4 Tipps für Gründer: So nutzt man die Vorteile eines ERP-Systems!

Gründer zahlen bei der Einführung von ERP-Systemen vielfach unnötiges Lehrgeld. Das limitierte Budget und die fehlende Erfahrung sind erfahrungsgemäß Stolperfallen für eine überlegte ERP-Auswahl. Wenn die Gründer nur einige Punkte beachten, lassen sich die häufigsten Fehler vermeiden.

Für Gründer sind ERP-Systeme in der Aufbauphase vielfach kein Thema. Am Beginn der Geschäftstätigkeit liegt die volle Konzentration auf der Entwicklung des Unternehmens. Die anfangs noch überschaubaren Verkäufe werden beispielsweise mit einer Textverarbeitung oder sehr einfachen Softwarelösungen verwaltet.

Doch kritisch wird es, wenn das Geschäftsvolumen merklich ansteigt. Spätestens dann sollte über eine professionelle Business-Software nachgedacht werden. Anderenfalls besteht die Gefahr, den Überblick im Auftragsnetz zu verlieren. Die Praxis zeigt, dass viele Firmen zu spät mit der Suche einer Software beginnen. Im besten Fall kosten aufwändige interne Abläufe nur Zeit. Dagegen werden im schlechtesten Fall Kunden vergrault oder Chancen im Markt vergeben.

Was leistet ein ERP-System?

ERP-Systeme übernehmen die Organisation der firmeninternen Geschäftsprozesse. Der Einsatzbereich erstreckt sich u.a. auf Finanzbuchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Warenwirtschaft und ggf. Produktion. Durch die Vernetzung stehen die wesentlichen Informationen abteilungsübergreifend zur Verfügung. Und die Daten brauchen nur einmal angelegt werden. Ein einfaches Beispiel zeigt, wie die vernetzte Prozesskette in einem ERP-System aufgebaut sein kann:

• Um ein Angebot zu erstellen, wird auf die Kontakt- und Artikeldaten zugegriffen.
• Das Angebot kann mit wenigen Klicks in einen Auftrag umgewandelt werden.
• Der dadurch ausgelöste Bedarf der einzelnen Artikel des Auftrags wird automatisch an die Kollegen der Materialwirtschaft zur Bearbeitung weitergeleitet.
• Aus dem Auftrag lassen sich in den nächsten Schritten Lieferschein und Rechnung erstellen.
• Die Werte aus der Rechnung finden sich automatisch in der integrierten Finanzbuchhaltung.
• Die Rechnung wird mit dem Zahlungseingang abgeschlossen oder landet im Mahnwesen, falls die vereinbarte Zahlungsfrist überschritten wird.

Vier ERP-Tipps für Gründer

Ein ERP-System deckt die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens ab. Deshalb ist ein ERP-Projekt als übergreifende Organisationsaufgabe zu verstehen, die sich nicht auf EDV-Aspekte beschränkt. Um die Vorteile eines ERP-Systems zielgerichtet nutzen zu können, sollten bei der ERP-Auswahl und bei der Einführung folgende Punkte beachtet werden:

1. Bei jungen Unternehmen bietet sich eine ERP-Einführung in Phasen an. In der ersten Phase kann der Fokus auf die Kernprozesse gelegt werden. Damit lassen sich erste wertvolle Erfahrung sammeln, ohne ein allzu großes finanzielles Risiko einzugehen. Sobald das Geschäftsmodell ausgereift ist und die Umsätze merklich steigen, kann der Nutzungsgrad des ERP-Systems ausgeweitet werden. Dies setzt allerdings voraus, dass das ERP modular aufgebaut ist und Zusatzfunktionen out-of-the-box zur Verfügung stehen.
2. Generell empfiehlt sich bei ERP-Projekten der vorsichtige Umgang mit Individualanpassungen. Im Vergleich zu fertigen Funktionen sind diese kundenspezifischen Programmierungen häufig unkalkulierbare Kostentreiber und sie machen spätere Upgrades des ERP-Systems aufwändig.
3. Userlizenzen und Zusatzmodule sollten immer erst dann gekauft werden, wenn der tatsächliche Bedarf vorliegt. Dies wirkt sich positiv auf die Liquidität aus und vermeidet Fehlinvestitionen.
4. Gründern fällt es teilweise schwer, strukturierte Prozesse im Unternehmen aufzubauen. Eine empfehlenswerte Strategie ist, sich stark am Standard des ERP-Systems zu orientieren. Denn ein ausgereiftes ERP-System bringt viele vordefinierte Prozesse mit, die sich kostengünstig nutzen lassen. Zudem kann ein versierter ERP-Anbieter Starthilfe für die Prozesse geben, wenn er über entsprechende (Branchen-)Erfahrung verfügt.

(Bild: © alexsl – istockphoto.com )