5 Tricks für besseres Zeitmanagement – Uhrzeit-Monster bekämpfen (Teil 2)

Veröffentlicht am 3. März 2016 in der Kategorie Management & People Skills von

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5 Techniken für besseres Zeitmanagement

Jeder Tag bringt neue Herausforderungen an unser Zeitmanagement: Ständig nagen Zeitdruck und andere Zeitfresser genüsslich an unserem Zeitplan. Mit diesen 5 Strategien sorgst du dafür, dass sie sich an dir die Zähne ausbeißen!

Listen, Listen, Listen?

Eine To-Do-Liste für die Woche, eine für den Tag und eine für die einzelnen Tasks, die am jeweiligen Tag anstehen: Es soll schon vorgekommen sein, dass sich Menschen nicht einfach nur buchstäblich verzettelt, sondern regelrecht zu Tode dokumentiert haben.

Der ultimative Sieg der Zeitfresser und Uhrzeit-Monster, denn: Heimlich hat sich die ursprünglich so loyale To-Do-Liste in einen miesen Verräter verwandelt!

Die Zeit, die wir ursprünglich durch die Liste sparen wollten, fällt nun der Liste zum Opfer.

5 Techniken für besseres Zeitmanagement

5 Techniken für effektives Zeitmanagement

Da man manchen Menschen vor Gebrauch einer Mikrowelle sagen muss, dass sie sich nicht zum Trocknen von Haustieren eignet, auch hier ein technischer Hinweis: Nicht jede Technik eignet sich für jeden Menschen bzw. angehenden Zeit-Manager.

Während ein Messer in den Händen des einen ein Werkzeug ist, wird es in den Händen des anderen zur gefährlichen Waffe. Mit anderen Worten: Auch die Werkzeuge des Zeitmanagements können - bei falschem Gebrauch bzw. ungeeigneter Auswahl - mehr schaden als nützen. Nun aber Butter bei die Uhren!

1. Prioritäten sinnvoll setzen: Das Eisenhower-Prinzip

Woher der Name dieser coolen Technik stammt, ist nicht geklärt. Aber: Sie hilft dir, deine Aufgaben im Vorfeld der Planung klar zu priorisieren. Dabei ergeben sich folgende 4 Gruppen:

  1. Priorität - wichtig & dringend: Kein Aufschub! Diese Tasks planst bzw. erledigst du sofort und unbedingt persönlich!
  2. Priorität - wichtig, nicht dringend: Zentrum der Wochen- & Tagesplanung! Was du in absehbarer Zeit zu tun hast, gehört hierhin.
  3. Priorität - dringend, nicht wichtig: Delegieren heißt die Devise! Ansonsten: Erst nach Planung/Erledigung der Tasks mit höherer Priorität angehen
  4. Priorität - nicht dringend, nicht wichtig: Alles andere geht vor! Musst du es dan überhaupt machen? Hol' schon mal den Papierkorb...

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2. Verfügbare Zeit beeinflusst benötigte Zeit: Das Parkinson-Gesetz

Fristen hält man ein - und nutzt man aus! Wie viel Zeit für eine Aufgabe verwendet wird, hängt somit maßgeblich davon ab, wie viel Zeit wir zur Verfügung haben! Die Kunst:

  • Konsequentes Abbrechen, wenn die Zeit um ist!
  • Pufferzeiten zur Not nutzen, nicht grundsätzlich ausnutzen!

Dadurch stellt sich ziemlich schnell eine Änderung deiner Routine-Zeiten für bestimmte Tätigkeiten, die bisher zu viel Zeit in Anspruch genommen haben, ein. Die Folge: Mehr Zeit für andere Aufgabenfelder, die bisher zu wenig Zeit bekommen haben.

3. Aufwand & Ergebnis im Verhältnis 80:20 - Das Pareto-Prinzip

Die Grundidee: Ich erziele mit 20 Prozent Aufwand 80 Prozent des Ergebnisses. Das bedeutet umgekehrt, dass 80 Prozent des Aufwands nur noch zu 20 Prozent des Ergebnisses führen. Mit anderen Worten: Durch Abbruch zum Durchbruch! Wenn das mal kein Ansporn zum Umdenken ist!

Das Problem: Oft kommt's eben genau auf die fehlenden 20 Prozent des Ergebnisses an. Das heißt, dass bei der Anwendung des Pareto-Prinzips eine vorherige Priorisierung der einzelnen Aufgaben unerlässlich ist, damit nichts Wichtiges "hinten runterfällt"! Wende dich hier vertrauensvoll an Herrn Eisenhower!

5 Techniken für besseres Zeitmanagement

4. Aufgabe, Priorität, Erledigungszeit: Die ABC-Analyse (nach Seiwert)

Bei der ABC-Analyse spielt das Verhältnis von Priorität, Zeitbudget und Ereldigungszeitpunkt die entscheidende Rolle bei der Aufgabeneinteilung:

  • A-Aufgaben (höchste Priorität): größter Anteil am Zeitbudget; Erledigung möglichst morgens
  • B-Aufgaben (mittlere Priorität): mittlerer Anteil am Zeitbudget; Erledigung möglichst mittags
  • C-Aufgaben (geringe Priorität): gringster Anteil am Zeitbudget; Erldediung nachmittags/abends

Morgenstund' hat ja bekanntlich Gold im Mund - worauf dann wohl die Abendstund' herumkaut? Die Botschaft ist klar: Tasks von hoher Priorität und hohem Zeitaufwand sollten möglichst früh am (Arbeits-)Tag in Angriff genommen werden. Denn: Die besten Ideen und Lösungen entstehen nur selten unter Müdigkeit.

5. Aufgeschoben ist aufgehoben: Aufschiebe-Verbot!

Wenn du feststellst, dass eine Aufgabe lästig oder unangenehm ist, dann schieb' sie nicht sinnlos vor dir her. Davon geht sie auch nicht weg! Pack' ungeliebte Tasks lieber gleich bei den Hörnern, dann hast du's hinter dir!

Und: Nimm solche Tätigkeiten mit sportlichem Ehrgeiz und sieh sie als Herausforderungen. Du kannst bei der Auseinandersetzung mit Hass-Tasks nämlich nicht nur viel über dich und deine Tätigkeit lernen, sondern auch ein einzigartiges Erfolgsgefühl genießen! Denn: Je größer der Widerwille oder die Abscheu, umso stärker sind die Zufriedenheit und der Stolz, wenn man es hinter sich und erfolgreich über die Bühne gebracht hat!

5 Techniken für besseres Zeitmanagement

Und? Uhrzeit-Monster besiegt?

Von den anfangs so furchteinflößenden Uhrzeit-Monstern bleibt nach Anwendung der richtigen Zeitmanagement-Technik nicht mehr viel übrig, oder? Ob du die gewonnene Zeit privat nutzt oder in dein Business steckst, bleibt natürlich ganz dir überlassen.

Aber frag dich ehrlich: Arbeitest du, um zu leben, oder lebst du, um zu arbeiten? Wie auch immer, sorge mit der gewonnenen Zeit auf jeden Fall dafür, deine Work-Life-Balance für dich zu optimieren.

(Einzelbildnachweise: dinosaur, monster_love, clock_monster, monster_monday, kick_time © shutterstock.com)