Lohnabrechnung outsourcen? So finden Sie den perfekten Lohnservice!

Veröffentlicht am 3. Oktober 2014 in der Kategorie Finanzen & Steuern von

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Die Lohnabrechnung ist komplex und mit umfangreichem Aufwand für Weiterbildungs- und Sicherheitsmaßnahmen verbunden. Entsprechend lohnt es sich, über Alternativen nachzudenken: Wer einen Lohnservice in Betracht zieht, kann unter Umständen bares Geld sparen und seine Mitarbeiter signifikant entlasten.

Aber worauf sollte man achten, bevor man seine Lohnabrechnung in fremde Hände gibt?

Lohnabrechnung outsourcen? So finden Sie den perfekten Lohnservice!

 

Immer mehr Unternehmen übergeben ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Experten. Oft resultiert Lohn-Outsourcing einfach aus der strategischen Entscheidung, dass die Lohnbuchhaltung als kleines, aber sehr tiefgreifendes und aufwändiges Nebengebiet der Buchhaltung nicht mehr im eigenen Unternehmen bearbeitet werden soll. Denn tatsächlich ist Outsourcing ein Konzept für die Zukunft, durch das man nur noch geringe Kernkompetenzen innerhalb des Unternehmens braucht.

Die Verantwortung und den Aufwand in externe Hände zu geben, kann eine Erleichterung sein – wenn man nicht an einen unzuverlässigen oder unerfahrenen Lohnservice gerät. Die Berechnung von Gehaltsbescheinigungen impliziert immer den Umgang mit hochsensiblen Mitarbeiterdaten. Unbedingt sollte der Anbieter von Lohn-Outsourcing daher mit Bedacht ausgewählt werden. So kann man nicht nur einem unangemessenen Preis-Leistungs-Verhältnis vorbeugen: Vor allem gilt es zu vermeiden, dass sich die Lohnfortzahlung verzögert oder fehlerhaft ist.

Entsprechend sollte man die folgenden grundlegende Kriterien bei der Auswahl beachten:

1) Leistungsumfang schwarz auf weiß

Mündliche Zusagen sind gut, fest definierte und schriftlich detailliert festgehaltene Service Level Agreements sind besser. Achten Sie darauf, dass Ihnen der gesamte Leistungsumfang schwarz auf weiß vorliegt. Dazu zählen beispielsweise eine Kostenaufstellung für mögliche Zusatzkosten, zugesicherte Supportzeiten sowie Infos zur Haftung und Verantwortlichkeit.

2) Fachexperte statt „Hobby-Lohnservice“

Achten Sie darauf, dass es sich um einen wirklichen Experten in puncto Lohnabrechnung handelt. Ist der Lohnservice nur eine von vielen Dienstleistungen des Anbieters, so ist Vorsicht geboten: Eventuell wird die Komplexität und das erforderliche Fachwissen für einen Lohnservice unterschätzt.

3) Ein erfahrener Partner

Ihr Outsourcing-Dienstleister sollte bereits umfangreiche Erfahrung im Bereich Payroll nachweisen. Lohnabrechnung geht mit so vielen Sonderfällen und jährlichen Gesetzesänderungen einher, dass man auf eine große Expertise zurückgreifen muss. Besteht der Dienstleister schon Jahre am Markt und weist bekannte Kunden auf, gibt das einen ersten Hinweis auf die Qualitätstandards der Arbeit.

4) Fit in Branchenmodalitäten

Gerade wenn Sie selbst von spezifischen Branchenanforderungen betroffen sind, ist es unabdingbar, dass der Lohnservice sich nachweislich im jeweiligen Branchenbereich auskennt. Dazu gehören beispielsweise Baulohn, tarifliche Besonderheiten im öffentlichen Dienst oder auch Spezifika rund um das Gesundheitswesen.

5) Kompetente Ansprechpartner

Wichtig für Sie als Lohnservice-Kunde sind gut geschulte Mitarbeiter, die stets über die neuesten Gesetzesänderungen informiert sind. Am Besten haben Sie darunter einen konkreten Ansprechpartner, der zu den üblichen Geschäftszeiten erreichbar ist und sich mit Ihren Anforderungen, Ihrem Vertrag und Ihren Unternehmenspezifika auskennt.

6) Transparenz beim Umgang mit personenbezogenen Daten

Kann der Ansprechpartner klare Aussagen machen, wer unter Berücksichtigung von welchen Sicherheitsmaßnahmen auf die personenbezogenen Daten zugreifen kann? Und ist die konsequente Vernichtung aller Datensätze von den externen Festplatten nach Vertragsablauf gesichert?

7) Faktor: Sicherheit

Von SSL-Verschlüsselung über gespiegelte Server bis hin zum sicheren Up- und Download von Dokumenten im Kundenportal: Umfangreiche Sicherheitsvorkehrungen sollten gewährleisten, dass das deutsche Datenschutzrecht eingehalten wird und keine Informationen in unbefugte Hände geraten.

8) Lohnabrechnung made in Germany

Idealerweise ist sowohl der Unternehmenssitz des Anbieters als auch das von ihm genutzte zertifizierte Rechenzentrum in Deutschland. So stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter vor Ort tatsächlich ausschließlich nach dem deutschen Datenschutzrecht agieren und Ihre Daten keine Ländergrenzen überschreiten.

9) Gute Reputation und hohe Kundenzufriedenheit

Wird ein guter Ruf zusätzlich von hoher Kundenzufriedenheit untermauert, kann dies tatsächlich aus einer hohen Service-Qualität resultieren. Auf Nummer Sicher gehen Sie mit einer zusätzlichen Wirtschaftsauskunft. Ist diese positiv, scheint der Lohnservice seine Kunden auch langfristig zufrieden stellen zu können.

10) Ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis

Weder zu teure Angebote noch Billig-Dienste können ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Qualifizierte und gut geschulte Lohnservice-Mitarbeiter haben ganz klar ihren Preis, was nicht bedeutet, dass das teuerste Angebot das beste sein muss. Daneben sind allzu günstige Angebote oft mit Zusatzkosten oder mangelnder Nachhaltigkeit (bestehen nicht lange am Markt) verbunden.