Let’s talk about it: Effiziente Mitarbeitergespräche führen

Veröffentlicht am 10. Oktober 2016 in der Kategorie Management & People Skills von

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Erfolgreiche Gesprächsführung mit den Mitarbeitern

Da gibt es die Vorgabe, die Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und Mitarbeitern zu verbessern, sicherlich nicht nur aus Menschenfreundlichkeit. Jedes Unternehmen lebt von seinen Mitarbeitern, die Zufriedenheit beeinflusst wesentlich das Arbeits- und Produktionsergebnis. Das jährliche Mitarbeitergespräch verfehlt das Ziel, wenn es nur eine Alibifunktion hat.

Die Medienlandschaft und die Gesprächskultur vollziehen einen raschen Wandel. Jeder hat auch im beruflichen Alltag die Möglichkeit, auf die ihm bequemste Art der Kommunikation zuzugreifen. Mit einem intensiven E-Mail Schriftwechsel vermeiden wir dann ein verbales Gespräch, weichen auch mancher vielleicht „lästigen“ Nachfrage aus, die im direkten Gespräch sofort hätte beantwortet werden müssen.

Wenn im beruflichen Alltag auf das jährliche Mitarbeitergespräch gewartet werden muss, um in einen aktiven Dialog einzutreten, können grundsätzlich nur Defizite in der Zusammenarbeit bestehen. Es soll ein vertrauensvolles Gespräch mit einem dann relativ fremden Mitarbeiter geführt werden. Dieser Zustand sollte in dieser Form auch nicht im Unternehmensinteresse sein.

Die Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch

Die Terminabsprache ist der Einstieg, das generelle Vorschlagsrecht sollte dem Mitarbeiter zugestanden werden. Auch beim Gesprächsort sollte einvernehmlich gehandelt werden. Zeitliche Abstände zu vorangegangenen thematisch gleichen Anlassgesprächen sollten eingehalten werden, um einen direkten Zusammenhang in der Wahrnehmung bestmöglich zu vermeiden. Bürowände können optisch einen guten Sichtschutz darstellen, mehr aber oft auch nicht.

Damit die Wände keine Ohren haben, muss zwingend ein geeigneter Ort gefunden werden - notfalls auch außerhalb des üblichen Bürorahmens, aber nicht in einem privaten Bereich - weil dies die Gesprächsatmosphäre unerwünscht beeinflussen könnte.

Das Mitarbeitergespräch ist nicht delegierbar. Somit ist die persönliche Vorbereitung zwingend. Von Vorteil ist es, den Mitarbeiter aus dem beruflichen Alltag näher zu kennen, um sich besser auf ihn einstellen zu können. Dies sollte im Idealfall auch unabhängig von allgemein üblichen betrieblichen Vorgaben und Themenkatalogen sein. Der sogenannte zwischenmenschliche Dialog sollte nicht unterschätzt werden. Dies sollte selberverständlich nur im gesunden Maß genutzt werden.

Die Balance zwischen einer beruflichen Souveränität und einer menschlichen Nähe von Führungsperson zu Mitarbeiter ist wichtig für die Akzeptanz und die harmonische Zusammenarbeit.

Eine Themensammlung kann hilfreich sein, wenn sie vom Unternehmen gewünscht und vorab gemeinsam aufgestellt wird. Allerdings kann im Gespräch auch die Lebendigkeit, Flexibilität und Spontanität leiden. Dies ist abhängig von den beteiligten Gesprächsteilnehmern und sollte natürlich vermieden werden.

Der richtige Ablauf für das Mitarbeitergespräch

Nach Möglichkeit sollte der zeitliche Rahmen gemeinsam festgelegt werden, auch die Möglichkeit einer Fortsetzung. Nach zwei Stunden kann man davon ausgehen, dass die Aufmerksamkeitsspanne deutlich sinkt. Es ist zweifelhaft, in solchen Fällen ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen. Verwendete Begriffe und angesprochene Arbeitsabläufe dürfen nicht zweideutig sein. Das Gespräch sollte sich auf konkrete Sachverhalte, Abläufe und Möglichkeiten beziehen. Anregungen und Vorschläge sind ernsthaft zu bewerten und anzunehmen. Besonders wichtig ist:

„Nicht aus Bequemlichkeit und falscher Eitelkeit direkt Vorschläge ablehnen!“

Nur weil einige Anmerkungen vielleicht nicht der eigenen Vorstellung entsprechen, müssen sie nicht zwingend auch schlecht sein. Ein Idealrezept für die Gesprächsführung gibt es natürlich nicht. Es kann nur die Empfehlung gegeben werden, auf den Mitarbeiter im Rahmen der eigenen Zuständigkeit einzugehen.

Absichtserklärungen, Förderungen und finanzielle Versprechungen sind nur dann abzugeben, wenn sie realistisch durchführbar sind und eingehalten werden können. Die eigene Glaubwürdigkeit darf nicht leiden. Wir kennen die Volksweisheit: „Wer einmal lügt, dem glaubt man nicht“. Mitarbeiter dürfen nicht hingehalten werden. Dieses Verhalten trägt nicht zur Förderung der Arbeitsleistung bei und ist für den Betrieb sicher abträglich. Wichtig ist ein Protokoll über das geführte Gespräch. Zweckmäßigerweise kann ein vom Betrieb gemeinsam entwickeltes Formular hilfreich sein, damit in großen Teilen eine einheitliche Vorgehensweise erreicht wird.

Das Mitarbeitergespräch ist streng vertraulich

Die Mitarbeitergespräche unterliegen der absoluten Vertraulichkeit. Diese ist unbedingt zu gewährleisten. Dazu gehört auch die fachgerechte Verwahrung des Protokolls. Beachtet man all die genannten Facetten, so steht einem nachhaltig effizienten Mitarbeitergespräch nichts mehr im Weg.

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