sonderzahlungen wie Leistungszuschlägen, Nachtarbeit, Urlaubsgeld und Reisekosten sind präzise Angaben wichtig, um Steuerpflicht oder Steuerfreiheit eindeutig erkennbar zu machen. Lohnsteuerprüfungen haben das Ziel, das tatsächlich gezahlte Arbeitsentgelt plus Sachbezüge zu versteuern.

Die Betriebsprüfung, durchgeführt vom für das Unternehmen zuständigen Finanzamt, ist die umfangreichste Prüfung durch Dritte. Das zuständige Finanzamt entscheidet nach eigenem Ermessen, welche Steuerarten, welche Besteuerungszeiträume und/oder ob bestimmte Sachverhalte geprüft werden. Bei einer Prüfung einer Personengesellschaft sind auch die steuerlichen Verhältnisse der Gesellschafter von Bedeutung. Der Steuerpflichtige unterliegt der Mitwirkungspflicht! Zwecks Aufklärung bestimmter Sachverhalte sind Bücher, Geschäftspapiere und andere Aufzeichnungen zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören unter anderem:

• Kreditoren- und Debitorenrechnungen
• das Kassenbuch
• Bankbewegungen
• Arbeitsverträge und Gehaltsvereinbarungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Die Prüfung erfolgt im Hinblick auf eine fortlaufende und vollständige Dokumentation sowie auf formelle und sachliche Richtigkeit. Als Prüfungsgrundsatz gilt jedoch: Die Überprüfung der vorliegenden Unterlagen, die die Besteuerungsgrundlage darstellen, ist sowohl zu Gunsten als auch zu Ungunsten des Steuerpflichtigen vorzunehmen.

2. Fortsetzung: Krankenkassenprüfung und Berufsgenossenschaftsprüfung

Bei diesen beiden Prüfungen geht es um die Ermittlung der zu zahlenden Beiträge für die einzelnen Versicherungen und um die Umsetzung von Arbeitssicherheitsmaßnahmen.

Ein Beauftragter der Krankenkasse kündigt die Prüfung für den festgelegten Zeitraum (Bsp. die Jahre 2004 bis 2006) an, und führt sie zu einem vereinbarten Termin durch. Ein wesentlicher Prüfungspunkt dreht sich um die Beachtung der Beitragsbemessungsgrenzen. Das bedeutet, dass die Beiträge zur Kranken- und Sozialversicherung insgesamt bis zu dem gesetzlich festgesetzten Höchstbruttoentgelt berechnet und ausgeschöpft werden sollen. Neben den allgemeinen Lohn- und Gehaltszahlungen zählen zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt außerdem noch dazu:

• Urlaubsgeld
• Provisionen und Reisekostenpauschalen
• rückwirkende Entgelterhöhungen
• Tantiemen und Treueprämien
• Schmutzzulagen und Weihnachtsgeld

Es wird also grundsätzlich festgestellt, welche Bezüge zum beitragspflichtigen Entgelt gehören und welche beitragsfrei bleiben. Außerdem wird geprüft, ob alle Arbeitnehmer ihrer Tätigkeit entsprechend auch angemeldet und versichert sind.

Eine Überprüfung des Unternehmens durch die Berufsgenossenschaft wird dagegen nicht vorher angekündigt und findet ohne Terminvereinbarung statt. Innerhalb eines Unternehmens achtet die Berufsgenossenschaft ganz gezielt auf die Arbeitssicherheit der Mitarbeiter.

In einem Büro werden unter anderem die Computerarbeitsplätze auf „Tauglichkeit“ überprüft. In der Werkstatt eines Handwerksbetriebes stehen der Lärmschutz und die Sicherheitsmaßnahmen an Maschinen und  Werkbänken im Vordergrund.

Damit die Umsetzung der Auflagen in der Praxis auch wirklich stattfindet, ist inzwischen fast ausnahmslos ein Sicherheitsbeauftragter in jedem Betrieb einzusetzen. Dennoch finden unregelmäßige Kontrollen durch Dritte statt, um den Ist-Zustand zu prüfen. Sind die Auflagen nicht erfüllt, ist innerhalb einer bestimmten Frist der Mangel zu beseitigen.

Die Höhe des Pflichtbeitrages für die Berufsgenossenschaft richtet sich nun nach der Art des Betriebes, der Tätigkeit und der Anzahl der Mitarbeiter. Die Firmengröße und Baustellentätigkeit spielt ebenfalls eine wesentliche Rolle. Bei der Berechnung der Beiträge wird zwischen Angestellten, Arbeitern und Lehrlingen unterschieden sowie das jeweilige Unfallrisiko der verschiedenen Branchen berücksichtigt. Der jährliche Beitrag an die Berufsgenossenschaft steigt entsprechend mit einem wachsenden Unfallrisiko.

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