Organisation der Prozesse in kleinen Unternehmen

Veröffentlicht am 18. Dezember 2012 in der Kategorie Management & People Skills von

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Organisation der Prozesse in kleinen UnternehmenKlein, aber fein durchorganisiert? Sicher doch! Auch für kleine Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern lohnt es sich, den internen Abläufen, sprich den Unternehmensprozessen die angemessene Aufmerksamkeit zu widmen. Zielsetzung: noch besser, schneller, motivierter und kundenorientierter arbeiten!

Die Geschäftsprozesse, also die für die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens direkt oder indirekt relevanten Abläufe von Aktivitäten, bilden das Rückgrat der gesamten Leistungserbringung. Eine hohe Qualität der Leistung und auch die Reproduzierbarkeit dieser Qualität hängt maßgeblich davon ab, welche Prozesse die organisatorische „Produktionsstraße“ definieren.

Natürlich muss der kleine Handwerksbetrieb, die Medienagentur oder das Ingenieurbüro keine riesige Prozesslandschaft aufstellen oder Prozesse bis ins letzte Detail definieren und deren Einhaltung überwachen. Stattdessen sollten nur die relevantesten Abläufe und Eckpunkte der Arbeit identifiziert, festgehalten und umgesetzt werden.

Interne Organisation ist unverzichtbar

Kleine Unternehmen sind oft zurückhaltend damit, Zeit – wertvolle Arbeitszeit! – in interne Organisation zu investieren. Selbstverständlich ist es nachvollziehbar, dass die wichtigste Ressource, der Mitarbeiter, möglichst zielorientiert, sprich: Umsatz erzeugend, eingesetzt werden soll. Auf der anderen Seite: würden Sie Personalrekrutierung, Buchführung oder Werbung einstellen, um die Mitarbeiter stattdessen im Kerngeschäft einzusetzen? Natürlich nicht – das wäre ja zu kurz gedacht, oder?

Was also hebt die Beschäftigung mit Prozessen und Qualität in den illustren Kreis der mittel- und langfristig unverzichtbaren Tätigkeiten? Hier ein paar Denkanstöße:

  1.  Stärken nutzen: Gerade in einem Unternehmen von überschaubarer Größe ist der Aufwand dafür, die relevanten Abläufe zu beschreiben, zu überprüfen und weiterzuentwickeln noch gering, der Effekt – vor allem durch frei werdende Kapazitäten – aber besonders groß und wertvoll. Kurze Kommunikationswege und eine enge Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern sind der ideale Nährboden für neue Ideen und Wege. Der gelebte Prozessgedanke gibt den Mitarbeitern Raum, ihre eigenen Verbesserungsvorschläge zu äußern und umzusetzen.
  2. Motivation: Prozesse sind ein wichtiges Werkzeug für Ihre Mitarbeiter. Reibungslose Abläufe halten den Rücken frei, um sich auf das Wesentliche, Kreative, Interessante der Arbeit zu konzentrieren.
  3. Zukunftsfähigkeit: Wer von Anfang an in eine gute Unternehmensstruktur mit schlanken, effizienten Prozessen investiert, legt den Grundstock für ein gesundes Wachstum – ohne den weit verbreiteten Wildwuchs. Eine fehlende Organisation rächt sich oft erst nach einigen Jahren – dann ist die Korrektur aber schwierig.
  4. Wettbewerbsvorteile: Gute Prozesse sind auch für Ihre Kunden sichtbar. Sei es in Form kurzer Bearbeitungszeiten, hoher Leistungs- oder Produktqualität oder professionellen Umgangs mit Reklamationen. Alles Punkte, an denen Sie sich positiv von Ihren Wettbewerbern abheben können.
  5. Zertifizierung: Auch die Zertifizierung des Unternehmens kann Wettbewerbsvorteile bieten. Sind die Prozesse einmal dokumentiert und umgesetzt, ist es nicht mehr weit zur Zertifizierung nach der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001. Aber auch die Zertifizierung nach anderen Normen, z.B. ISO 14001 (Umweltmanagement), basiert auf dokumentierten Prozessen.

Der Prozessgedanke eröffnet also auch in kleinen Unternehmen große Potentiale. Nur wie etabliert man ihn richtig?

Zielgerichtet arbeiten

Um erstmalig einen Überblick über die Prozesse des Unternehmens zu bekommen, bietet sich die Aufstellung einer Prozesslandkarte an, in der alle Prozesse – Kernprozesse, sprich die wertschöpfenden, direkt kundenbezogenen Prozesse, ebenso wie Unterstützungsprozesse (z.B. Abrechnung, Einkauf) und Managementprozesse (z.B. Finanzplanung) – aufgeführt sind. Die genauere Beschäftigung sollte dann mit denjenigen Prozessen erfolgen, die entweder besonders wichtig sind (Kernprozesse), oder bei denen es bekannterweise immer wieder zu Schwierigkeiten kommt. Der dargestellte Zyklus zeigt das empfohlene Vorgehen zur Erfassung und kontinuierlichen Weiterentwicklung:

Prozessmanagement

In welcher Form die Prozesse dokumentiert werden, steht Ihnen völlig frei. Die grafische Darstellung in Form von Ablaufdiagrammen u.ä. hat aber den unschätzbaren Vorteil, dass der Ablauf auf einen Blick für den Leser nachvollziehbar und verständlich wird. In jedem Fall sollten die Prozesse gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeitern aufgestellt und dann möglichst einfach, klar und eindeutig beschrieben werden. Nutzen Sie die Gelegenheit dieser Gespräche, um zusammen mit den Mitarbeitern bereits die ersten Ideen für Verbesserungen zu sammeln.

Unbedingt sollten Sie mit dem Status Quo beginnen: wie wird heute gearbeitet? Denn nur mit einer realistischen Sicht auf die heutigen Abläufe kann Veränderungsbedarf erkannt und können sinnvolle Änderungen erarbeitet und umgesetzt werden.

(Bild: © aldegonde le compte - fotolia.de)