Dokumente online verwalten: Die Cloud als Trend mit Zukunft!

Veröffentlicht am 15. Oktober 2012 in der Kategorie IT & Technik von

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Mit der Cloud Dokumente online verwaltenDer Begriff „Cloud“ und die damit verbundenen Möglichkeiten haben nicht nur die Branche der Informationstechnologie, sondern auch andere Unternehmen im vergangenen Jahr massiv beeinflusst: Wo beispielsweise Services und Software sonst als Produkt und mit benötigten Lizenzen komplett angeschafft werden mussten und so hohe Kosten entstanden sind, haben Cloud-Konzepte wie Storage-as-a-Service für eine günstige, sichere und vor allem flexible Alternative gesorgt. Der Trend, auf diesem Weg auch Unternehmensunterlagen zu verwalten, hat so ebenso an Fahrt aufgenommen. Die Cloud ist jedoch keine neue, erst seit kurzem existierende Entwicklung. Zahlreiche Unternehmen greifen schon seit geraumer Zeit über das Internet auf Anwendungen zu.

Die Vorteile der Cloud

Neu ist jedoch die rasante Zunahme der Nutzung und der Akzeptanz. Dies wurde unter anderem dadurch möglich, dass IT-Unternehmen am Abbau der Kundenhemmschwellen stetig gearbeitet und Wege gefunden haben, Dateien und Dokumente sicher in der Datenwolke verwalten zu können. So gewinnen auch die Vorteile einer Online-Plattform gegenüber bisher praktizierten Wegen wie E-Mails oder einem Versand von physischen Datenträgern per Post klar an Bedeutung. Gesteigerte Effizienz, praktikabler Umgang und hochsichere Umgebungen der Online-Plattformen ermöglichen es zum Beispiel Firmen mit mehreren Standorten sowie global agierenden Unternehmen, aktuelle Daten zwischen verteilten Niederlassungen sowie mit Kunden und Partnern sicher und zeitunabhängig auszutauschen. Auch kleinere Unternehmen, Vereine oder Verbände können profitieren.

So entstanden schon in den frühen 2000ern erste Online-Dokumentenmanagement-Plattformen für Business-Kunden. Zentrale Eckpunkte waren damals beispielsweise die Integration in Windows, ein Zeichnungsverwaltungs- und Berechtigungssystem und Funktionen wie das Sperren und Entsperren von Dokumenten.

Funktionen der Cloud

Heute sind die Funktionalitäten deutlich im Umfang gewachsen: Daten und Dokumente können ausgetauscht, gemeinsam bearbeitet und gespeichert werden, auch für Backups von Dateien oder ganzen Verzeichnissen wurde die Plattform optimiert. Ebenso ist ein Arbeiten im Offline-Modus möglich; ausgewählte Daten werden hierfür lokal verfügbar gemacht. Eine im Hintergrund automatisch laufende Synchronisation bei Wiederherstellung der Verbindung stellt sicher, dass die Dokumente für alle Teilnehmer immer auf dem aktuellen Stand sind.

In Zeiten der Smartphones und Tablet-PCs führt auch kein Weg mehr daran vorbei, den Zugang auf eine Online-Dokumentenmanagement-Plattform über die mobilen Endgeräte zur Verfügung zu stellen. Daher sollte nicht nur ein Windows-Client und ein Web-Portal zur Verfügung stehen, sondern auch eine App angeboten werden, über die dann von unterwegs auf Dateien und Dokumente zugegriffen werden kann. Unternehmen haben zudem bei einigen Anbietern die Möglichkeit, das webbasierte Kundenportal direkt in die Firmen-Website mit eigener Corporate Identity einzubinden.

So lagern Sie Ihre Daten sicher in der Cloud

Wann immer der Begriff Cloud fällt, kommen Sicherheitsbedenken auf. Dies überrascht insofern nicht, als dass Daten und gesammeltes Wissen eines der wichtigsten Güter eines Unternehmens sind. Gelangen zum Beispiel vertrauliche Vertragsinhalte in die Hände von Hackern oder Industriespionen, verlieren sie nicht nur bares Geld, sondern in der Folge auch das Vertrauen ihrer Kunden und Partner. Auch der Standort des Rechenzentrums, in dem die Lösung gehostet und damit auch die Daten abgelegt werden, ist entscheidend, denn die rechtliche Situation kann von Land zu Land variieren.

So müssen Cloud-Anbieter aus den USA bei Bedarf beispielsweise Kundendaten an das FBI und andere Behörden weitergeben, selbst dann, wenn die Daten in europäischen Rechenzentren liegen. Für in Deutschland ansässige Unternehmen macht es daher Sinn, auf einen Cloud-Anbieter zu setzen, der ein Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland betreibt. Zusätzlich müssen verschiedene Security-Komponenten ebenso wie zertifizierte Prozesse und Mitarbeiter zum Einsatz kommen, um die Datensicherheit jederzeit gewährleisten zu können. Dazu zählen auch eine Verschlüsselung der Datenübertragung und -lagerung sowie eine feingranulare Rollen- und Benutzerverwaltung. Durch voreingestellte und individuell anpassbare Zugriffsrechte sollten ausgewählte Ordner und die darin enthaltenen Informationen nur für die jeweils betroffenen Personen sichtbar oder zur Bearbeitung freigegeben werden können. Diese Vorgehensweise schützt zudem sensible Informationen vor unerwünschten Besuchern.

Einige Anbieter bieten besonders skeptischen Kunden an, die Online-Dokumentenmanagement-Plattform im kundeneigenen Rechenzentrum zu betreiben. Damit haben sie es selbst in der Hand, für ausreichende und dem eigenen Standard entsprechende Sicherheitsmaßnahmen zu sorgen. Gegebenenfalls besteht für Unternehmen so auch die Möglichkeit, ihren eigenen Kunden Online-Speicher als White-Label-Lösung unter eigenem Namen anzubieten.

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