Buchhaltungssoftware für Unternehmen: Freeware vs. Lizenzprodukte

Auf dem Software-Markt tummelt sich eine Vielzahl an Programmen für die Buchhaltung. Sie sind teilweise als Lizenzprodukte und teilweise als Freeware erhältlich. Sie versprechen dem Nutzer, die buchhalterischen Aufgaben zu erleichtern, wodurch dieser Zeit und Geld sparen soll. Doch welche Vorteile hat Buchhaltungssoftware tatsächlich? Was kann lizensierte Software im Vergleich zu Freewareprogrammen? Und für welche Unternehmen lohnt es sich, eine Buchhaltungssoftware anzuschaffen?

Buchhaltungssoftware für KMU

Buchhaltungssoftware gibt es für Unternehmen unterschiedlicher Größe, um die variierenden Anforderungen, die sich durch die Unternehmensstruktur und Größe ergeben, zu erfüllen. In der Regel geben Softwarehersteller an, für welche Unternehmen ihre Produkte konzipiert sind. Zum Teil gibt es sogar branchenspezifische Lösungen. Die meisten Softwareprodukte werden für klein- und mittelständische Unternehmen sowie für Selbstständige, Freiberufler und Handwerker entwickelt.

Welche Programme sich im Einzelnen eignen, hängt vor allem davon ab, ob sie nur die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder auch die Bilanzbuchhaltung unterstützen.

Von Buchhaltungssoftware wie dem Lexware Buchhalter, Taxpool-Buchhalter oder WISO Buchhaltung profitieren jedoch meist gerade Selbstständige und kleine Unternehmen. Hier erledigt der Chef oft selbst die Buchhaltung. Durch Hilfestellungen und Tipps, welche die Programme geben, können sich selbst Laien um die Buchhaltung kümmern, so dass der Unternehmen sich ganz oder teilweise den Steuerberater sparen kann.

Was leistet Buchhaltungssoftware?

In einem Buchhaltungsprogramm laufen mehrere Arbeitsbereiche zusammen: Abgesehen vom Kernbereich, dem Buchen von Geschäftsvorfällen, enthält Buchhaltungssoftware meist ein mehrstufiges, integriertes Mahnwesen, die Möglichkeit zum Online Banking und betriebswirtschaftliche Auswertungen. Auf diese Weise lassen sich Zahlungseingänge abgleichen und säumige Schuldner können direkt aus dem Programm angemahnt werden.

Aufgrund der Auswertungen weiß der Nutzer zu jedem Zeitpunkt über die finanzielle Situation in seinem Unternehmen Bescheid. Zahlreiche Arbeitsprozesse laufen mit der Software automatisiert ab: So können Nutzer beispielsweise Umsatzsteuer-Voranmeldungen automatisch tätigen und bei Lastschrifteinzug den Zahlungseingang automatisch verbuchen lassen. Viele Programme enthalten einen Prüfermodus, der Fehler oder Auffälligkeiten anzeigt.

Was können Lizenzprodukte im Vergleich zu Freeware?

Bei kostenloser Buchhaltungssoftware handelt es sich meist um reduzierte Versionen von Lizenzprodukten. Sie sind nicht weniger leistungsfähig als Lizenzprodukte. Man kann von ihnen jedoch nicht den gleichen Leistungsumfang erwarten wie bei einer lizensierten Software.

Die größten Unterschiede zwischen Freeware und Lizenzprodukten bestehen bei der Aktualität und dem Support. Neben der integrierten Hilfsfunktion bieten Anbieter von Lizenzprodukten auch technischen Support und Beratung. Die Aktualität ist bei diesen Produkten durch Updates und automatische Aktualisierungen gewährleistet. Im Gegensatz zur Freeware kann man sich bei ihnen darauf verlassen, dass sie die aktuellen Gesetze und Bestimmungen erfüllen und aktuelle amtliche Formulare verwenden.

Für Unternehmen, die bilanzieren müssen, ist außerdem ab diesem Jahr sehr interessant, dass lizensierte Buchhaltungssoftware E-Bilanz fähig ist und über eine Elster-Schnittstelle verfügt. Auf diese Weise können die Daten aus dem Programm online an das Finanzamt übertragen werden.

Fazit

Buchhaltungssoftware ist in der Regel auf die Unternehmensgröße abgestimmt. Sie lohnt sich aber insbesondere für Selbstständige und Freiberufler, die ihre Buchhaltung selbst erledigen und nicht dem Steuerberater geben möchten. Die Programme unterstützen buchhalterische Laien mit Hilfsassistent und Support. Letzterer ist jedoch nur bei Lizenzsoftware gegeben. Lizensierte Produkte sind außerdem umfangreicher in ihren Funktionen und enthalten eine Aktualitätsgarantie.

Kleine und mittelständische Unternehmen sollten darauf achten, dass die Buchhaltungssoftware über eine Elster-Schnittstelle verfügt und die authentifizierte elektronische Übermittlung der E-Bilanz, der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Dauerfristverlängerung möglich ist.

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