5 Notfallszenarien in der Buchhaltung: Outsourcing rettet Ihr Geschäft!

Veröffentlicht am 15. Mai 2015 in der Kategorie Finanzen & Steuern von

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5 Notffallszenarien in der Lohnabteilung: Outsourcing rettet Ihr Geschäft!

Wenn mit den Lohnabrechnungen alles schief läuft, kann das Outsourcing der Buchhaltung wahre Wunder bewirken. Viele Unternehmen haben Vorbehalte wenn es darum geht, Teilbereiche des Unternehmens an einen externen Dienstleister auszulagern. Häufig bleiben sie lieber der altbewährten Lizenzsoftware treu – gerade in der datensensiblen Lohnabrechnung ist die Hürde höher als anderswo.

Das geht so lange gut, bis eine unvorhersehbare Situation eintritt. Dann brauchen Unternehmen schnell Lösungen. Gut für den, der vorsorgt und sich bereits mit Alternativen beschäftigt hat. Denn ganz gleich was passiert: Die Mitarbeiter müssen am Ende des Monats eine korrekte Entgeltabrechnung in den Händen halten. Diese 5 Szenarien zeigen, wie schnell eine Lösung gefunden werden muss, wenn unvorhergesehene Dinge eintreten.

1. Die Lohnbuchhaltung brennt!

Ein Kurzschluss und ein paar unglückliche Umstände fallen zusammen – und schon fackeln die Papierberge im Aktenraum lichterloh. Zum Glück ist niemandem etwas passiert! Dennoch eine Katastrophe: Zusammen mit dem Serverraum sind alle Unterlagen verbrannt und nächste Woche kommt der Finanzprüfer.

Die Lösung: Rechtzeitig und vorausschauend eine sichere Lagerung aller Akten planen und umsetzen. Denn: Unternehmen sind zur revisionssicheren Aufbewahrung aller geschäftsrelevanten Dokumente verpflichtet. Spätestens seit der Einführung der GoBD ist deshalb die elektronische Speicherung aller geschäftsrelevanter Akten – am besten automatisch aus der Software heraus – erforderlich.

Ein externes, zertifiziertes Rechenzentrum fördert die Sicherheit der Daten zudem erheblich. Wenn Unternehmen die Lohnabrechnung ausgelagert haben, liegen ihre Dokumente in einem besonders sicheren Rechenzentrum, das vor Fremdeinwirkungen sowie Feuer- und Wasserschäden schützt.

2. Der Buchhalter hat einen Burnout!

Der anstrengende Jahreswechsel und die Einführung diverser gesetzlicher Neuerungen waren einfach zu viel: Mit dunklen Augenringen verabschiedet sich der Lohnbuchhalter und muss erst einmal ein paar Wochen seine Nerven schonen. Leider ist er der einzige im Unternehmen, der sich mit Lohnabrechnung und Meldewesen auskennt.

Die Lösung: Auch kurzfristig kann Outsourcing in Notsituationen helfen. Wenn der Lohnsoftware-Hersteller zusätzlich einen Lohnservice anbietet, können die Daten noch schneller bearbeitet werden, da die Firma inklusive deren Besonderheiten bereits bekannt sind.

Eine andere Option ist ein Notfall-Service, bei dem z. B. ein Consultant die Lohnabrechnung direkt beim Unternehmen im Hause bearbeitet. Vorteil: Wenn es dem Lohnbuchhalter wieder besser geht, wird der Notfall-Service einfach abbestellt.

3. Lohnbuchhalter sterben aus!

Plötzlich ist der Tag gekommen: Nach einem Kuchenbuffet und dem letzten Aufräumen des Schreibtisches schließt die Lohnbuchhalterin die Türe hinter sich – und ist weg. Ganz gleich ob Mutterschutz und Elternzeit, Rente oder eine neue Arbeitsstelle: Die Position ist unbesetzt und in Zeiten akuten Fachkräftemangels ist nicht absehbar, ob und wann ein passender Ersatz zu finden ist.

Die Lösung: Statt Zeit, Mühe und Geld in die eventuell erfolglose Suche nach einer neuen internen Lohnbuchhaltung zu investieren, ist es nicht nur einfacher, sondern häufig sogar kostengünstiger, die Personalabrechnung auszulagern. Unternehmen benötigen dann das spezifische und seltene Fachwissen nicht mehr im Haus, sondern es genügt, wenn ein Mitarbeiter an der Schnittstelle zwischen Personalabteilung und Lohnservice alle Änderungen und Dokumente sammelt und gebündelt an den Lohnservice übergibt.

4. Die Lohnbuchhaltung ist pleite!

Nach einer umfangreichen Budgetkürzung für die Personalabteilung und internen Umstrukturierungen fällt es schon schwer genug, mit weniger Kollegen und geringeren finanziellen Mitteln das Tagesgeschäft zu bewältigen. Nun wurden neue Gesetze verabschiedet, die Schulungen notwendig machen. Für Fortbildungen sind jedoch beim besten Willen weder Zeit noch Geld vorhanden. Ohne diese lässt sich jedoch keine korrekte Lohnabrechnung gewährleisten.

Die Lösung: Outsourcing senkt den Fortbildungsbedarf auf ein Minimum, da intern kaum noch Fachwissen gebraucht wird. Selbst bei umfangreichen Gesetzesänderungen sind Unternehmen so vom Schulungsdruck entlastet, da die Beachtung und Umsetzung der Neuerungen dem Lohnservice obliegt. Somit sparen Unternehmen nicht nur die Kosten für Seminare, sondern auch die Zeit und den Aufwand, sich bei jeder Einführung neuer Gesetze up to date zu halten.

5. Der Geschäftsführer wird verhaftet!

Die vielen Fehler in der Personalabrechnung waren bisher schon nervenaufreibend genug und die Mitarbeiter haben sich bereits mehrfach beschwert. Aber jetzt klicken die Handschellen – oder zumindest müssen die Geschäftsführer nach dem Brief von der Staatsanwaltschaft erst einmal tief durchatmen und die horrenden Strafgebühren verdauen. Denn Geschäftsführer sind für Nachlässigkeiten in der Lohnabrechnung in vollem Umfang haftbar.

Die Lösung: Outsourcing heißt auch, dass der Ersteller der Lohnabrechnung für deren Fehler verantwortlich ist. Einzig zu beachten: Resultiert eine fehlerhafte Abrechnung aus bereits fehlerhaften Dokumenten, die ihm als Grundlage der Abrechnung zur Verfügung gestellt wurden, so ist der Lohnservice dafür nicht verantwortlich.