Erfolgreiche Unternehmer (Teil II): Effektiv delegieren

Veröffentlicht am 2. September 2014 in der Kategorie Management & People Skills von

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Als starker Chef die Kunst der Selbstreflexion verstehen!Der erste Teil der Serie beschäftigte sich mit einem Zeitmanagement für Unternehmer, das sich an typischen Aufgaben dieser Rolle orientierte: Jede Veränderung beginnt mit einem Ziel und dem Messen der Zielerreichung. Vielleicht haben Sie ja bereits erste Erfolgsergebnisse verzeichnet und leisten mehr Unternehmerarbeit als noch vor ein paar Wochen. Falls nicht, sollten Sie die erste Phase erst abschließen, bevor Sie sich an die zweite Stufe wagen.

Der nächste Schritt bei einer Veränderung ist, ganz simpel, Platz für das Neue zu schaffen. Wie sieht Ihre Tätigkeitsliste nach dem Verschieben Ihrer Aktivität zu mehr Unternehmerarbeit aus?

Überflüssige Angewohnheiten streichen - So geht's!

In Ihrer Liste wird sich einiges finden, das dort nicht hingehört: etwa fünf Mal am Tag das Internet nach News zu durchforsten oder alle paar Minuten die Mails zu checken. Klopfen Sie Ihre Liste auf folgende Kernfrage hin ab:

Welche der aufgezeichneten Tätigkeiten bieten Ihren Kunden (nicht Ihnen) weder direkt noch indirekt einen Nutzen?

Ein direkter Nutzen ist beispielsweise,

  • für den Kunden etwas zu produzieren,
  • einen Service zu erbringen,
  • ihm eine Frage zu beantworten oder
  • ein Angebot zu schreiben.

Ein indirekter Nutzen liegt vielleicht darin, einem Mitarbeiter etwas zu erklären, mit dem er zukünftig dem Kunden mehr bieten kann.

Zeit effektiv und richtig nutzen: Das sind die größten Fehler!

Bei den meisten KMU kommen auf gut geführten Listen ganz locker 25-80 Stunden pro Monat zusammen – davon viele, die völlig überflüssig sind. Trotzdem werden sie gemacht und das aus emotionalen Gründen, wie die Neurowissenschaft zeigt. Weil wir uns aber mit diesen Tätigkeiten ein emotionales Bedürfnis erfüllen, funktioniert deren einfaches Weglassen meist nur bei Menschen mit einer fast schon übermenschlichen Disziplin.

Hier möchte ich ganz bewusst persönlich werden und ein eigenes Beispiel schildern:

Lange Zeit habe ich mehrmals täglich auf n-tv.de ca. drei bis zehn Nachrichten gelesen. So kam ich locker auf 15 bis 50 Nachrichten pro Tag und habe 10 bis 20 Stunden je Monat dabei verschwendet. Aber warum? Immer, wenn ich feststeckte, wenn mich Negatives nervte, ich mich zu etwas nicht aufraffen konnte oder wenn ich schlicht zu müde war, trödelte ich herum. Das Gemeinsame dabei: Unmittelbar vor der Ablenkung befand ich mich in einem bescheidenen Energiezustand.

Mit meinem damaligen Coach fand ich eine Reihe von Maßnahmen, die meine Energie erhöhten. Das begann bei tiefem Durchatmen an der frischen Luft und ging bis zum Anhören eines Songs, bei dem ich nicht mehr stillsitzen konnte. Pro Tag kostete das etwa eine viertel bis halbe Stunde, brachte aber viel mehr Spaß als stereotyp im Netz zu surfen. Mein Nettogewinn lautete: 15 bis 30 Minuten mehr Effektivität an jedem einzelnen Unternehmertag.

Das ist natürlich nur ein Beispiel. Jeder mag eigene Motive haben, um solche Null-Arbeiten zu machen. Finden Sie Ihre und seien Sie kreativ dabei, sie zu entzaubern.

Delegieren, aber richtig! Wie übergibt man wichtige Dinge?

Nach diesem ersten Abspecken wird die Liste immer noch vieles enthalten, das ein Unternehmer nicht (mehr) selbst tun sollte. Das betrifft alle Aufgaben, die in den Arbeitsbereich der Fachkräfte (siehe Teil eins) fallen. Wenn diese wegdelegiert sind, verschlanken wir die Liste weiter, indem wir alle Management-Tätigkeiten an die geeigneten Mitarbeiter übergeben.

