Uhrzeit-Monster & Störungen Teil 1: Darum haben wir keine Zeit!

Veröffentlicht am 22. Februar 2016 in der Kategorie Management & People Skills von

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Ein gutes Zeitmanagement ist wichtig, um die eigene Work-Life-Balance halten zu können. Und: Gerade wenn viel zu tun ist, scheint uns die Zeit nur so durch die Finger zu rinnen. Kein Wunder: Ständig knabbern Uhrzeitmonster an unserem Zeitplan!

Darum hier eine Liste mit prominenten Zeitfressern und ein paar Tipps, wie du Störungen am Arbeitsplatz reduzieren kannst. Im zweiten Teil wirst du dir dann deine persönliche Taktik für ein optimales Zeitmanagement aussuchen können.

Wie viel "Work" und wie viel "Life" braucht Balance?

Der ideale Job wäre doch der, in dem Arbeits- und Freizeit im optimalen Verhältnis zueinander stehen. Doch was soll das heißen? Jeder arbeitet schließlich unterschiedlich gern und viel.

Probieren wir's also ein bisschen anders: Der ideale Job ist der, in dem wir ein ausgewogenes und unseren Bedürfnissen entsprechendes Verhältnis von Be- und Entlastung, von Anspannung und Entspannung spüren. Mit anderen Worten: Ein Job, der uns nicht auffrisst wie ein Geschäfts-Godzilla!

Maurer oder Lehrer: Wer hat die meiste Zeit?

"Der perfekte Job: Im Winter Maurer und im Sommer Lehrer" - so lautet ein altes Sprichwort. Der eine hat ständig Ferien, der andere kann saisonbedingt eine lange Pause einlegen. Und Selbstständige? Die bestimmen ja ohnehin selbst, wann, für wen und wie viel sie arbeiten.

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Also müssten wir eigentlich alles hinschmeißen, um selbstständige Maurer-Lehrer zu werden: Zeit ist nämlich nicht nur Geld! Auch wenn Maurer ja bekanntlich horrende Stundensätze erhalten, Selbstständige sich dumm und dusselig verdienen und Lehrer im Sold baden.

Nein, Zeit ist auch Glück! Und zwar genau dann, wenn wir sie für uns haben!

Uhrzeit-Monster: Warum haben wir eigentlich keine Zeit?

Nun aber Spaß beiseite. Meistens haben wir für Zeitmanagement und diesbezügliche Ratgeber nur ein müdes Lächeln übrig. Ganz abgesehen davon fehlt uns ja die Zeit, sie zu lesen! Und: Oft bieten sie uns zum Teil haarsträubende Techniken, um effizienter und organisierter zu arbeiten - zumindest auf dem Papier.

Zeitmanagement_Stress_Zeitdruck_Zeitmangel_Gründe

Dabei geht's doch eigentlich erstmal darum, die Uhrzeit-Monster zu erkennen und bei den Zeigern zu packen! Wenn wir mehr aus unserer Zeit für uns herausholen und weniger davon verschwenden wollen, müssen wir also herausfinden, wo genau sich unsere Uhr vertickt. Ein wenig U(h)rsachenforschung:

1. Auf dem Weg bleibt viel Zeit auf der Strecke

Ob ins Büro, zum Kunden oder nach Hause: Einen erheblichen Teil unserer Zeit verbringen wir gezwungenermaßen auf dem Weg von A nach B. Hinzu kommt, dass wir uns of nach jedem Ortswechsel neu in bestimmte Tätigkeiten hineinfinden müssen - ganz abgesehen von der Neu- bzw. Umorganisation unserer Arbeitsplätze.

2. Ständig will einer was - Interaktion mit anderen

"Störungen" jeglicher Art scheinen uns ständig genau dann dazwischen zu funken, wenn's gerade am ungünstigsten ist. Sätze wie "Könnten Sie noch schnell dies...?" oder "Macht's Ihnen was aus, kurz das...?" können wir dann schnell nicht mehr hören.

Und spätestens wenn wir die vermeintliche Kleinigkeit schnell erledigen, läuft uns die Uhr aus der Unruh.

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3. Es ist nie genug oder fertig - Rastlosigkeit

Und auch nach dem längsten Kundentermin oder Arbeitstag müssen noch Rechnungen geschrieben, Angebote nachgefasst und Prozesse dokumentiert werden. Auch Blog und Social Media pflegen sich nicht von selbst.

Also tun wir das einzig mögliche: Wir versuchen, noch möglichst viel abzuarbeiten, denn was weg ist, ist ja schließlich weg.

4. Alles hat oberste Priorität - Falsche Priorisierung

Dabei geht's in erster Linie darum, alles so schnell wie möglich zu erledigen - die Wichtigkeit bleibt auf der Strecke, weil man ja ohnehin sämtliche Baustellen irgendwann einmal fertig haben muss.

Und von einer lausigen E-Mail kann eben doch genauso viel abhängen wie von der termingerechten Abnahme eines ganzen Projekts.

5. Der Teufel sitzt im Detail - Sich in Kleinigkeiten verlieren

Wir arbeiten mit Liebe zum Detail: Schließlich hat man ja das Glück, das tun zu dürfen, was man liebt, oder? Den einen erfüllt ein ordentlicher Code, die andere freut sich über den perfekten Newsletter und wieder ein anderer über das Gefühl, jemanden beim Coaching wirklich weitergeholfen zu haben.

Da wird Zeit gleich noch viel relativer als sonst - und am Ende fehlt sie uns! Und zwar oft genau dann, wenn etwas Dringendes ansteht, was wir noch dazu vielleicht nicht so gerne tun. Im Detail sitzt eben auch der Teufel, und der dreht gern mal an der Uhr!

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Gib' den Monstern auf die Mütze - Analyse von Störungen

Gleich vorweg: Es geht nicht darum, jemandem oder etwas die Schuld daran zuzuschieben, dass du abgelenkt wirst! Oft sind wir selbst ja nicht unerheblich an unseren Störungen beteiligt. Ein Blick auf die Störungen in deiner Arbeitsumgebung zeigt dir auf jeden Fall:

  • selbst (mit) erzeugte interne Störfaktoren (Müdigkeit, Unlust, Redseligkeit)
  • selbst (mit) erzeugte externe Störfaktoren (Unordnung, fehlendes Know-How, Langsamkeit)
  • Störfaktoren durch Mitmenschen (E-Mails, Kollegen, Besucher)
  • Störfaktoren durch Umgebung (Geräuschpegel, Luft, Temperatur, Gerüche, Kleidung)

Was auch immer dich stört: Es kostet dich unter dem Strich weniger Zeit, dir einmal systematisch Gedanken über Störungen am Arbeitsplatz zu machen, als du durch konstantes Weiterwurschteln verlierst! Stelle dir einfach folgende Fragen:

  1. Was stört mich?
  2. Wie stark stört's mich? (z.B. von 1 bis 10)
  3. Was kann ich ändern und welche Möglichkeiten habe ich?
  4. Wie kann ich mich künftig dagegen rüsten?
  5. Wie kann ich notfalls ausweichen?

Und dann tu', was nötig und möglich ist!

Und ihr so?

Welche Uhrzeitmonster machen euch das Leben und den Arbeitsalltag schwer? Und was frisst euch die größten Löcher in den Zeitplan? Verratet's uns!

(Einzelbildnachweise: Zeit_Monster, clock_monster, time_monstermonster_dream © shutterstock.com)