Büroorganisation – Individuelle Tagesstruktur statt Zettel-Chaos

Veröffentlicht am 18. Juni 2012 in der Kategorie Gründung & Selbständigkeit von

Selbstständige kennen das: Gerade in der Büroorganisation müssen sie sich „selbst“ und „ständig“ kümmern. Und trotz des engagierten Einsatzes haben Selbstständige zu oft das Gefühl, Zeit und Energie zu „verbrennen“. Schwachstelle Nummer 1 ist meist die fehlende Tagesstruktur: Denn wer sich nicht selbst verplant, der wird von anderen verplant!

Doch die „eine“ Tagesstruktur gibt es nicht. Dabei benötigen gerade Selbstständige einen Rahmen, in dem sie flexibel reagieren und trotzdem die wesentlichen Aufgaben am Ende des Tages erledigt bekommen. In diesem Artikel erhalten Sie Kriterien für eine gute Tagesplanung und Impulsfragen, um Ihre Tagesplanung passgenau zu entwickeln.

So entwickeln Sie in 3 Schritten Ihre individuelle Tagesstruktur

Selbstständige finden sich in vielen Rollen wieder: Chef und Sekretärin, dabei noch zuständig für Akquise, Buchhaltung und Öffentlichkeitsarbeit. Dazu das eigentliche Business, also Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Damit der schnelle Rollenwechsel gelingt, ist eine klare Büroorganisation und Struktur notwendig. Im Gegensatz zu der eigenen Fachkompetenz wurde das Wissen für eine gute Büroorganisation von den meisten Selbstständigen nicht erlernt. Dann fehlt ein Konzept, beispielsweise für die Tagesplanung. Viele denken: „Tagesplanung? Ich habe eine To-do-Liste und arbeite die ab.“ Und wundern sich am Ende des Tages, weshalb sie nicht zu dem gekommen sind, was sie sich vorgenommen haben. Und das trotz Dauer-Aktivität und langen Arbeitstagen.

Wissen Sie wirklich, wie viel Bürozeit übrig bleibt?

Die meisten Selbstständigen sind hochmotiviert, innovativ und voller Tatendrang. Und meistens übernehmen sie sich, weil die eigenen Möglichkeiten und Grenzen nicht realistisch eingeschätzt werden. Die hohe Begeisterung kann erste Ansätze überdecken, zum Workaholic zu mutieren oder in Erschöpfung und Burnout abzurutschen. Deshalb sollte die Arbeitszeit im Fokus bleiben.

Wie nutzen Sie Ihre Arbeitszeit?

Sind Sie Besitzerin eines Blumenladens, können Sie im Verkaufsraum keine Telefonate mit Lieferanten führen, sondern erst nach Ladenschluss. Sind Sie Webmaster oder Übersetzerin, benötigen Sie ausreichend Zeiten für Ihre eigentlichen Aufgaben und Kundenbesuche. Die Büroarbeit wird zu anderen Zeiten erledigt. Haben Sie einen Internetshop, werden Sie sich wiederum anders organisieren müssen.

Grundsätzlich nehmen sich viele Selbstständige dauerhaft mehr vor, als leistbar ist. Und hadern dann noch mit sich, dass sie nicht alles geschafft haben. Deshalb ist mein Anliegen: Schärfen Sie Ihren Realitätsblick und bringen Sie System in Ihre Büroorganisation!

Ist Ihre Bürozeit geplant oder eher „irgendwann“?

Wie viel Ihrer Arbeitszeit entfällt auf „Kundenarbeitszeit/Kerntätigkeit/wofür ich bezahlt werde“, kurz „Kundenzeit“? Und was steht zeitlich für „Organisation/Verwaltung“, kurz „Bürozeit“ zur Verfügung? Damit Sie dies deutlich vor Augen haben, nehmen Sie doch ein Blatt Papier. Legen Sie es quer, zeichnen Sie Spalten für die Arbeitstage, beschriften Sie diese und skizzieren Sie links eine ganz grobe Zeitschiene, beispielsweise 8:00, 12:00 und 18:00. Nehmen Sie dann zwei verschiedenfarbige Stifte oder Textmarker. Skizzieren Sie jetzt für jeden Tag Kästchen, die entweder „Kundenzeit“ oder „Bürozeit“ darstellen. Übrige Felder sind „Pausen/Freizeit“. Wenn Sie mögen, nehmen Sie hierfür eine dritte Farbe.

Jetzt sollten Sie eine realistische Vorstellung haben, wie Ihre Zeitkontingente aussehen. Ihre Zeitplanung soll zukünftig anders aussehen? Machen Sie am besten gleich eine neue Skizze. Trennen Sie gedanklich „Kundenzeiten“ und „Bürozeiten“, aber stimmen Sie sie planerisch immer aufeinander ab.

Stellen Sie Ihre Aufgaben auf „Autopilot“

Jetzt sind Ihre Felder „Bürozeit“ definiert und im nächsten Schritt wird festgelegt, was zu welcher Zeit erledigt wird. Denn viele Selbstständige rutschen in die „Entscheidungsfalle“. Endlich ist Zeit für die Büroarbeit und schon geht es los: Soll ich erst einige Telefonate erledigen? Oder Angebote schreiben? Oder doch endlich die Rechnungen? Automatisieren Sie solche Entscheidungen. Legen fest, welche Tätigkeiten Sie „standardmäßig“ wann erledigen. „Standardmäßig“ heißt: Im Notfall kümmern Sie sich natürlich um das, was brennt. Aber ansonsten gilt, dass Sie Ihrem Plan folgen, aus dem Sie ersehen, ob Sie jetzt die Buchhaltung vorbereiten oder Akquisegespräche führen oder sich um Werbung kümmern sollten. Das hilft beim schnellen Wechsel zwischen den unterschiedlichen Rollen.

So erarbeiten Sie sich Ihren Plan in drei Schritten: Überblick verschaffen über anfallende Tätigkeiten, daraus Blöcke bilden und diese Blöcke auf die „Bürozeiten“ als feste Bestandteile verteilen. Wenn Sie mögen, machen Sie bei der Detailbeschreibung doch gleich mit! Dazu habe ich drei Impulsfragen für Sie vorbereitet:

Impulsfrage 1: Welche Büro-Tätigkeiten führen Sie aus?

Nehmen Sie ein Blatt Papier und notieren Sie, welche Tätigkeiten Sie durchführen, beispielsweise: schreiben, telefonieren, besprechen, akquirieren, planen und entwickeln, vorbereiten. Differenzieren Sie weiter, indem Sie typische Aufgaben notieren. Bei „schreiben“ könnten das E-Mail, Briefpost sein, inhaltlich: Angebote, Rechnungen, Newsletter etc. Diese Tätigkeitsliste bildet Ihre Büroaufgaben ab.

(Illustration: © mediendesign)