1. Praxis-Tipp: Beantworten Sie diese zwei Fragen!

1. Welche drei Fachkraft- bzw. Manageraufgaben brauchen am meisten Zeit?

2. Welche drei hoch motivierten Mitarbeiter haben eine ähnliche Einstellung wie Sie?

Hier kommen manchmal die ersten Einwände: Ich habe nicht genug Mitarbeiter oder zumindest keine, die hoch motiviert sind. Falls das stimmt, engagieren Sie externe Dienstleister. Viele Unternehmer etwa erledigen sogar ihre Buchhaltung noch selbst. Gerne und gut aber machen es die wenigsten. Um es klar zu sagen: Das ist völlig absurd.

Andere Unternehmer spielen Assistent und gehen bei jedem Klingeln selbst ans Telefon. Das kostet immens Zeit, die viel produktiver genutzt werden kann. Wer noch keinen Bedarf für eine Vollzeitkraft hat, beauftragt für kleines Geld einen Bürodienstleister damit. Eine ehrliche Analyse fördert IMMER Tätigkeiten zutage, die abgegeben werden können.

2. Praxis-Tipp: Wer kann's besser?

Nun zur nächsten Frage – und wieder schriftlich zu beantworten:

3. Welche dieser drei Aufgaben kann am einfachsten und schnellsten von welchem dieser drei Mitarbeiter (oder Dienstleister) übernommen werden?

Betonung auf: am einfachsten und schnellsten! Hierbei geht es noch nicht um möglichst komplexe Aufgaben, sondern um Zeitfresser, die schnelle Erfolge gewährleisten, weil sie wiederholt ausgeführt werden. Die gewonnene Dynamik erlaubt, später auch die schwierigeren Schritte anzugehen.

Auch hier quälen vermutlich wieder Einwände:

  • Niemand kann das so gut wie ich.
  • Der Kunde will nur mit mir reden.
  • Ich kann das nicht bezahlen.

Diese Gedanken können überaus hartnäckig sein, aber die vierte Frage löst den Knoten im Kopf:

4. Was müsste gegeben sein, damit es ginge?

Und schon drängen sich die Antworten auf:

  • Der Mitarbeiter müsste qualifiziert werden.
  • Ich muss kommunizieren, dass ein Mitarbeiter diese Aufgaben übernimmt und dass ich noch für eine Übergangszeit als Ansprechpartner zur Verfügung stehe.
  • usw.

Erfolgreiche Unternehmer (Teil II): Effektiv delegieren3. Praxis-Tipp: Delegieren Sie JETZT!

Auch hier gilt: Seien Sie konsequent und kreativ. Sammeln Sie alles, was Sie tun können, um diese Aufgabe zu übergeben. Und dann delegieren Sie! Heute! Trotz Bauchschmerzen!

Bauchschmerzen gehören zu Veränderungen dazu. Oder haben Sie sich jede Sekunde schmerzfrei und sicher gefühlt, als Sie Ihr Unternehmen gegründet haben?

  1. Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter alles, das er zur Übernahme der Aufgabe benötigt.
  2. Fragen Sie, welche Unterstützung sie oder er von Ihnen braucht.
  3. Klären Sie, wann und in welcher Form kontrolliert wird und welche Ergebnisse gefordert werden.

Wenn Kontrolle die Folge einer gemeinsamen Vereinbarung ist, fällt sie emotional leichter.

Nicht vergessen: Termine & Planung dokumentieren

Zu guter Letzt: Halten Sie das Vereinbarte schriftlich fest – auch die Dauer der Übergangsphase. Wenn diese zum Beispiel sechs Wochen beträgt, setzen Sie einen Termin. Wenn nach sechs Wochen alles reibungslos läuft, übergeben Sie die nächste Aufgabe und halten sich wieder an diese Hinweise.

Zögern Sie im eigenen Interesse nicht und beginnen Sie schon heute. Die 72-Stunden-Regel besagt: Alles, was wir nicht innerhalb von 72 Stunden beginnen, wird nur noch mit einer Wahrscheinlichkeit von einem Prozent umgesetzt. Lassen Sie es nicht soweit kommen.

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