Wissensmanagement: Was tun, wenn plötzlich ein Mitarbeiter ausfällt? (Teil I)

Veröffentlicht am 15. Oktober 2014 in der Kategorie Management & People Skills von

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Wissensmanagement: Was tun, wenn plötzlich ein Mitarbeiter ausfällt? (Teil 1)
Innovationsgeist, schneller lernen als der Wettbewerb und diese Erkenntnisse besser umsetzen – das sind die Erfolgshebel für Unternehmen, um am Markt langfristig bestehen zu können. Daher ist das unternehmensspezifische Wissen der Mitarbeiter für die meisten Firmen von unschätzbarem Wert und ihr wertvollstes Kapital. Häufig geht allerdings gerade dieses Know-how in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen verloren. Es fehlen Methoden und Strategien, um dieses Wissen zu sichern, sinnvoll aufzubereiten und alltagspraktikabel weiterzugeben.

"Es war eine Situation, mit der niemand gerechnet hatte!"

Von heute auf morgen fiel der Produktionsleiter eines kleineren Industriebetriebs krankheitsbedingt aus – für mehrere Monate. Seit über 30 Jahren war Helmut Gerstel in der Firma tätig; erst als Auszubildender zum Kunststoff-Formgeber, später machte er seinen Meister und war nun seit acht Jahren mit der Leitung der Produktion betraut. Zu seinem Bereich gehörten nicht nur die typischen Führungsaufgaben, sondern auch Kostenkalkulation, Ressourceneinsatz, Controlling, Terminplanung oder Abstimmung mit Kunden sowie der Logistik- und Vertriebsabteilung. Aufgaben, die andere Mitarbeiter nur teilweise übernehmen bzw. kompensieren konnten. Es war ein Ausfall, der die Firma vor ernsthafte Probleme stellte.

So wichtig ist ein Wissenssystem für Ihr Unternehmen!

Verlassen Schlüsselmitarbeiter das Unternehmen, ohne ihr Wissen an den Nachfolger weitergegeben zu haben oder fallen kurzfristig aufgrund von Krankheit aus, schadet dies dem Unternehmen: Wichtige Projekte geraten ins Stocken, Prozesse können nicht reibungslos weitergeführt werden, interne und externe Kontakte erkalten. Deshalb ist es für Unternehmen von entscheidendem Vorteil, das implizite Wissen von Fach- und Führungskräften zu erhalten; also die Erfahrung, die in den Köpfen der Mitarbeiter und somit nicht ohne weiteres abrufbar ist.

Dazu braucht es die bewusste Entscheidung der Geschäftsleitung, ein Wissenssystem aufzubauen. Es müssen Budgets und Ressourcen zur Verfügung stehen, sodass beteiligte Mitarbeiter auch im Tagesgeschäft Zeit haben, diese Aufgabe zu erfüllen. Allen im Unternehmen muss von Anfang an klar sein: Die Einführung und Umsetzung eines Wissensmanagementsystems ist ein dauerhafter Prozess, der besonders zu Beginn viel Zeit und Ausdauer kostet.

Einfache, individuelle Methoden zur Wissensspeicherung

Anders als häufig gedacht, ist Wissensspeicherung und -vermittlung nichts, was nur größeren Mittelständlern und Konzernen vorbehalten ist. Beim Wissensmanagement geht es darum, das Expertenwissen des Einzelnen mit dem Wissen anderer zu verknüpfen. Dazu braucht es keine komplexen Datenbanken, Wissenslandkarten oder teure Software. Ziel eines systematischen Wissensmanagements für kleinere Industriebetriebe bzw. inhabergeführte Unternehmen sind individuelle, einfach anwendbare Methoden, mit denen Wissen erhalten und weiterentwickelt werden kann.

So sieht das richtige System aus!

  1. Wissensmanagement muss unkompliziert in der Umsetzung sein – für Geschäftsführung und Mitarbeiter.
  2. Es muss leicht ins Tagesgeschäft integrierbar sein.
  3. Es sollte von der Belegschaft als selbstverständlich angenommen und wie alle Abläufe bzw. Vorgänge im Unternehmen verinnerlicht werden.

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Wie Sie sich in 3 Schritten ein perfektes Wissensmanagementsystem erarbeiten, lesen Sie im Artikel "Wissensmanagement: So ersetzen Sie Ihren besten Mitarbeiter in nur 3 Schritten (Teil II)".