Social Collaboration: Die Zukunft des Informationsmanagements

Veröffentlicht am 31. Oktober 2016 in der Kategorie IT & Technik von

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Social Collaboration: Die Zukunft des InformationsmanagementsImmer mehr Unternehmen erkennen die Zeichen der Zeit: Sie setzen auf digitale DMS- oder ECM-Lösungen und erreichen dadurch ein effizientes Management von Dokumenten und Informationen. Doch steigert die fortschreitende Digitalisierung auch die Bedeutung moderner Kommunikationsformen wie Chats, Instant Messaging oder Microblogs im Rahmen der internen und externen Zusammenarbeit in Unternehmen. Innovative Enterprise-Information-Management-Systeme (EIM) greifen genau diese Entwicklung auf.

Unser privates Kommunikationsverhalten ist längst weitreichend digitalisiert: Wir speichern Daten in der Cloud, tauschen Links in sozialen Netzwerken und halten über Messaging-Dienste Kontakt mit Freunden. Die Adaption moderner Kommunikationsmechanismen bietet auch im Geschäftsalltag viele Potenziale für Prozessoptimierung. In Zeiten immer stärker globalisierter Wirtschaftszusammenhänge kann die direkte, abteilungs- und standortübergreifende Vernetzung von Projektteams oder Experten unterschiedlicher Fachabteilungen auf Basis moderner Kommunikationstechnologien ein entscheidendes Erfolgskriterium sein.

Doch ist eine effektive Social Collaboration in den meisten Unternehmen nach wie vor nicht mehr als eine Wunschvorstellung. Der Grund: Die Verfügbarkeit prozessrelevanter Informationen ist unzureichend.

Kollaboration mit ECM verzahnen

Viele Anbieter von Enterprise-Content-Management- (ECM) oder Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) haben in den letzten Jahren mit der Integration kollaborativer Features in ihre Lösungen auf diese Entwicklungen reagiert. Alternative Kommunikationsformen wie Microblogs, Social Intranet, Chat- und Kommentarfunktionen oder ganzheitliche Unified-Communications-Plattformen haben Einzug in die interne Kommunikation von Unternehmen erhalten.

Ein zentrales Problem dabei: Passende Lösungen, welche die für effektive Social Collaboration notwendigen Funktionalitäten mit denen des etablierten ECM-Systems verbinden, sind bislang noch nicht in zufriedenstellender Form verfügbar.

Mediengrenzen, beispielsweise zwischen E-Mails, DMS-Workflows und Collaboration Tools bestehen nach wie vor. Die benötigten Daten sind dadurch oftmals nicht oder nur bedingt unter eigener Kontrolle, zudem fehlt die gezielte Verknüpfung mit den Geschäftsprozessen. So bleibt im Regelfall trotz vorhandener Plattformen und Tools die E-Mail der favorisierte Kommunikationskanal. Dieses stößt jedoch dann an seine Grenzen, wenn eine größere Gruppe von Mitarbeitern Einfluss auf einen Prozess nehmen soll – ein Problem, mit dem sich die Softwarehersteller nach wie vor intensiv auseinandersetzen.

EIM: Informationsmanagement von morgen

Die Konsequenz ist der Trend eines flexibilisierten Informationsmanagements, das immer häufiger unter dem Akronym EIM (Enterprise Information Management) zusammengefasst wird. Dieses Konzept der universellen Datendrehscheibe greift Funktionen aus den Vorstufen des DMS und ECM auf und erweitert sie zielgerichtet. Somit eröffnen sich den Beteiligten neue Möglichkeiten: Sie können entlang der gesamten Wertschöpfungskette themen- und prozessbezogen kommunizieren – intern und extern.

Die ganzheitlichen Prozesse eines Unternehmens rücken bei dieser Form des Informationsmanagements stärker in den Fokus. Es gilt, alle digitalen Informationsquellen eines Unternehmens schlagwort- oder themenbezogen anzusteuern und Inhalte für die weitere Nutzung bereitstellen zu können. Dies muss ungeachtet von Dateiformaten und Speicherorten möglich sein.

Die Balance zwischen Sicherheit & Transparenz

Damit die Umsetzung derartiger Informations- und Kommunikationsprozesse gelingt, muss jedoch eine entscheidende Hürde genommen werden: Das effektive und sichere Management der Berechtigungen muss in einem angemessenen Verhältnis zu der bei Social Collaboration essenziellen Transparenz und Offenheit stehen.

Entsprechende auf dem Markt zur Verfügung stehende Informationsplattformen bieten Anwendern beispielsweise dynamische Teamspaces, die es Mitarbeitern einer Projektgruppe ermöglichen, bestimmte Ordner frei zu benutzen, während andere Kollegen diese aber nicht einsehen können. Anwender können selbständig dynamische Gruppenordner erstellen und diese pflegen. Der zentrale Vorteil ist dabei, dass Dokumente innerhalb der Teamspaces auch temporär anderen Zugriffsberechtigungen unterliegen können.

Das gilt nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern bei Bedarf auch für Lieferanten oder Kooperationspartner. Das Beispiel zeigt: An den richtigen Stellen müssen Zäune eingezogen werden, ohne den Verkehr zu behindern. Nur dann kann eine effektive Social Collaboration im Unternehmen gelingen.

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