Kundenempfang im Büro: So machen Sie einen guten ersten Eindruck!

Veröffentlicht am 12. August 2014 in der Kategorie Management & People Skills von

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Kundenempfang im Büro: So machen Sie einen guten ersten Eindruck!Neben dem passenden Anzug mit der möglichst perfekt sitzenden Krawatte oder dem stilsicheren Rock zählen weit mehr "sympathische" Eindrücke bei einem Kundenempfang im Büro: Sowohl das Ambiente als auch Verköstigungen kulinarischer Natur wollen wohl überlegt sein und den gewünschten Erfolg mit dem Kunden maßgeblich unterstützen.

Essen und Getränke runden den ersten Eindruck ab

Sowohl Freiberufler als auch Angestellte sollten ihre Gäste bewirten und ein möglichst großes Essens- und Getränkeangebot bereitstellen. Grundsätzlich sollte der Gast so behandelt werden, wie man es auf einem externen Termin selbst vom jeweiligen Gastgeber erwartet. Es sollte in jedem Fall eine professionelle Kaffeemaschine zur Verfügung stehen, da sich insbesondere die Qualität beziehungsweise der Geschmack dieses beliebten Heißgetränks positiv auf den ersten Eindruck des Kunden auswirkt. Bei vielen Unternehmen kann man solche Kaffeemaschinen inklusive Wartung anmieten. Für die Teetrinker empfiehlt es sich ergänzend dazu einen Wasserkocher und diversen Teesorten bereit zu halten. Bei einem längeren Meeting geben kleine, leichte Snacks zusätzliche Pluspunkte.

Die passende Räumlichkeit unterstreicht das Treffen

Spezielle Meetingräume sind für den Kundenempfang geradezu prädestiniert. Neben eleganten Leuchtkörpern an der Decke lockern schöne,  im Raum verteilte Pflanzen, die Atmosphäre auf und zeugen von Kreativität. Ergänzend dazu bieten sich zum Unternehmen passende Bilder an. Hierbei kann die Auswahl von bildlich dargestellten Zitaten bis hin zu Abbildungen vom Unternehmen selbst reichen. In Sachen Komfort helfen für den Kunden leicht zugängliche Netzwerkanschlüsse, sodass ein Zugang zum Internet sowie zu Online-Datenspeichern ermöglicht werden kann. Wahlweise kann ein Beamer an der Decke angebracht sein oder je nach Bedarf für eine Präsentation aufgebaut werden. Ein solches Gerät verleiht dem gesamten Treffen einen professionell wirkenden Eindruck und ist gleichzeitig überaus nützlich.

Tabus bei einem Kundenempfang im Büro

Während eines wichtigen Gesprächs mit dem Kunden oder dem Geschäftspartner sollte das Mobiltelefon auf stumm geschalten oder ganz ausgemacht werden. Darüber hinaus darf das eigene Sakko erst ausgezogen werden, wenn der Gastgeber oder der Ranghöchste einer Gesprächsrunde dies bereits getan hat. Hier lauert eine Gefahr, die gerne übersehen wird. Im Zweifelsfall ist durchhalten und schwitzen angesagt. Kurz vor dem Beginn eines Termins gebietet es die Höflichkeit, einen Gast am Empfang abzuholen oder diesen wenigstens persönlich zu empfangen. In diesem Zusammenhang wird nach der Beendigung eines Treffens der Gast nicht vor dem eigenen Büro, sondern an der Tür mit den besten Wünschen für die Heimreise verabschiedet.

Ein kleiner Leitfaden

Um beim ersten Eindruck bzw. beim Kundenempfang im Büro punkten zu können, bedarf es lediglich eines kleinen Leitfadens, der zur Orientierung dienen soll. Folgende Punkte könnten hilfreich sein:

  • Wie kommen Kollegen bzw. Mitarbeiter "rüber"?
  • Passt die getragene Kleidung zum Kunden/Anlass?
  • Welche Funktion/Position begleitet der Kunde?
  • Sind die Räumlichkeiten für den Empfang vorbereitet und ggf. verfügbar?
  • Welche Informationsquellen werden beim Treffen eventuell benötigt?
  • Wo könnten potentielle Stolpersteine lauern?

Wer sich in diesen Empfehlungen wiederfinden kann, kann sich auf ein erfolgreich geführtes Gespräch mit gutem Ausgang freuen. Findet das Meeting in Form einer Videokonferenz statt, gilt es ähnliche Regeln zu beachten.