Cloud oder Keller: Finden Sie Ihre Daten eigentlich noch wieder?

Wir diskutieren über den digitalen Wandel. Riesige Datenmengen liegen auf Rechnern und in der sogenannten „Cloud”. Unternehmen wenden viel Kapital für geeignete Mittel auf, Echtweltprozesse in die virtuelle Welt zu schaffen. Und die Realität? Nach wie vor existieren 70 bis 80 Prozent der für uns relevanten Informationen überhaupt nicht in elektronischer Form.

Diese Daten sind nicht einmal in einer Form vorhanden, dank der sie direkt verarbeitet werden könnten. Vielmehr stapeln sie sich in den Unternehmen als auf Papier gedruckte Information in Kisten und Kartons bis unter die Decke. Sie warten darauf, dass sie bei einem der anstehenden Scanvorgänge an die Reihe kommen. Was angesichts der Materialfülle allerdings meistens eher unwahrscheinlich ist.

Die Kiste im Keller, neben den Videos…

Solche Szenarien sollten im digitalen Zeitalter eigentlich passé sein? Von wegen! Es kommt noch besser! Selbst wenn solche Dokumente tatsächlich endlich irgendwann als Scan vorliegen, heißt dies nicht, dass diese nun elektronisch direkt verwertbar wären. Mit etwas Glück lassen sich etwa Texte zwar in einem weiteren Schritt über sogenannte OCR (Optical Character Recognition – Optische Zeichenerkennung) zumindest in systematisch verwertbare Daten transportieren. Damit sind sie aber noch lange nicht klar zugeordnet – und werden es wahrscheinlich auch nie sein.

Ein echtes Problem für viele Unternehmen. Denn die Informationen werden ja gebraucht. Doch bisher lautet die Antwort auf die Frage “Wo sind eigentlich meine Daten?” in den allermeisten Fällen weiterhin: “Höchstwahrscheinlich in einem Karton, in einem unserer Kellerräume!” In demselben Keller werden übrigens auch die zahlreichen Video- und Audioinformationen aufbewahrt, deren Inhalte in ihrer vorliegenden Form ebenfalls nicht zu erschließen, zu katalogisieren und auszuwerten sind.

Noch ein weiter Weg

Wir sind noch sehr weit entfernt von einer kontextsensiblen und universell anwendbaren Verarbeitung von Informationen mittels einer Maschine, die der menschlichen Informationsverarbeitung entspricht. Bis es soweit ist, werden weiter Daten in unfassbarer Menge entstanden sein. Viele Informationen werden niemals mehr verwertbar werden. Daher sollten sich Unternehmen jetzt um ein vernünftiges Datenmanagement kümmern. Damit sich nicht immer noch mehr nicht nutzbares Material ansammelt – und bevor ihnen die Aktenberge aus dem Keller buchstäblich über den Kopf wachsen.

Gibt es Lösungen?

“Dokumentenmanagementsysteme” lautet eine mögliche Lösung. Die entsprechenden Dienstleister verdienen gut daran, können jedoch die enorme Nachfrage gar nicht decken. Deswegen gibt es darüber hinaus aber auch noch eine Vielzahl von kleineren Anbietern, die diese Lösung als Zwischenhändler vertreiben oder Unterstützung bei der Implementierungsunterstützung anbieten.

Werden solche Systeme mit dem erforderlichen Aufwand eingesetzt, gibt es für die betreffenden Daten also Hoffnung: Irgendwann wird der Tag kommen, an dem aus Daten auf Papier Informationen und aus Formularen Kontext erzeugt wird.

(Bild: © aldegonde le compte – Fotolia.de)