Datenerfassung: Es muss nicht immer Project oder Excel sein…

Einsatzplanung, Zeiterfassung, Datenerfassung oder Skill Management: Die verwendeten IT-Lösungen dazu sind nicht selten zu umständlich, aus unterschiedlichen Gründen nicht realisierbar oder einfach zu überdimensioniert. Eine mögliche, kostenlose Lösung zeigt dieser Artikel.

Wer kennt nicht das Problem: Daten von Mitarbeitern (bspw. Arbeitszeiten) müssen erfasst werden. Man verwendet dazu eine Vorlage aus MS Excel. Bei einer (zentralen) Datei gibt es Schwierigkeiten mit dem Zugriff. Die Datei wird kopiert und schon gibt es zwei Versionen. Am Ende gibt es viele Dateien und der Aufwand, korrekt zusammengefasste Daten zu bekommen, ist recht groß. Hinzu kommt, dass die Eingabe in eine MS Excel-Datei eben das MS Excel-Programm voraussetzt und es gibt dabei mindestens einen Mitarbeiter, der keinen Zugriff auf das Programm hat.

Datenerfassung: Web Server basierte Applikationen

Viele dieser Anforderungen lassen sich durch eine Web Server basierte Lösung mit einer integrierten Programmiersprache (PHP, PERL) bewältigen. Kostenlose Serversoftware (bspw. Web Server Apache) gibt es für jedes gängige Betriebssystem und lässt sich im Internet als auch im Intranet leicht implementieren. Der Zugriff des Benutzers erfolgt über einen beliebigen Browser, der wiederum auf einem beliebigen System implementiert ist. Die Kommunikation zwischen Browser und Server lässt sich ohne zusätzliche Software verschlüsseln, so dass die Vertraulichkeit gewährleistet ist.

Datenerfassung: Programmiersprachen PHP und PERL

Die im Browser angezeigten Seiten werden mit Programmen, die in der Programmiersprache PHP geschrieben wurden, auf dem Server erzeugt. Dies stellt – im Gegensatz zu Anwendungen in den Programmiersprachen JAVA oder ActiveX – keine besonderen Anforderungen an den Browser, so dass die Seiten auf jedem Gerät (PC, PDA, Handy etc.) problemlos angezeigt werden können.

Und: Während eine JAVA- oder ActiveX-Applikationen nur in nicht lesbaren Binärcodes vorliegen, sind Programme in PHP im Quellcode auf dem Server gespeichert. Dies bedeutet, dass Programmänderungen – die erforderlichen Kenntnisse vorausgesetzt – selbst oder durch einen eigenen Programmierer vorgenommen werden können. Grundsätzlich sollte in jeder Anwendung eine Funktion „Benutzerverwaltung“ mit abgestuften Benutzerrechten (Administrator, Benutzer etc.) vorhanden sein, da sonst ein koordiniertes und effektives Arbeiten nicht möglich ist.

Kostenlose Beispielapplikation auf Anfrage

Die vorgeschlagene Lösung kann (und will auch gar nicht) Standardsoftware ersetzen. Dennoch erfüllen derartige Webanwendungen mit geringem Aufwand einfache Anforderungen und tragen so zu einer Verbesserung der betrieblichen Abläufe bei. Die Offenheit des Systems (Quellcodeprogramme) erlaubt eine individuelle Anpassung so wie die Möglichkeit die vorhandene Applikation zu erweitern.

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