Als Fahrtenbuch wird ein Dokument bezeichnet, in dem die Fahrten mit einem Kfz mit der dazugehörigen zurückgelegten Strecke und dem jeweiligen Anlass aufgezeichnet werden. Der Grund für die Führung eines Fahrtenbuchs liegt meist bei steuerlichen Aspekten.
Grundsätzlich nutzen Betriebe Fahrtenbücher in Verbindung mit dem Gebrauch eines Firmenwagens. Gilt es die Kosten für Fahrten, die aufgrund von beruflichen Notwendigkeiten – etwa die Fahrt zur Arbeit oder zu Geschäftstreffen – anfallen, beim Finanzamt geltend zu machen, kann zwischen zwei Möglichkeiten gewählt werden. Der Ein-Prozent-Regelung und der Führung eines Fahrtenbuchs.
Mit diesen muss sich der Nutzer des Fahrzeugs allerdings nur auseinandersetzen, wenn mehr als die Hälfte der Fahrten beruflicher Natur sind. In diesem Fall werden die Kosten für das Fahrzeug zu den Betriebsausgaben gezählt.
Wird das Fahrzeug hauptsächlich privat genutzt, wird es als Betriebseinnahme und geldwerter Vorteil versteuert.
Ein-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch im Überblick
1. Ein-Prozent-Regelung
- Diese Regelung besagt, dass ein Prozent des Bruttolistenneupreises des Fahrzeuges monatlich als Wert angesetzt wird, den Selbstständige als Betriebseinnahme versteuern müssen.
- Der Vorteil zum Fahrtenbuch besteht darin, dass die Regelung deutlich unkomplizierter in der Handhabung ist.
- Es entstehen jedoch zusätzliche Kosten, da das Finanzamt pauschal einen Wert voraussetzt, der nicht mit den tatsächlich anfallenden Fahrtkosten übereinstimmen muss.
2. Führung eines Fahrtenbuches
Einen Überblick über die Grundregeln, die du bei der Führung eines solchen beachten solltest, findest du hier. Grundsätzlich ist anzumerken, dass der jeweilige Fahrzeughalter ein Fahrtenbuch nur führen muss, wenn der Firmenwagen auch für private Zwecke genutzt wird. Kann also zweifelsfrei nachgewiesen werden, dass der Wagen ausschließlich im beruflichen Rahmen verwendet wird – was sich oft als schwierig erweist– kann das Thema ausgeblendet werden.
Anhand des Fahrtenbuches kann das Finanzamt kontrollieren, wie oft das Auto betrieblich und wie oft es privat genutzt wurde. Nur die betriebliche Nutzung wird als Betriebsausgabe erfasst. Privatfahrten werden demnach besteuert, rein berufliche nicht – dies machen sich Firmen zunutze.
Das Buch muss folgende Daten enthalten:
- Datum der Fahrt
- Ort (Start, Ziel)
- Kilometerstand (bei Start und bei Erreichung des Ziels)
- Insgesamt gefahrene Kilometer
- Route (von wo nach wo)
- Zweck
- Privatfahrten werden als solche ausgezeichnet
Ein-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch im Vergleich
Vor der Entscheidung für eine der beiden Möglichkeiten, ist es zunächst sinnvoll Kosten und Nutzen zur vergleichen.
- Je seltener ein betriebliches Fahrzeug privat genutzt, desto ungünstiger wirkt sich die Ein-Prozent-Regelung aus, denn entsprechend viele Fahrten könnten direkt von der Steuer abgesetzt werden.
- Auch das Alter des Wagens spielt in diesem Zusammenhang eine Rolle. Ist der Firmenwagen ein älteres Fahrzeugmodell, erweist sich die Ein-Prozent-Regelung ebenfalls als ungünstig, da das Finanzamt ein Prozent vom Neupreis des Fahrzeugs versteuert. Wird das Fahrzeug gebraucht erworben, bezieht das Finanzamt die Regelung trotzdem auf den Neupreis.
- Die Ein-Prozent-Regelung spart jedoch Kosten gegenüber einem Fahrtenbuch ein, da Letzteres entsprechend der Vorgaben geführt und überprüft werden muss.
Welche Regelung für dich selbst lohnenswerter ist, hängt demnach von deinem individuellen Nutzerverhalten ab.
Beispielrechnung
Du fährst mit deinem Wagen jährlich 30.000 Kilometer. Davon entfallen 12.000 Kilometer auf private Fahrten (entspricht 40 Prozent). Der Neuwagenpreis des Fahrzeugs beträgt 30.000 Euro und du wohnst etwa 15 Kilometer vom Arbeitsplatz entfernt. Pauschal werden monatlich 0,03 Prozent vom Bruttopreis angesetzt. Der berechnete Lohnsteuersatz beträgt 35 Prozent.
Ein-Prozent-Regelung:
- Prozentregelung auf Neuwagen: 300 Euro pro Monat (1 Prozent des Neuwagenwertes) entsprechen 3.600 Euro pro Jahr.
- Arbeitsweg: 30.000 x 0,03% x 15km = 135 Euro
- Jährliche Fahrtkosten: 12 x 135 Euro = 1.620 Euro
- 1.620 Euro + 3.600 Euro = 5220 Euro
- Zu zahlende Lohnsteuer beträgt bei 35 Prozent: 1.827 Euro
Fahrtenbuch:
- Abschreibung des Fahrzeugs auf sechs Jahre: 5.000 Euro
- Benzinkosten, Versicherung und Wartung pro Jahr: 4.500 Euro
- 5000 Euro + 4.500 Euro = 9.500 Euro
- Ein Privatanteil von 40 Prozent: 3.800 Euro
- Zu zahlende Lohnsteuer beträgt bei 35 Prozent: 1.330 Euro
In diesem Falle würden durch das Führen eines Fahrtenbuches knapp 500 Euro im Jahr an Kosten eingespart werden.
