6 Tipps zum Auftauchen aus der Informationsflut

Wann hatten Sie zum letzten Mal das Gefühl, von der Vielzahl an E-Mails, Telefonaten und kurzfristigen Aktionen geradezu überrannt worden zu sein? Klassisches Zeitmanagement ist auch im Zeitalter der Informations- und Kommunikationsflut noch hilfreich, stößt jedoch an ganz banalen, praktischen Dingen an die Grenze. Wenn Sie die nachfolgenden sechs Tipps im Alltag beherzigen, dann ist Besserung in Sicht.

1. Prioritäten kennen

Eine der Kernkompetenzen des Internet-Zeitalters mit unzähligen Informationshäppchen und ununterbrochener Kommunikation auf verschiedenen Kanälen ist die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen. Es ist schlicht nicht mehr möglich jede Information zu verarbeiten und sofort auf jede Mail zu antworten.

Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihre Prioritäten kennen. Konsequent angewendet ist das der beste Filter in der Informationsflut. Dazu gehört es auch, loslassen zu können. Die Welt wird nicht untergehen, wenn Sie eine Mail erst später bearbeiten. Vielleicht haben sich manche Sachen dann sogar von selbst erledigt?

2. Posteingang schlank halten

Wenn Sie Ihre Prioritäten kennen, dann können Sie damit beginnen, den Posteingang schlank zu halten. Bestellen Sie uninteressante Newsletter konsequent ab, lassen Sie sich aus E-Mail- und CC-Verteilern austragen. Übrig bleiben Informationen, die Ihnen helfen. Nicht jede dieser Informationen ist gleich wichtig und muss sofort gelesen werden.

Überlegen Sie, welche E-Mails Sie im Posteingang sofort im Blick haben wollen und welche die Sicht nur versperren. Letztere können Sie in Unterordner auslagern, am besten per automatischer Regel. Damit die verschobenen Mails nicht in Vergessenheit geraten können Sie Such- oder virtuelle Ordner verwenden, die jedes gute E-Mail-Programm anbietet.

Bearbeiten Sie Mails mit einer Bearbeitungszeit von bis zu 2 Minuten sofort beim ersten Öffnen der Mail. Erledigt ist erledigt.

3. Unterbrechungen vermeiden

Bling. Sie haben Mail. Studien zeigen, dass Unterbrechungen die größten Produktivitätskiller sind. Nach jeder Unterbrechungen müssen Sie sich wieder in den Stand der vorherigen Aufgabe einarbeiten – wenn Sie denn nach der Unterbrechung gleich wieder damit beginnen. Auch das ist eine wichtige Erkenntnis: Nach einer Unterbrechung macht man oft noch zwei, drei andere Dinge, bevor man wieder zur ursprünglichen Aufgabe zurück kehrt. Effizient ist das nicht. Deshalb: Vermeiden Sie Unterbrechungen.

Natürlich gibt es Aufgaben, in denen das nicht möglich ist. Dann sollten Sie sich gezielte konzentrierte Phasen gönnen, in denen Sie Dinge am Stück erledigen. Seien Sie Herr über Ihre Zeit und lassen Sie sich nicht übermäßig Fremdbestimmen. Am Ende zählen die Ergebnisse und nicht die schnellsten Antworten.

4. Kommunikationskanäle bewusst wählen

Dokumente via E-Mail im Ping-Pong-Verfahren zur Abstimmung zu verschicken, dass ist wie Arbeiten mit Brieftauben. Es ist schlicht nicht der richtige Kanal.

Dabei gibt es heute viele Kanäle, die spezialisiert sind: E-Mail für die kurze, Instant Messaging für spontane direkte Abstimmungen, Telefone für längere Gespräche, Besprechungsecken für das Persönliche. Web-Collaboration-Tools und Wikis ermöglichen das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, Web-Conferencing sorgt für vollausgestattete Besprechungen in verteilt arbeitenden Teams.

5. Werkzeuge UND Methoden beherrschen

So banal es ist: Dass man beim Hämmern rechtzeitig die Finger wegnimmt, auch das mussten Sie mal lernen – hoffentlich wenig schmerzvoll.

Installiert sind die elektronischen Helferlein mit wenig Aufwand, die grundlegenden Funktionen erschließen sich halbwegs geübten Nutzern. Trotzdem bleibt oft das Gefühl, dass es nicht rund läuft mit der Anwendung. Das liegt schlicht daran, dass Arbeitsmethodik und Werkzeug nicht zusammen passen. Das beginnt bei Word (Stichwort Formatvorlagen) und hört beim E-Mail-Programm nicht auf.

Der einfachere Weg: Suchen Sie sich die Werkzeuge passend zu Ihren bewährten Arbeitsweisen. Ist das nicht so einfach möglich, dann überlegen Sie, wie Sie Ihre Arbeitsweise so an das Werkzeug anpassen können, dass Sie dessen erweiterte Möglichkeiten zielführend und zeitsparend einsetzen – und vielleicht sogar automatisieren – können.

Beispielsweise geraten E-Mails, auch wenn Sie sie nicht sofort bearbeiten, nicht aus dem Blickfeld, wenn Sie die Zur Nachverfolgung-Marker der E-Mail-Programme verwenden.

6. Mit gutem Beispiel voran

Stichwort E-Mail. Ärgern Sie sich auch über zu lange, verworrene und nicht gegliederte E-Mails die Sie in CC-Kopie erreichen? Gehen Sie mit guten Beispiel voran. Schreiben Sie nur das Notwendigste, Strukturieren Sie klar und beschränken Sie die Anzahl der Empfänger. Ihnen erleichtert es die Arbeit und die Empfänger lernen am guten Beispiel, wie es besser geht.

Jede Veränderung von Gewohnheiten braucht seine Zeit. Auch die Umsetzung dieser Tipps. Beginnen Sie einfach damit und holen Sie sich die Regeln von Zeit zu Zeit ins Gedächtnis zurück. Wenden Sie sie so oft als möglich an. In kurzer Zeit werden sie Ihnen in Fleisch und Blut übergegangen sein. Übung macht den Meister. Viel Erfolg!

(Bild: © aldegonde le compte – Fotolia.de)