Enterprise Search: Informationensuche leicht gemacht

Veröffentlicht am 31. August 2015 in der Kategorie IT & Technik von

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Enterprise Search: Informationensuche leicht gemachtStellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Mitarbeiter der Verkaufsabteilung benötigt die Rechnung eines Kunden. Diese wurde von der Buchhaltungsabteilung schon verbucht und abgelegt. Leider weiß der Mitarbeiter nicht, wo diese Rechnung liegt und muss das Dokument deshalb im Fileshare, ECM-System oder in der Cloud suchen. Außerdem kommt hinzu, dass zusätzlich zu den gesuchten Informationen meist weitere Daten (wie beispielsweise Ansprechpartner oder Informationen zu früheren Bestellungen) benötigt werden. Da diese mit der ersten Suche nicht mitgeliefert werden, beginnt der ganze zeitraubende Suchprozess von Neuem.

Einfache Suche für viele Ergebnisse

Dieses Szenario gehört mithilfe von Enterprise Search der Vergangenheit an, denn solche Lösungen helfen beim effizienten Finden von Informationen. Gut 80 Prozent der Informationen liegen heute in Unternehmen verstreut in vielen unstrukturierten Datenquellen, oft völlig ungenutzt, denn jede Abteilung arbeitet oft isoliert und präferiert die eigenen Datenquellen.

Intelligente Enterprise Search Lösungen können hier tatkräftig unterstützen. Sie ermöglichen eine 360-Grad-Sicht auf die relevanten Informationen, indem sie die Informationen aus den angebundenen Datenquellen verstehen und verknüpfen. Führt man einen Suchvorgang aus, liefert sie übersichtlich und konsolidiert Fakten und relevante Informationen zurück, völlig losgelöst von typischen Grenzen der jeweiligen Datenquelle. Somit erhält der Suchende ein übersichtliches Ergebnis, mit dem sofort weitergearbeitet werden kann. Idealerweise ist die Suche vollkommen in die bevorzugte Anwendung integriert. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Der Mitarbeiter nutzt seine bevorzugte Umgebung, sucht nach einem Begriff und bekommt die Treffer aus allen Datenquellen mit einer Suchabfrage angezeigt. Erst wenn er mit den Ergebnissen weiterarbeiten will, wechselt er automatisch in die entsprechende Anwendung.

Das ist sinnvolles Wissensmanagement, das mit keinem zusätzlichen Wartungsaufwand auf bereits bestehende Anwendungen und Prozesse aufsetzt.

Applikationsgrenzen überwinden

Bricht man diese Funktionen auf unser Ausgangsszenario herunter, so kommt man zu folgendem Ergebnis: Der Mitarbeiter führt eine Suchabfrage in einem Verwaltungssystem, beispielsweise SAP, aus. Er erhält innerhalb kürzester Zeit die benötigte Rechnung und zusätzlich noch weitere Informationen aus allen anderen relevanten Quellen, wie zum Beispiel die Daten des Kunden, seine Bestellungen, seine Rechnungen und auch alle Dokumente zum Geschäftsfall. Somit erhält der Mitarbeiter neben seiner benötigten Information auch eine Rundum-Sicht, die sogenannte 360-Grad-Sicht, auf den Geschäftsfall und den dazugehörigen Kunden. Applikationsgrenzen werden damit überwunden.

Enterprise Search Systeme stellen die Informationen nicht nur übersichtlich zur Verfügung, sie berücksichtigen auch die Berechtigungen. So sehen nur jene Mitarbeiter die gesuchten Daten, die auch dazu legitimiert sind. Leistungsfähige Lösungen prüfen vor jedem Zugriff die Rechte, so werden auch kurzfristige Änderungen berücksichtigt.

Enterprise Search Lösungen sind heute vielseitig einsetzbar, sie verknüpfen Unternehmenswissen, zeigen Zusammenhänge auf und gehen über die simple Suche via Suchfeld hinaus.