Juristisch korrekte Rechnungen – Was ist zu beachten?

Immer wieder ist die richtige Ausstellung von Rechnungen Thema in der Rechtsprechung. Da das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung notwendig für den Vorsteuerabzug ist, wird auf die korrekte Handhabung seitens der Finanzverwaltung großen Wert gelegt.

Rechnungen sind innerhalb von sechs Monaten auszustellen. Wird gegen Vorschriften über die Ausstellung oder Aufbewahrung von Rechnungen verstoßen, kann das Finanzamt Bußgelder erheben.

Grundsätzlich besteht nur eine Pflicht zur Rechnungserteilung, wenn ein Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ausführt. Zusätzlich besteht noch seit 01.08.2004 die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung auch an Nichtunternehmer, wenn die Umsätze im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen (z. B. Bauleistungen oder Architektenleistungen). Ausgenommen sind hier jedoch kurzfristige Vermietungen (z. B. Hotel) und die Lieferung von Baustoffen (z. B. Baumarkt).

Rechnungen können auch vom Leistungsempfänger ausgestellt werden, sofern beide Parteien dies vereinbart haben. Dann handelt es sich um Gutschriften. Auch die Gutschrift berechtigt zum Vorsteuerabzug, jedoch muss der Leistungserbringer der Gutschrift zustimmen bzw. nicht widersprechen. Widerspricht er später verliert der Leistungsempfänger den Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Verträge als Rechnungen

Eine Rechnung muss nicht zwangsläufig als Rechnung bezeichnet werden. Auch Verträge können über die Leistung eines Unternehmers abrechnen. Zum Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers muss der Vertrag dann entweder die notwendigen Angaben enthalten oder durch entsprechende Papiere ergänzt werden (z. B. Lieferscheine).

Die notwendigen Rechnungsangaben sind

• der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Rechnungsempfängers,
• die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Rechnungsnummer,
• die Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung,
• der Zeitpunkt der Leistung,
• Nettoentgelt
• sowie ggf. im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen,
• Steuersatz und -betrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
• und Hinweis auf Rechnungsaufbewahrungspflicht bei Grundstücksleistungen.

Die Rechnungsangaben sind grundsätzlich auch erforderlich bei Ausstellung der Rechnung durch sog. Kleinunternehmer oder über steuerfreie Umsätze oder bei Überwälzung der Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger.

Die Rechnungsnummer

Die fortlaufende Rechnungsnummer gab immer wieder Anlass zu Diskussionen. Die Oberfinanzdirektion Koblenz stellte aber in einer Verfügung vom 14.07.2008 klar, dass es lediglich um die Einmaligkeit einer Rechnungsnummer geht und nicht um die zwangsläufige Vergabe der Rechnungsnummern als zahlenmäßige Abfolge. Die Vergabe der Rechnungsnummern soll dem Aussteller überlassen bleiben. Es kann sich dabei um Zahlen, Buchstaben oder eine Kombination aus beiden handeln.

Bei Dauerleistungen (Vermietungen, Leasing, etc.) ist bei Altverträgen vor dem 01.01.2004 keine Rechnungsnummer erforderlich. Bei neuen Verträgen ist eine einmalige Nummer ausreichend (z. B. Mieternummer, Objektnummer, etc.).

Die Leistungsbeschreibung muss auch nach aktueller Bundesfinanzhof-Rechtsprechung sehr genau sein. Eine Leistungsbeschreibung wie „Beratung“ ist daher nicht genügend. Auch auf die Angabe des Leistungszeitpunkts legt die Finanzverwaltung ein großes Augenmerk, denn der Leistungszeitpunkt entspricht dem Zeitpunkt der Entstehung der Umsatzsteuer.

Der Bundesfinanzhof stellte mit Urteil vom 17.12.2008 noch einmal fest, dass der Leistungszeitpunkt auf jeden Fall enthalten sein muss. Dieser Anforderung kann der Rechnungsaussteller auch genügen, indem er „das Rechnungsdatum entspricht dem Leistungsdatum“ einfügt. Ausreichend ist auch der Hinweis auf ein anderes Dokument (z. B. Lieferschein), aus dem sich der Leistungszeitpunkt ergibt oder die Angabe des Leistungsmonats.

Das Nettoentgelt ist ggf. auf verschiedene Steuersätze oder Steuerbefreiungen aufzuschlüsseln.

Bei Grundstücksleistungen ist zusätzlich noch auf eine zweijährige Aufbewahrungsfrist der Rechnung hinzuweisen.

Erleichterungen bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen

Bei sog. Kleinbetragsrechnungen in Höhe von 150 Euro inklusive Umsatzsteuer sowie bei Fahrausweisen für Personenbeförderungen gelten Erleichterungen. Hier können auf die  Angaben des Namens und der Anschrift des Leistungsempfängers, die Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer sowie die Rechnungsnummer verzichtet werden. Außerdem reicht die Angabe des Bruttobetrags aus und es muss anstatt des Umsatzsteuerbetrags nur der Steuersatz angegeben sein.

Bei Fahrausweisen kann auf die Angabe des Steuersatzes sogar ganz verzichtet werden, sofern diese dem ermäßigten Steuersatz unterliegt. Allerdings gilt dies nicht für Taxileistungen oder bei der Vermietung von Autos.

Fehlt eine der erforderlichen Rechnungsangaben oder sind Angaben in der Rechnung nicht richtig, kann die Rechnung durch den Aussteller korrigiert werden.

Auch elektronische Rechnungen z. B. per E-Mail sind möglich. Jedoch ist zu beachten, dass hier eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach § 15 des Signaturgesetzes erforderlich ist.

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