Digitalisierung in Unternehmen: Steuerberatung künftig online?

Veröffentlicht am 10. Februar 2015 in der Kategorie Finanzen & Steuern von

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Digitalisierung in Unternehmen: Steuerberatung künftig online?Die Einführung des papierlosen Büros wurde lange prophezeit - und dann doch immer wieder verschoben. Tatsächlich ist der Verzicht auf die Blätterstapel noch nicht gänzlich möglich, reduzieren lassen sie sich hingegen schon.

In der Vergangenheit bestanden vor allem die Behörden auf gedruckte Dokumente.

Seit Jahresbeginn sorgen allerdings einige Gesetzesänderungen dafür, dass eine vollkommen digitale Dokumentenarchivierung in greifbare Nähe rückt. Noch sind aber nicht alle Fragen geklärt.

Aktuelle Gesetzesänderung erlaubt digitales Archivieren

Zu jedem Jahresbeginn treten neue Gesetze in Kraft. 2015 bescherte uns das unter anderem die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", kurz GoBD. Ohne diese Regelungen im Einzelnen zu beleuchten, kann eines sicher festgestellt werden: Digitale Unterlagen werden im Verhältnis zum Papier deutlich aufgewertet.

Wer über einen hochwertigen Dokumentenscanner verfügt und entsprechende Software zur Archivierung verfügt, kann auch wichtige Belege vernichten, sobald sie digitalisiert wurden. Wer seine Systemprozesse entsprechend umstellt, kann davon erheblich profitieren: Bisher haben bereits mittelständische Unternehmen häufig Lagerräume anmieten müssen, um alte Rechnungen ordnungsgemäß einzulagern.

Darauf lässt sich ab jetzt prinzipiell verzichten, wenn eine Digitalisierung erfolgt. Wer den Umstieg plant, sollte sich im Vorfeld allerdings gut informieren: Denn auch wenn das GoBD zunächst den Anschein eines Entgegenkommens des Gesetzgebers hat, gelten strenge Regeln. So muss beispielsweise gewährleistet werden, dass die Dokumente nicht nachträglich manipuliert werden können.

Das schließt bestimmte Office-Dateiformate aus, wie sie branchenüblich genutzt werden. Auch der Zugriff durch die Mitarbeiter, eigentlich ein Vorzug der Digitalisierung, muss eingeschränkt werden: Die einfache Aufbewahrung auf Dateisystemebene ist ausdrücklich nicht gestattet. Ein weiteres, derzeit noch nicht geklärtes Problem des GoBD betrifft die Definition des Begriffs "steuerrelevante Daten", der in vielen gesetzlichen Regelungen Verwendung findet.

So sehr die neuen Grundsätze dem Papier abschwören; der Bezug zu jenen anderen Gesetzestexten bleibt problematisch, weil diese noch nicht im digitalen Zeitalter angekommen sind. Konkret bedeutet dies, dass einige Belege durchaus noch im Original aufbewahrt werden müssen. Zudem ist der Aufwand für die Digitalisierung nicht zu unterschätzen. Fachleute raten dazu, diese Arbeit von einem Dienstleister ausführen zu lassen - das eigene Fachpersonal dürfte in den meisten Fällen die Kosten nach oben treiben.

Digitale Steuerberatung überzeugt durch Transparenz

Ist diese Arbeit erledigt, können allerdings natürlich die Vorzüge in Anspruch genommen werden: Darunter fällt auch die Möglichkeit zur digitalen Steuerberatung. Der Gang zu Steuerberater war in der Vergangenheit immer mit dem Sammeln und Zusammentragen von vielen Dokumenten verbunden - die am Ende dann zumeist doch nicht vollständig waren.

Durch die Digitalisierung fallen der Zugriff und die Übermittlung entsprechend leichter. Vor allem aber kann auch eine Online-Steuerberatung genutzt werden. Entsprechende Anbieter locken durchaus mit schlagkräftigen Argumenten: Die notwendigen Belege können sicher und schnell über das Internet übermittelt werden, ohne das erst ein Beratungstermin gefunden werden muss.

Außerdem überzeugt die Transparenz: Größere Online-Unternehmen berechnen den Preis für die Dienstleistung bereits im Vorfeld. Zudem sind die Dokumente jederzeit abrufbar - fehlende Rechnungen, die über Wochen beim Steuerberater verbleiben, sind nun kein Thema mehr.